Notariado y Registro

De la Función Notarial

Aspectos Generales 

Artículo 2.2.6.1.1.1. Servicio público notarial.

El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.

Artículo 2.2.6.1.1.2 Ejercicio de funciones.

El notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto.

Artículo 2.2.6.1.1.3 No autorización de actos.

El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley.

De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento.

Recomendamos leer también:

1. Identificación de Inmuebles
2. Del saneamiento y corrección de los actos notariales
3. Organización del Notariado

Artículo 2.2.6.1.1.4 Gestión de negocios ajenos.

Entiéndese por gestión de negocios ajenos todo acto de representación, disposición o administración que ejecute un notario en nombre de otra persona, salvo los atinentes al ejercicio de la patria potestad.

Artículo 2.2.6.1.1.5 Pertenencia a juntas directivas.

Con las limitaciones establecidas en la ley, el notario podrá ser miembro de juntas o consejos directivos de entidades oficiales siempre y cuando no interfiera el ejercicio de su función.

Artículo 2.2.6.1.1.6 Ejercicio de la academia.

El notario podrá ejercer cargos docentes, académicos o de beneficencia en establecimientos públicos o privados, hasta un límite de ocho horas semanales.

Artículo 2.2.6.1.1.7 Dependencias de la notaría.

Las diversas dependencias de la notaría funcionarán conservando su unidad locativa salvo lo previsto en el artículo 2.2.6.12.1.3., de este título y tendrán las mejores condiciones posibles de presentación y comodidad. La vigilancia notarial velará por el estricto cumplimiento de esta disposición.

Del ejercicio de las funciones del Notario

De las escrituras públicas

Artículo 2.2.6.1.2.1.1 Transcripción en la escritura pública.

Cuando por disposición legal o por voluntad de las partes deba elevarse a escritura pública un documento, el texto de éste se transcribirá en la escritura copiándolo íntegramente.

Artículo 2.2.6.1.2.1.2. Firma numeración y fecha de la escritura.

La escritura será firmada, numerada y fechada en un mismo acto. Sin perjuicio de las normas especiales previstas en la ley para los testamentos, excepcionalmente y por causa debidamente justificada, el notario podrá aceptar su otorgamiento en diferentes momentos sin que por esto se afecte su unidad formal.

Procederá entonces a numerarla y fecharla con la firma del primer otorgante y una vez suscrita por los demás comparecientes, la autorizará. En este caso sus efectos se retrotraen al momento de la primera firma.

Artículo 2.2.6.1.2.1.3. Falta de firma de uno de los otorgantes.

Cuando transcurridos dos meses desde la fecha de la firma del primer otorgante no se hayan presentado alguno o algunos de los demás declarantes, el notario anotará en el instrumento lo acaecido, dejará constancia de que por ese motivo no lo autoriza y lo incorporará al protocolo.

Comparecencia 

Artículo 2.2.6.1.2.1.4. Identificación en caso de urgencia.

En caso de urgencia, calificada por el notario, el compareciente que carezca de documento de identificación legal pertinente, podrá identificarse con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimiento personal del notario.

Artículo 2.2.6.1.2.1.5. Suscripción de instrumentos fuera de la sede la notaría.

Los representantes legales de las entidades oficiales y particulares que tengan registrada su firma en la notaría, podrán ser autorizados por el notario para suscribir los instrumentos fuera del despacho.

Artículo 2.2.6.1.2.1.6. Prueba del ejercicio del cargo.

El ejercicio del cargo de funcionario público se acreditará con la correspondiente constancia o certificación.

Artículo 2.2.6.1.2.1.7. Poder en documento privado.

El poder otorgado por documento privado deberá ser presentado personalmente o reconocido ante juez o notario, con las formalidades de ley.

Artículo 2.2.6.1.2.1.8. Poder para enajenar inmuebles.

Quien otorgue poder especial para enajenar, grabar o limitar un inmueble, lo identificará con el número de la matrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre y lugar de ubicación.

Artículo 2.2.6.1.2.1.9.  Poder otorgado en el exterior.

El poder o la sustitución del mismo, conferido en el exterior para realizar actos notariales en Colombia, deberá ser autenticado en la forma indicada en los artículos 65 y 259 del Código de Procedimiento Civil o las normas que lo deroguen, adicionen, modifiquen o complementen. 

De las estipulaciones 

Artículo 2.2.6.1.2.1.10. Obligación de los notarios frente a las estipulaciones de las partes.

El notario al revisar las declaraciones de los otorgantes velará porque no sean contradictorias y se ajusten a la ley.

Artículo 2.2.6.1.2.1.11. Segregación de un inmueble.

Cuando en una escritura se segreguen una o más porciones de un inmueble, se identificarán y alinderarán los predios segregados y el de la parte restante. Si se expresa la cabida se indicará la de cada unidad por el sistema métrico decimal.

Artículo 2.2.6.1.2.1.12. Englobamiento de dos o más predios.

