Tipos de organización para el área de recursos humanos

El departamento de recursos humanos es un departamento muy importante dentro de las empresas, se recomienda que, a partir de los 25 empleados, la compañía cuente con un área de recursos humanos. Pero, ¿cómo crearla, organizarla o estructurarla? Existen varios tipos de organización para el área de recursos humanos, cada uno con sus características especiales que se podrán ajustar, en cierta medida, a los objetivos de cada empresa.

Existen muchísimos tipos de organización que surgen con base a diferentes enfoques. Por ejemplo, si el ambiente laboral es flexible o no, si son organizaciones conectadas o cerradas, qué tipo de cultura organizacional manejan, de acuerdo a su objetivo económico, si su enfoque es hacia el producto, basados en su función, etc. En esta ocasión, te vamos a contar las características de los tipos de organización para el área de recursos humanos más frecuentes y tradicionales.

Tipos de organización para el área de recursos humanos

1. Organización formal

Es tal vez la organización más tradicional en el mundo empresarial, se caracteriza porque es evidente sus niveles de jerarquía, los canales de comunicación entre las diferentes áreas de la empresa también están claros y cada colaborador o miembro de los equipos de trabajo tiene sus tareas asignadas.

En este tipo de organización del departamento de recursos humanos, los grupos de trabajo se forman por departamentos o áreas; los directivos, además de ejercer la autoridad, también establece la organización de la empresa, que en términos generales tiene un enfoque empresarial.

También tiene una característica importante y es que la comunicación en el ambiente empresarial, también va dirigida por caminos jerárquicos. En ese sentido, las relaciones también las marca la posición jerárquica; entonces, por ejemplo, es común ver que sale el grupo de solo gerentes a almorzar y aparte el grupo administrativo, etc.

2. Organización informal

La organización informal, por su parte, se caracteriza por ser flexible, en donde las dinámicas aparecen espontáneamente y no son marcadas por la dirección ni ninguna figura jerárquica. Si bien sí existe una figura de autoridad, ésta no es impuesta, sino se surge libremente. Es decir, se puede considerar la autoridad a una persona que consideren líder por sus capacidades, porque sea la más antigua de la empresa, etc.

A diferencia de la organización formal tanto las relaciones como los grupos de trabajo se establece por afinidad o amistad. Asimismo, la comunicación también surge de manera espontánea. La organización formal e informal pueden coexistir en una misma empresa.

3. Organización por objetivos

Este tipo de organización se refiere a aquel en donde una vez se tiene claro el objetivo de la empresa; éste se subdivide para asignar un objetivo menor a un departamento de la compañía. De esta manera, cada departamento trabajará con autonomía en pro de alcanzar el objetivo propuesto.

La organización por objetivos se caracteriza por ser descentralizada y participativa, donde hay una dirección. Pero también responsables de área que trabajan juntos y llegar a acuerdos para lograr el objetivo común.

4. Organización jerárquica

Este tipo de organización del área de recursos humanos se caracteriza por ser vertical, en donde un jefe manda y dirige a todo el equipo. Y la comunicación, al ser descendente, comienza con el director y baja hasta el siguiente nivel de mando y así sucesivamente, hasta llegar al nivel más bajo, que finalmente son los trabajadores que ejecutan las órdenes.

En esta organización, también se encuentran equipos de trabajo, que además de responder a los objetivos de la empresa, deben responder a su vez, al jefe. Dentro de la misma área de la empresa, puede haber diferentes grupos de trabajo, cada uno con un responsable de área y subordinados.

5. En trébol

Este es otro de los tipos de organización para el área de recursos humanos, que está en tendencia. Se caracteriza porque está formado por tres estructuras, la primera que es el núcleo. Es decir, esos colaboradores que son indispensables o esenciales, principalmente porque son personas muy cualificadas.

Luego viene la subcontratación y el trabajo flexible. La subcontratación desarrolla funciones menos relevantes por lo que generalmente está a cargo de outsourcing. Y el trabajo flexible, son aquellos trabajos que se realizan con contratos temporales.

6. Organización matricial

Es un tipo de estructura organizativa que combina elementos de la organización funcional y la basada en proyectos. En este enfoque, los empleados de recursos humanos pueden tener dos tipos de reporte: uno vertical, hacia un gerente funcional que supervisa su especialidad específica en recursos humanos. Y otro horizontal, hacia un líder de proyecto o equipo al que están asignados temporalmente para trabajar en una tarea específica.

La organización matricial permite una mayor flexibilidad y adaptabilidad a medida que los profesionales de recursos humanos pueden ser asignados a diferentes proyectos según las necesidades de la organización en un momento dado. Esto es especialmente útil en entornos donde las demandas de recursos humanos pueden variar considerablemente con el tiempo.

Al trabajar en equipos multifuncionales, los profesionales de recursos humanos en una organización matricial tienen la oportunidad de colaborar con colegas de diferentes áreas de especialización. Esto puede fomentar la innovación y la integración de perspectivas diversas en la gestión de talento.

Sin embargo, la estructura matricial puede introducir una mayor complejidad en la gestión, ya que los empleados de recursos humanos deben equilibrar las demandas y expectativas de múltiples gerentes y líderes de proyecto. Esto puede requerir habilidades de gestión de tiempo y priorización más avanzadas.

7. Organización por unidades de negocio

La organización por unidades de negocio es un enfoque común utilizado en empresas que tienen múltiples divisiones o líneas de negocio distintas. En este tipo de estructura, el departamento de recursos humanos se organiza de manera que cada unidad de negocio tenga su propio equipo de recursos humanos dedicado. Mientras que aún puede haber una función central de recursos humanos que coordina y establece políticas y procedimientos comunes en toda la organización.

