Inscripción de Registro Civil por Correo

Inscripción por Correo de Registro Civil

Artículo 2.2.6.12.2.1. Inscripción de nacimiento por correo.

Para inscribir extemporáneamente en el registro civil de nacimiento ocurrido en el territorio nacional de personas residentes en el exterior o en lugares apartados del territorio patrio o cuando por motivos justificados sea inconveniente la comparecencia de aquellas se puede recurrir a la inscripción de nacimiento por correo, previa calificación de la solicitud y del documento acompañado como antecedente por parte del Notario o del Registrador Municipal del Estado Civil, dentro del territorio nacional y en el exterior del Cónsul Colombiano de la vecindad del interesado, en la forma prevista en los artículos subsiguientes.

Artículo 2.2.6.12.2.2. Solicitud de inscripción por correo.

La solicitud de inscripción de nacimiento por correo debe formularse por los representantes legales, los parientes mayores más próximos, por las personas mayores de edad que hubieren presenciado el nacimiento o tenido noticia directa y fidedigna del hecho, o por el propio interesado mayor de edad, todos debidamente identificados.

Quien actúe como denunciante debe consignar en la solicitud de inscripción el número y lugar de expedición del documento de identificación pertinente, así como los prenombres y los apellidos que le correspondan al inscrito, según lo preceptuado por el artículo 53 del Decreto-ley 1260 de 1970 y en lo posible, los demás datos exigidos por el artículo 52 del citado decreto.

Para acreditar el hecho del nacimiento, a la solicitud de inscripción se acompañará uno de los documentos señalados en el artículo 50 del Decreto 1260 de 1970.

Artículo 2.2.6.12.2.3. Reconocimiento y firma de la solicitud.

Con la solicitud de inscripción de nacimiento por correo, diligenciada en original y copia deben comparecer a la Notaría, Registraduría Municipal del Estado Civil, al Consulado de Colombia en el Exterior de su domicilio, el denunciante para que reconozca el contenido y firma de la solicitud y la persona cuyo nacimiento se solicita inscribir, a efecto de que se le tomen las huellas dactilares, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 2.2.6.12.1.2., inciso 2o. de este capítulo.

Dichas huellas se imprimirán al dorso de la solicitud de inscripción, tanto en su original como en la copia.

Previamente al reconocimiento del contenido y firma de la solicitud y la toma de huellas, el funcionario respectivo calificará el contenido de aquella y el documento aportado como antecedente de la inscripción y si los encuentra correctos procederá a extender la respectiva diligencia y a la toma de huellas.

Seguidamente entregará al solicitante tanto el original como la copia de la solicitud junto con el documento allegado para acreditar el hecho del nacimiento, documentos que serán remitidos por el interesado al funcionario encargado de llegar el registro civil del lugar de ocurrencia del nacimiento, debiendo sufragar el valor de las copias del registro que solicite y el del porte de correo por los respectivos envíos.

Parágrafo.

Recibidos los documentos por el Notario o el Registrador del Estado Civil competentes para efectuar la inscripción del nacimiento, dicho funcionario procederá a diligenciar el serial respectivo y a autorizarlo con su firma y sello.

Como antecedente del registro conservará el original de la solicitud de inscripción y el documento aportado para acreditar el nacimiento, en tanto que deberá remitir en su debida oportunidad al Servicio Nacional de Inscripción de la Registraduría Nacional del Estado Civil tanto el duplicado del registro civil como la copia de la solicitud.

Igualmente debe despachar al solicitante, a la dirección y sitio que éste haya indicado las copias que del registro hubiere solicitado junto con el desprendible o comprobante de inscripción.

Artículo 2.2.6.12.2.4. Expósito.

Para los efectos de los artículos 61 y 62 del Decreto-Ley 1260 de 1970 entiéndese por expósito, el niño recién nacido no mayor de un mes que ha sido abandonado y por hijo de padres desconocidos a la persona mayor de un mes de quien se ignora quienes son sus padres y de cuyo registro no se tenga noticia.

