DACI: marco de toma de decisiones

DACI es un marco de toma de decisiones que favorece la agilidad en cualquier proyecto y el flujo tanto de comunicación como de información, pues se tienen definido los roles y sus alcances desde el comienzo. Este marco de toma de decisiones se creó en 1.980 e intervienen 4 roles: driver (conductor), approver (aprobador), contributor (colaborador) e informed (informado). Una de las características más importantes de este modelo para tomar decisiones, es que permite tomar decisiones grupales aginando roles y responsabilidades a cada miembro del equipo de trabajo.

Ventajas del esquema DACI

Bajo este esquema, una de las grandes ventajas es que se permite tener todo el panorama completo. Además fomenta la colaboración y en el proceso se reduce la fricción, lo que finalmente favorece la agilidad del proyecto. El marco DACI es muy útil porque ayuda a tomar, no solo decisiones oportunas, sino decisiones informadas.

¿Por qué? Porque con todo el panorama de DACI es más fácil identificar qué persona tiene qué tarea o actividad, a quién toma, aprueba o desaprueba decisiones, a quién se le debe informar luego de una decisión, a quién se le debe consultar para obtener más información, etc.

Otra ventaja importante del marco DACI es que favorece los procesos de comunicación al incluir las perspectivas de las diferentes partes o áreas involucradas en el proyecto. Esto también incide en tomar decisiones más informadas en pro del objetivo principal.

Una recomendación muy importante que para el marco DACI tenga mayor éxito es determinar primero qué decisión se debe tomar. Para esto, lo mejor es dividir el proyecto en pequeñas tareas y sobre cada uno implementar el DACI.

Asimismo, los roles de cada miembro del equipo se deben definir antes de comenzar a desarrollar el proyecto. Por lo que cada persona debe tener claras sus funciones y responsabilidades. Es válido aclarar, que una sola persona puede ocupar dos roles. (Ver También: Cómo Manejar los Chats de Trabajo)

Características de los roles de DACI

Driver

El driver o conductor tiene la tarea de hacer que le proyecto fluya. Una de sus responsabilidades es hacer que las decisiones se tomen de manera oportuna e informada, pero no son ellos los que necesariamente toman las decisiones.

Por ejemplo, un driver es quién define los plazos para tomar decisiones, es quien programa y agenda reuniones, establece quiénes asisten a las reuniones y con qué frecuencia se realizan.

También se asegura que la persona que toma la decisión esté informada, supervisa y garantiza que las actividades se ejecuten de acuerdo a lo programado. En términos generales, el driver establece las condiciones del proyecto.

Approver

El approver o aprobador es el rol que se encarga de aprobar ciertos aspectos del proyecto. El marco DACI busca que un proyecto sea ágil y simple, por lo que se recomienda que en un proyecto haya pocos approver. De esta manera no se afectada la rapidez con la que se pueden tomar las decisiones. En manos del approver también está vetar una decisión o elección. (Ver también: Cómo promover la innovación dentro de la empresa)

Contributor

El contributor o colaborador es el rol del DACI que permite tomar decisiones más informadas, normalmente suelen ser expertos o consultores que aportan su conocimiento y experiencia. Los jefes de departamento o ejecutivos de alto nivel pueden actuar como contributor dentro de un proyecto.

Pueden ayudar tanto al driver para determinar la forma en la que el proyecto debe avanzar, o al approver para que tome mejores decisiones. El colaborador no toma decisiones y puede haber varios en un mismo equipo de trabajo.

Informed

Los informed o informados son personas que, aunque no están directamente relacionadas con la toma de decisiones ni el desarrollo del proyecto, su gestión sí puede afectar su trabajo o se relacionan de alguna manera. Por ejemplo, en un proyecto para mejorar la logística de una empresa, los informed pueden ser los operarios de logística, que no están dentro del proyecto, pero sí se ven afectados por las decisiones que se tomen durante el proceso.

¿Cómo puede el esquema DACI mejorar la eficiencia en la gestión de proyectos ágiles?

El esquema DACI puede mejorar significativamente la eficiencia en la gestión de proyectos ágiles al proporcionar una estructura clara de roles que facilita la toma de decisiones y reduce la burocracia. Esto sucede por:

Claridad en los roles y responsabilidades

En un entorno ágil, donde la rapidez y la adaptabilidad son clave, DACI define claramente quién está a cargo de qué aspectos de la toma de decisiones. El “driver” (conductor) establece plazos y organiza reuniones, asegurando que las decisiones se tomen de manera oportuna. Esto evita la confusión sobre quién debe hacer qué y cuándo, lo cual es crucial en proyectos ágiles donde los cambios pueden ser frecuentes

Reducción de la burocracia

Al limitar los roles clave a pocos “approvers” (aprobadores), DACI minimiza la cantidad de personas que deben dar el visto bueno final. Esto no solo acelera el proceso de toma de decisiones, sino que también reduce la necesidad de múltiples niveles de aprobación, lo cual es común en estructuras más burocráticas. Los approvers tienen la autoridad para vetar decisiones si es necesario, pero al mantener su número bajo, se asegura que las decisiones sean ágiles y no se vean obstaculizadas por demasiada revisión.

Colaboración efectiva

El rol de “contributor” (colaborador) en DACI permite que expertos y consultores aporten conocimientos especializados sin la carga de tomar decisiones finales. Esto fomenta un ambiente colaborativo donde las decisiones se basan en información y perspectivas variadas, mejorando la calidad de las decisiones tomadas en el proyecto ágil.