Al tener un equipo de recursos humanos dedicado a cada unidad, se puede proporcionar un apoyo más personalizado y específico para abordar estas necesidades. Asimismo, al alinear el equipo de recursos humanos con cada unidad de negocio, se facilita una conexión más directa entre las estrategias de recursos humanos y las metas comerciales específicas de cada unidad. Esto puede ayudar a garantizar que las iniciativas de recursos humanos estén alineadas con los objetivos más amplios de la organización y puedan contribuir de manera efectiva a su éxito.

Es importante especificar que, a pesar de tener equipos de recursos humanos dedicados a cada unidad de negocio, es fundamental contar con una función central de recursos humanos que coordine las actividades en toda la organización. Esta función puede establecer políticas y procedimientos comunes, proporcionar orientación y apoyo a los equipos de recursos humanos de las unidades de negocio, y garantizar la coherencia y la equidad en la gestión de recursos humanos en toda la empresa.

8. Organización por regiones geográficas

La organización por regiones geográficas es un enfoque que se utiliza comunmente por empresas con operaciones extendidas en múltiples ubicaciones geográficas. Ya sea a nivel nacional o internacional.

En este tipo de estructura organizativa, el departamento de recursos humanos se divide en equipos o unidades específicas. Cada uno es responsable de gestionar las necesidades de recursos humanos en una región geográfica particular.

Las leyes laborales, los requisitos de cumplimiento y las prácticas de empleo pueden variar significativamente de una región a otra debido a diferencias en las regulaciones gubernamentales y culturales. Al tener equipos de recursos humanos dedicados a cada región, la organización puede garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones locales. Asimismo, adaptar las prácticas de recursos humanos según sea necesario.

La organización por regiones geográficas puede ayudar a promover y gestionar la diversidad en la fuerza laboral al permitir una atención más centrada en las necesidades y preocupaciones específicas de los empleados en diferentes regiones. Esto puede incluir la implementación de programas de diversidad e inclusión adaptados a las realidades locales. Así como el fomento de un ambiente de trabajo inclusivo en cada región.

Aunque los equipos de recursos humanos operan a nivel regional, es importante contar con una coordinación centralizada. Esto para garantizar la coherencia en las políticas y prácticas de recursos humanos en toda la organización.

9. Organización por procesos

La organización por procesos en el área de recursos humanos implica estructurar el departamento de recursos humanos en torno a las actividades y procesos clave relacionados con la gestión del talento y el ciclo de vida del empleado. En lugar de organizar el departamento según funciones específicas (como reclutamiento, capacitación, compensación, etc.), se enfoca en los procesos que atraviesan estas funciones y en cómo se interrelacionan.

Por ejemplo, en lugar de tener un equipo dedicado exclusivamente al reclutamiento, otro al desarrollo y otro a la compensación, se pueden tener equipos multidisciplinarios que trabajen en procesos como el “Ciclo de vida del empleado” o “Gestión del desempeño”.

Al organizar el departamento en torno a procesos, se facilita la integración y coordinación entre las diferentes funciones de recursos humanos. Esto puede resultar en un flujo de trabajo más eficiente y una experiencia más coherente para los empleados, desde la contratación hasta la separación.

Al alinear los procesos de recursos humanos con las necesidades y expectativas de empleados y gerentes, se puede mejorar la satisfacción del cliente interno. Además, la organización por procesos facilita la identificación de áreas de mejora. Igualmente, la implementación de cambios incrementales o transformacionales en los procesos de recursos humanos.

Claves para organizar los recursos humanos en una empresa

Organizar el área de recursos humanos en una empresa es crucial para garantizar que se puedan reclutar, retener y desarrollar talentos de manera efectiva. Esto contribuye al éxito y crecimiento de la organización.

Comprensión de las necesidades de la organización

Antes de comenzar a organizar el departamento de recursos humanos, es fundamental comprender las necesidades específicas de la organización. Esto implica entender su estrategia empresarial, su cultura organizacional, sus objetivos a corto y largo plazo. Así como los desafíos y oportunidades que enfrenta en términos de gestión del talento.

Definición de roles y responsabilidades

Es importante definir claramente los roles y responsabilidades dentro del departamento de recursos humanos, así como las relaciones de reporte y comunicación. Esto ayuda a evitar confusiones, redundancias y conflictos, y asegura que cada miembro del equipo sepa qué se espera de él. Y cómo su rol contribuye al éxito general del departamento y de la empresa.

Selección de la estructura organizativa adecuada

Existen diferentes tipos de estructuras organizativas para el área de recursos humanos. Como lo mencionamos puede ser funcional, matricial, por regiones geográficas, unidades de negocio, por procesos, etc, cada una con sus propias ventajas y desafíos. La elección de la estructura adecuada dependerá del tamaño de la empresa, su alcance geográfico, su cultura organizacional y sus necesidades específicas.

Desarrollo de políticas y procedimientos

Es fundamental establecer políticas y procedimientos claros y coherentes en áreas clave. Por ejemplo en reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo, evaluación del desempeño, compensación y beneficios, relaciones laborales, diversidad e inclusión, entre otros. Estas políticas deben estar alineadas con los valores y objetivos de la empresa y comunicarse de manera efectiva a todos los empleados.

Implementación de sistemas y tecnología

La tecnología juega un papel cada vez más importante en la gestión de recursos humanos. Facilita tareas administrativas, automatiza procesos, gestiona datos de manera eficiente y proporciona análisis y métricas útiles para la toma de decisiones. Es importante implementar sistemas y herramientas de tecnología de la información ideales para las necesidades específicas de la empresa y que puedan integrarse con otros sistemas existentes.