El funcionario del registro civil a quien competa efectuar la inscripción del expósito o del hijo de padres desconocidos conservará los nombres y apellidos con los cuales se le conozca y le asignará como fecha de nacimiento el día 1o. del mes y año que corresponda a la edad consignada en el dictamen médico legal practicado a esa persona, teniendo como marco de referencia la fecha de expedición de este.

Si la persona cuyo nacimiento se desea registrar no tuviere nombre y apellidos conocidos, el funcionario solicitante podrá asignarle unos comunes en la región.

Para proceder a la inscripción del nacimiento de estas personas, el solicitante deberá presentar ante el funcionario de registro civil competente, el dictamen médico-legal en el cual conste la presunta edad de la persona examinada, así como la certificación o constancia sobre la oriundez de ésta.

Podrán solicitar dicho registro el Defensor o el Juez de Familia en todo caso; la Superintendencia de Notariado y Registro cuando no se trate de expósito o el propio interesado mayor de edad, debidamente identificado.

Parágrafo.

Cuando la inscripción la soliciten la Superintendencia de Notariado y Registro o el propio interesado mayor de edad, además del certificado médico-legal sobre la presunta edad, deben allegar dos declaraciones extraproceso rendidas por personas mayores de edad, quienes depondrán acerca del conocimiento que tienen de aquel cuyo nacimiento se va a inscribir y del presunto lugar de oriundez o nacimiento, o en defecto de dichas declaraciones una certificación expedida por el Alcalde, el Personero, el Juez, el Defensor de Familia y el Cura Párroco, todos del municipio que sea domicilio de la persona cuyo nacimiento se desea registrar.

La solicitud del registro por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro se hará mediante acto administrativo.

Artículo 2.2.6.12.2.5. Constancia de inexistencia de registro anterior.

La constancia de inexistencia de registro anterior que debe expedir el Servicio Nacional de Inscripción como requisito para la inscripción del nacimiento de los mayores de siete (7) años, no se exigirá por los funcionarios encargados del registro civil sino a partir de la fecha que determine la Superintendencia de Notariado y Registro.

Artículo 2.2.6.12.2.6. Remisión de escritura de corrección

De toda escritura de corrección de actas del registro civil el Notario deberá enviar, dentro de los cinco (5) días siguientes a su otorgamiento, copia simple y en papel común al Servicio Nacional de Inscripción.

Trámite para la Inscripción Extemporánea de Nacimiento en el Registro Civil

Artículo 2.2.6.12.3.1. Trámite para la inscripción extemporánea de nacimiento en el Registro Civil.

Por excepción, cuando se pretende registrar el nacimiento fuera del término prescrito en el artículo 48 del Decreto-ley 1260 de 1970, la inscripción se podrá solicitar ante el funcionario encargado de llevar el registro civil, caso en el cual se seguirán las siguientes reglas:

  1. La solicitud se adelantará ante el funcionario registral de cualquier oficina del territorio nacional o en los consulados de Colombia en el exterior. 
  2. El solicitante, o su representante legal, si aquél fuere menor de edad, declararán bajo juramento que su nacimiento no se ha inscrito ante autoridad competente, previa amonestación sobre las implicaciones penales que se deriven del falso juramento. 
  3. El nacimiento deberá acreditarse con el certificado de nacido vivo, expedido por el médico, enfermera o partera, y en el caso de personas que haya nacido en el exterior deberán presentar el registro civil de nacimiento expedido en el exterior debidamente apostillado y traducido. 
  4. El funcionario encargado del registro civil, en relación a las partidas Religiosas expedidas por la Iglesia Católica u otros credos, como documento antecedente para la creación del registro civil de nacimiento extemporáneo, en caso de duda razonable y en aras de salvaguardar los principios con los que se deben desarrollar las actuaciones administrativas, en particular los principios de imparcialidad, responsabilidad y transparencia, podrá interrogar personal e individualmente al solicitante sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar del nacimiento y demás aspectos que, a su juicio, permitan verificar la veracidad de los hechos conforme a las reglas del Código General del Proceso o las normas que lo sustituyan, adicionen o complementen. 
  5. En caso de no poder acreditarse el nacimiento con los documentos anteriores, el
    solicitante, o su representante legal si aquel fuese menor de edad, debe presentar ante el funcionario encargado del registro civil una solicitud por escrito en donde relacione nombre completo, documento de identidad si lo tuviere, fecha y lugar de nacimiento, lugar de residencia, hechos que fundamenten la extemporaneidad del registro, y demás información que se considere pertinente.