Flexibilidad y adaptabilidad

La estructura modular de DACI, donde se aplica a pequeñas tareas dentro del proyecto, se alinea perfectamente con los principios ágiles. Esto permite adaptarse rápidamente a los cambios y ajustar la asignación de roles según las necesidades del proyecto en tiempo real. Los roles pueden ser redefinidos o ajustados según avanza el proyecto, manteniendo la flexibilidad y adaptabilidad necesarias en entornos ágiles.

Transparencia y responsabilidad

Al definir quién necesita estar informado (informed) sobre las decisiones tomadas, DACI promueve la transparencia en todo el equipo. Esto asegura que todos los implicados estén al tanto de las decisiones relevantes y cómo estas afectan al proyecto, mejorando la responsabilidad individual y colectiva.

El esquema DACI no solo facilita la toma de decisiones en proyectos ágiles al definir claramente roles y responsabilidades, sino que también promueve una cultura de colaboración, transparencia y adaptabilidad. Estas características son fundamentales para la eficiencia en la gestión de proyectos ágiles, permitiendo a los equipos concentrarse en la entrega rápida y efectiva de valor al cliente. (Ver también: Ecosistemas de innovación)

¿Qué diferencias existen entre DACI y otros marcos de toma de decisiones?

Para comprender las diferencias entre DACI y otros marcos de toma de decisiones como RACI o RAPID, es importante analizar cómo cada uno aborda la asignación de roles y responsabilidades en el proceso decisional dentro de proyectos y organizaciones.

DACI (Driver, Approver, Contributor, Informed)

1. Driver (conductor): define los plazos, organiza reuniones y supervisa la ejecución de las actividades relacionadas con la toma de decisiones.
2. Approver (aprobador): responsable de dar el visto bueno final a las decisiones propuestas y puede vetarlas si es necesario.
3. Contributor (colaborador): ofrece conocimientos especializados y experiencia para informar las decisiones, pero no tiene la responsabilidad final de aprobarlas.
4. Informed (informados): personas que necesitan ser notificadas o consultadas sobre las decisiones tomadas, aunque no tienen un papel directo en la toma de decisiones.

Características Clave de DACI:

Flexibilidad y escalabilidad: puede adaptarse fácilmente a proyectos de diferentes tamaños y complejidades, ya que se aplica de manera modular a tareas específicas dentro del proyecto.

Enfoque en la agilidad: ideal para entornos ágiles donde la rapidez y la claridad en los roles son esenciales para la toma de decisiones efectiva.

Promueve la colaboración y transparencia: facilita una comunicación clara y directa entre los roles involucrados, mejorando la coordinación y la alineación en el equipo.

RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed)

1. Responsible (responsable): persona o equipo responsable de realizar una tarea o actividad específica.
2. Accountable (responsable final): individuo que tiene la responsabilidad final de la toma de decisiones y la ejecución de una tarea o actividad.
3. Consulted (consultado): personas que aportan información o asesoramiento experto antes de que se tome una decisión.
4. Informed (informados): personas que deben ser notificadas después de que se ha tomado una decisión o se ha completado una acción.

Características clave de RACI:

Claridad en la responsabilidad: define claramente quién es responsable de qué tarea, evitando confusiones sobre roles y responsabilidades.

Enfoque en la responsabilidad última: destaca quién tiene la responsabilidad final de una tarea o decisión, lo que puede ser crucial en contextos donde la rendición de cuentas es prioritaria.

Más estructurado y jerárquico: adecuado para proyectos donde la estructura organizativa y la claridad en las responsabilidades son prioritarias sobre la agilidad extrema.

RAPID (Recommend, Agree, Perform, Input, Decide)

1. Recommend (recomendar): propone una opción o solución específica.
2. Agree (acordar): los responsables deben estar de acuerdo con la recomendación antes de que se pueda avanzar.
3. Perform (realizar): ejecuta la decisión una vez que se ha acordado.
4. Input (aportar): proporciona información o datos relevantes para ayudar en la toma de decisiones.
5. Decide (decidir): toma la decisión final sobre la base de las recomendaciones y la información proporcionada.

Características clave de RAPID:

Enfoque en el consenso: requiere un nivel significativo de consenso entre los responsables antes de avanzar en la toma de decisiones, lo que puede ser beneficioso en contextos donde se necesita una amplia aceptación antes de proceder.

Detallado y procesual: divide el proceso de toma de decisiones en pasos claramente definidos, lo que puede ser útil para proyectos que requieren una estructura detallada y un seguimiento riguroso de cada fase.

¿Cuándo utilizar cada marco?

DACI: Ideal para proyectos ágiles donde la velocidad y la flexibilidad son cruciales, y donde la colaboración y la transparencia en los roles son fundamentales para una toma de decisiones eficiente.

RACI: Recomendado en entornos más estructurados y jerárquicos donde la claridad en las responsabilidades y la rendición de cuentas son prioritarias sobre la velocidad extrema en la toma de decisiones.

RAPID: Adecuado cuando se necesita un alto nivel de consenso y colaboración entre los responsables antes de avanzar en la toma de decisiones, proporcionando un marco detallado para cada fase del proceso decisional.

Cada uno de estos marcos tiene sus fortalezas y es más apropiado según el contexto específico del proyecto y las necesidades organizativas. La elección del marco adecuado puede marcar una diferencia significativa en la eficiencia y efectividad de la toma de decisiones dentro de una organización.