Cuando en una escritura se engloben dos o más predios, se individualizarán y alinderarán claramente cada uno de ellos, se citarán los títulos de adquisición con los datos de registro y las cédulas catastrales y se individualizará y alinderará el terreno así formado.

De los comprobantes fiscales

Artículo 2.2.6.1.2.1.13 Análisis de los comprobantes fiscales.

El notario deberá examinar los comprobantes fiscales que se le presentan cuando un certificado de paz y salvo aparezca con enmendaduras, tachaduras o adulteraciones, debe retenerlo y enviarlo al administrador de impuestos respectivo, sin autorizar la escritura.

Artículo 2.2.6.1.2.1.14. Casos en los que no se requieren comprobantes fiscales.

En los casos de participación material del inmueble no se exigirá la presentación de comprobantes fiscales a menos que en la  misma escritura se enajene o agrave alguna de las porciones. Tampoco será necesarios en la ampliación y cancelación de gravámenes.

Del otorgamiento y de la autorización

Artículo 2.2.6.1.2.1.15. Lectura de la escritura pública.

Extendida la escritura será leída en su totalidad por el notario o por los otorgantes o por la persona designada por éstos.

Si se tratare de personas sordas, la lectura será hecha por ellas mismas, y si son ciegas o mudas que no puedan darse a entender por escrito únicamente por el notario, quien debe establecer de manera inequívoca el asentimiento del otorgante. Si el sordo no supiere leer, el contenido de la escritura le será dado a conocer por medio de un intérprete designado por él. En todos los casos el notario dejará constancia de lo ocurrido.

Artículo 2.2.6.1.2.1.16. Asesoría con intérpretes.

Cuando los otorgantes no conozcan suficientemente el idioma español serán asesorados por un intérprete, quien también firmará y de cuya intervención e identidad dejará constancia el notario.

El intérprete será designado por el otorgante que no entienda el idioma o en su defecto por el notario.

Artículo 2.2.6.1.2.1.17. Cumplimiento del requisito de la edad del testigo.

Se entiende por cumplido el requisito de indicar la edad del testigo que firma a ruego con la afirmación que se haga de ser mayor de edad, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 26 del Decreto-Ley 0960 de 1970.

Artículo 2.2.6.1.2.1.18. Definición de situación militar.

El notario no permitirá el otorgamiento del instrumento cuando no se le compruebe la definición de la situación militar por los comparecientes que de acuerdo con normas legales deban cumplir este requisito, salvo en lo relacionado exclusivamente con el estado civil.

Cuando se actúe por poder, tal circunstancia debe constar en él certificada por quien lo autentique, a menos que se acredite en el momento de suscribir la escritura.

Artículo 2.2.6.1.2.1.19. Comprobantes fiscales.

Todo otorgante deberá presentar al notario los comprobantes fiscales. El notario no permitirá la firma por ninguno de los comparecientes mientras el instrumento no esté completo, anexos la totalidad de los certificados y documentos requeridos.

De las cancelaciones

Artículo 2.2.6.1.2.2.1.  Protocolización de documentos.

El causahabiente del crédito o el representante del acreedor deberán protocolizar con la escritura de cancelación de la hipoteca, copia de los documentos pertinentes con los cuales compruebe su calidad.

De la guarda, apertura y publicación del testamento cerrado 

Artículo 2.2.6.1.2.3.1. Obligación del notario en la apertura y publicación del testamento cerrado.

En la apertura y publicación del testamento cerrado, el notario quien lo autorice advertirá de la formalidad del registro, tal como se procede para el testamento abierto.

Artículo 2.2.6.1.2.3.2. Formalidades para la revocatoria del testamento.

La escritura que contenga la simple declaración del otorgante de revocar su testamento, deberá llenar las mismas formalidades del testamento.

Artículo 2.2.6.1.2.3.3. Guarda del testamento.

El testamento será guardado por el notario en la cajilla de un banco, en una caja fuerte o en un lugar que ofrezca seguridad.

El notario llevará una relación de testamentos cerrados en la cual anotará el nombre del testador y el lugar donde están guardados aquellos.

Artículo 2.2.6.1.2.3.4. Obligación del notario a quien se le pide la apertura de testamento.

El notario a quien se pidiera la apertura y publicación de un testamento cerrado, dispondrá que se cite a los testigos, señalando el día y hora en que deban comparecer ante él.

Artículo 2.2.6.1.2.3.5. Acta.

Toda actuación notarial referente a la apertura y publicación del testamento cerrado se hará constar en acta que será suscrita por quienes intervengan en la diligencia.

Artículo 2.2.6.1.2.3.6. Transición.

Mientras  se  organiza  el  Registro  Central  de Testamentos, de que trata el artículo 41 del Decreto-ley 2163  de 1970, el registro de los testamentos cerrados se efectuará en las oficinas  de  registro de instrumentos  públicos  del  respectivo círculo,  con base en la copia que expida el notario, de  acuerdo con  lo dispuesto en el artículo 66 del Decreto-ley 960 de  1970, en  libro  especial  que  se destinará para  el  efecto,  que  se denominará Registro de Testamentos.  