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 50 del Decreto-ley 1260 de 1970, modificado por el artículo 10 del Decreto 999 de 1988, al momento de recibir la solicitud, el solicitante deberá acudir con al menos dos (2) testigos hábiles quienes prestarán declaración bajo juramento mediante la cual manifiesten haber presenciado, asistido o tenido noticia directa y fidedigna del nacimiento del solicitante.

Los testigos deberán identificarse plenamente y expresarán, entre otros datos, su lugar de residencia, su domicilio y teléfono y correo electrónico si lo tuvieren. Igualmente deberán presentar el documento de identidad en original y copia, y se les tomaran las impresiones dactilares de manera clara y legible, en el formato de declaración juramentada diseñado por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

El funcionario encargado del registro civil interrogará personal e individualmente al solicitante y a los testigos sobre las circunstancias de tiempo, modo y lugar del nacimiento y demás aspectos que, a su juicio, permitan establecer la veracidad de los hechos conforme a las reglas del Código General del Proceso o las normas que lo sustituyan, adicionen o complementen. De igual forma, diligenciará el formato de declaración juramentada establecido por la Registraduría Nacional del Estado Civil para tal fin.

  1. Al momento de recibir la solicitud de inscripción extemporánea, el funcionario registral procederá a tomar la impresión de las huellas plantares o dactilares del solicitante, en el formato diseñado por la Dirección Nacional de Registro Civil, y conforme a las reglas vigentes.
  1. Cuando el solicitante del registro extemporáneo sea mayor de 7 años, el funcionario encargado del registro civil, con el fin de comprobar la veracidad de lo manifestado en la solicitud y cuando no pueda hacer la consulta en línea, deberá:
  • Remitir a la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia la información aportada por el solicitante, para que la Entidad como autoridad migratoria realice las verificaciones del caso para determinar si la persona es extranjera o no.
  • Remitir a las oficinas centrales de la Registraduría Nacional del Estado Civil las impresiones dactilares de quien se pretende inscribir, para verificar si el solicitante ya tiene cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad expedida con anterioridad y si utilizó para ello, como documento base registro civil de nacimiento.

Las entidades en mención deberán dar respuesta al funcionario encargado del registro civil dentro de los términos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

  1. Si analizada la solicitud en su integridad, se encuentra que la información dada por el solicitante es veraz, el funcionario encargado del registro civil procederá a elaborar y autorizar la inscripción del registro civil de nacimiento. Los documentos que presenten con la solicitud se archivaran en carpeta con indicación del número de serial que respaldan.

Artículo 2.2.6.12.3.2. Inscripción en el Registro Civil de nacimiento de una persona nacida en el extranjero hija de padre o madre colombiano.

Cuando el nacimiento hubiere ocurrido en el extranjero, es indispensable que al menos uno de los padres se encuentre debidamente identificado como nacional colombiano de conformidad con lo dispuesto en los artículos 1, 2 y 3 de Ley 43 de 1993. De lo contrario, no podrá inferirse el cumplimiento de lo establecido en el numeral 3 del artículo 44 del Decreto Ley 1260 de 1970.

Artículo 2.2.6.12.3.3. Negación de la inscripción.

