Gestión de Turnos

Gestión de Turnos

A las empresas que trabajan con turnos rotativos o funcionan 24/7, altamente se les recomienda contar con un software o sistema de gestión de turnos. Este sistema ayuda a reducir al mínimo los posibles errores humanos a la hora de establecer los turnos.

Y es que, varios errores se pueden cometer en torno a este tema. Por ejemplo, que dos o más personas hagan el mismo turno, que no haya trabajadores para un turno, sobrecargar de turnos a un trabajador, o, por el contrario, darle muy pocos turnos a un empleado.

Justamente, una de las grandes ventajas de la gestión de turnos es que simplifica enormemente esta tarea y facilita la preparación de turnos.

En empresas industriales, manufactureras y del área de la salud es muy común encontrarse con programas o herramientas que faciliten la gestión de turnos. Actualmente existen softwares diseñados especialmente a este fin, aunque también se puede recurrir a herramientas manuales como Excel.

En este caso, puede aumentar el error humano, pero es útil si son empresas pequeñas o que no amerite la inversión a un software o herramienta paga. (Ver También: Estructura Organizacional)

¿Por Qué es Importante Tener un Software de Gestión de Turnos?

Como lo mencionamos al inicio, un software de gestión de turnos ayuda a que el área de recursos humanos o en general las empresas, puedan hacer una programación de turnos más eficiente y con menos errores.

Se dice que con menos errores y no sin errores, porque finalmente todos los softwares reciben la información (para hacer la programación) de fuentes humanas, que se pueden equivocar al digitar, repetir información, omitir información, etc.

Asignar turnos de manera automática

Un software de gestión de turnos ayuda a asignar los turnos de los trabajadores de manera automática. Con esta función, se reduce el riesgo de programar a varios trabajadores para el mismo turno o de dejar turnos con menos trabajadores. Esta gestión es muy importante porque se puede controlar que los trabajadores no queden con exceso de trabajo; o, que queden con muy pocas horas al mes.

Todas estas decisiones repercuten tanto en la felicidad como en la productividad del trabajador. Un empleado al que se le estén asignando demasiadas horas de trabajo al mes, será un trabajador cansado, indispuesto y menos productivo. Por consiguiente, será un trabajador que comenzará a buscar un nuevo empleo con mejores horarios de trabajo.

Lo mismo pasará en el caso contrario, un trabajador que lo programan pocas horas al mes verá afectado su salario. Con seguridad buscará un trabajado en donde respeten sus horarios y no afecte su sueldo.

Finalmente, tener una mala gestión de turnos incide muchísimo en la rotación de personal. Un factor que afecta la productividad y rendimiento de la empresa. (Ver También: Profesiograma: Qué Es y Cómo Hacerlo)

Informes

Por parte, contar con un software de gestión de turnos facilita la gestión del área de recursos humanos en cuanto a la generación de informes. Con la información recopilada por el software o aplicación de gestión de turnos se podrá saber cuántas horas se han trabajado por turno, por persona y en total, quiénes son los responsables del turno, cuántas personas están trabajando por turno o por sede, etc.

Asimismo, este tipo de herramientas permite tener una visual del panorama de turnos más general. Podrás visualizar la programación de horarios de nivel micro a macro, es decir, ver los horarios por días hasta la programación por meses.

Notificaciones

Con un software de gestión de turnos te evitas posibles errores de comunicación, o de estar diciéndole a cada persona cuál será su horario la próxima semana. Resulta que algunos software o aplicaciones cuentan con la posibilidad de enviar notificaciones para que el trabajador sepa cuál será su horario o su turno.

Como actualmente un gran porcentaje de las personas en el mundo cuentan con un smartphone, la mayoría de los softwares de gestión de turnos cuentan con aplicación para móviles.

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