Del reconocimiento de documentos privados

Artículo 2.2.6.1.2.4.1. Diligencia de reconocimiento privado.

En la diligencia de reconocimiento de un documento privado el notario dejará constancia de la manifestación del interesado, suscrita por éste, de que el contenido de aquél es cierto.

Para tal efecto podrá utilizar un sello en donde se exprese de manera inequívoca esta declaración. Si el documento contiene varias hojas, sellará y rubricará cada una de ellas. Esta diligencia será firmada por el notario en último lugar. En igual forma se procederá para el reconocimiento de la firma. 

De las autenticaciones 

Artículo 2.2.6.1.2.5.1. Diligencia de autenticación.

El notario extenderá la diligencia de autenticación de copias directamente o utilizando un sello. En ambos casos se precisará que el contenido del documento corresponde exactamente al que tuvo a la vista.

Para la autenticación de firmas podrá también utilizar un sello que se ajustará a lo dispuesto en el artículo 73 del Decreto-Ley 0960 de 1970.

Las diligencias de autenticación serán suscritas por el notario con firma autógrafa en último lugar.

Artículo 2.2.6.1.2.5.2. Autenticación de copia mecánica o literal.

La copia mecánica o literal de un documento tomada de una copia, podrá ser autenticada por el notario y en la respectiva diligencia se indicará que es copia de copia. Y si fuere de copia autenticada así lo expresará.

De las copias 

Artículo 2.2.6.1.2.6.1 Ejemplares de una escritura.

Si en una misma escritura constaren obligaciones hipotecarias en favor de dos o más personas, el notario expedirá sendos ejemplares de la primera copia y expresará en cada una de ellas el número del ejemplar de que se trata y el mérito ejecutivo para el acreedor a quien se le expide.

Artículo 2.2.6.1.2.6.2 Copia sustitutiva.

La copia sustitutiva de aquélla que presta mérito ejecutivo, sea que se expida por solicitud de las partes mediante escritura pública otorgada después de su destrucción o por orden judicial, contendrá la nota de su expedición con el número de orden que le corresponda, la cantidad de hojas en que se compulsa, la constancia de ser sustitutiva de la primera y el nombre del acreedor en favor de quien se expide.

Artículo 2.2.6.1.2.6.3 Escritura de bienes sometidos a propiedad horizontal.

En la escritura por medio de la cual se enajene o traspase la propiedad sobre unidad o unidades determinadas de un edificio sometido al régimen de propiedad horizontal, no será necesario insertar copia auténtica del reglamento, siempre que la escritura de constitución se haya otorgado en la misma notaría.

En caso contrario se protocolizará con esta copia auténtica de la parte pertinente del reglamento que sólo contendrá la determinación de áreas y linderos de unidades sobre las cuales verse el traspaso y de las que tengan el carácter de bienes afectados al uso común.

Artículo 2.2.6.1.2.6.4. Corrección de errores u omisiones.

Los errores u omisiones en la expedición de las copias de las escrituras podrán ser corregidos o subsanados por el notario en el momento en que se adviertan, atendiendo el procedimiento señalado en los artículos 86 del Decreto-Ley 0960 de 1970 y 2.2.6.1.3.2.4   de este capítulo.

De los certificados

Artículo 2.2.6.1.2.7.1  Numeración de los certificados.

Todo certificado que expida el notario tendrá numeración continua que se iniciará en el respectivo año.

De las notas de referencia 

Artículo 2.2.6.1.2.8.1. Certificados con destino a otra notaría.

El notario ante quien se extienda una escritura que modifique, adicione, aclare o afecte en cualquier sentido el contenido de otra que no reposa en su protocolo, expedirá un certificado que entregará al usuario con destino a la notaría en donde se encuentra la escritura afectada para que, previa su protocolización, se proceda a colocar la correspondiente nota de referencia. 

De los testimonios especiales

Artículo 2.2.6.1.2.9.1. Prueba de la comparecencia.

Cuando se trate de comprobar que una persona concurrió a la notaría a otorgar una escritura prometida, el notario dará testimonio escrito de la comparecencia mediante acta o escritura pública, a elección del interesado. En todos los casos el notario dejará constancia de los documentos presentados por el compareciente.

De los depósitos

Artículo 2.2.6.1.2.10.1  Depósitos.

Los títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos confiados al notario por los usuarios, así como los depósitos en dinero que constituyan para seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones emanadas de los negocios jurídicos contenidos en escrituras otorgadas ante él, o para el pago de impuestos o contribuciones y en general los dineros que le hayan sido confiados, serán relacionados diariamente anotando el monto, las fechas de ingresos y egresos y los nombres de los usuarios y beneficiarios.

El notario procurará que el efectivo permanezca en cuenta especial que abrirá para este fin.

Exceptúanse de la relación el impuesto de timbre, el de registro y anotación y su sobretasa y los recaudos con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial del Notariado.