Si analizada la solicitud en su integridad y verificada la información con las autoridades competentes se concluye que la misma no corresponde a la realidad, el funcionario encargado del registro civil se abstendrá de elaborar y autorizar la inscripción. Lo mismo sucederá en caso que se corrobore que el solicitante ya tiene cédula de ciudadanía o tarjeta de identidad, para el cual previamente utilizó registro civil de nacimiento.

Artículo 2.2.6.12.3.4. Deber de denuncia.

Si derivado del análisis de la solicitud y de la verificación de la información del trámite de registro civil, se evidencia la comisión de una presunta conducta punible del inscrito, denunciante o de sus testigos, el funcionario encargado del registro civil tiene el deber de poner estos hechos en conocimiento de las autoridades competentes, en los términos del Código Único Disciplinario.

La omisión de denuncia por parte del funcionario se entenderá como una falta a sus deberes.

Artículo 2.2.6.12.3.5. Denunciante de la Inscripción:

A fin de solicitar la inscripción extemporánea en el registro civil de nacimiento y de conformidad con el artículo 45 del Decreto Ley 1260 de 1970, están en el deber de denunciar los nacimientos y serán los únicos que podrán solicitar su registro las siguientes personas:

    1. El padre debidamente identificado
    2. La madre debidamente identificada
    3. Los demás ascendientes debidamente identificados
    4. Los parientes mayores más próximos debidamente identificados
    5. El director o administrador del establecimiento público o privado en que haya ocurrido.
    6. La persona que haya recogido al recién nacido abandonado debidamente identificado
    7. El director o administrador del establecimiento que se haya hecho cargo del recién nacido expósito.
    8. El propio interesado mayor de dieciocho años debidamente identificado
Parágrafo 1:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 98 de la Ley 1098 de 2006, podrán denunciar el nacimiento las Defensorías de Familia, las Comisarias de Familia (cuando en el lugar no haya Defensor de Familia) o los Inspectores de Policía (cuando en el lugar no haya Defensor de Familia ni Comisario de Familia), siempre y cuando se trate de menores de edad y siempre que se den las condiciones señaladas en el numeral 19 del artículo 82 de la Ley 1098 de 2006.

Parágrafo 2:

Las Defensorías de Familia, las Comisarias de Familia (cuando en el lugar no haya Defensor de Familia) o los Inspectores de Policía (cuando en el lugar no haya Defensor de Familia ni Comisario de Familia), en uso de las facultades delegadas para ejercer la función de policía judicial, o quien para el efecto delegue el Fiscal General de la Nación, conforme lo dispuesto en el artículo 251 de la Constitución Política, practicarán las pruebas necesarias para establecer la veracidad de los hechos, cuando corresponda actuar como denunciante.

Parágrafo 3:

Cuando se pretenda el registro de un nacimiento de forma extemporánea, la autoridad registral verificará que el nacimiento no se encuentre inscrito con antelación y que los hechos corresponden a la realidad, para lo cual, la misma podrá decretar de oficio las pruebas pertinentes y conducentes.

Artículo 2.2.6.12.3.6. Formato Único de Registro Civil.

Los funcionarios encargados del registro civil expedirán copias y certificados de las actas, folios y seriales que reposan en la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en el formato único que contenga las especificaciones mínimas que para el efecto determine este organismo.

El Registrador Nacional del Estado Civil podrá tomar las medidas e impartir las instrucciones que considere necesarias para la debida aplicación de esta Sección.

Parágrafo: La Registraduría Nacional del Estado Civil podrá expedir copias y certificados de los registros civiles que se encuentren digitalizados en el archivo central.

Artículo 2.2.6.12.3.7. Inscripción digital del registro civil.

El Registrador Nacional del Estado Civil podrá implementar un modelo de inscripción de registro civil por medios tecnológicos, que garantice la autenticidad, seguridad, acceso y protección de los datos.

Decreto Sector Justicia y del Derecho

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