Responsabilidad de los Notarios

De la responsabilidad en el ejercicio de la función de Notario

Artículo 2.2.6.1.6.1.1. Autonomía en el ejercicio del cargo.

La autonomía del notario en el ejercicio de su función implica que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la ley de acuerdo con las reglas establecidas en el Código Civil y no depende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad.

Artículo 2.2.6.1.6.1.2. Responsabilidad disciplinaria.

Independientemente de la responsabilidad civil o penal que le pueda corresponder, el notario responde disciplinariamente de cualquier irregularidad en la prestación del servicio aunque no se produzca perjuicio.

Artículo 2.2.6.1.6.1.3. Creación de empleos.

Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos les señalan las normas legales.

Artículo 2.2.6.1.6.1.4. Cuotas partes de carácter patronal.

Las cuotas o aportes de carácter patronal sólo se causan cuando el notario tenga por lo menos un empleado.

Artículo 2.2.6.1.6.1.5. Acción de repetición.

En los casos en que la Nación sea condenada por falla en la prestación del servicio notarial, podrá ejercitar la acción de repetición correspondiente.

Artículo 2.2.6.1.6.1.6. Responsabilidad en el ejercicio de funciones.

Dentro del ejercicio de sus funciones el notario responderá, además:

a) Por las sumas que deba recaudar y aportar con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro, al fondo cuenta especial del notariado y demás entidades oficiales por la prestación de los servicios notariales, según el caso

b) Por las cuotas y los aportes que por ley deba pagar por él y por sus empleados a las instituciones de seguridad social y demás entidades oficiales

c) Por los depósitos en dinero que los otorgantes constituyan en su poder para el pago de impuestos o contribuciones

d) Por los depósitos en dinero, títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos que los otorgantes constituyan en su poder para la seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos contenidos en escrituras otorgadas ante él, y

e) Por no adherir ni anular el timbre correspondiente en la oportunidad legal.

De conformidad con las normas legales, el incumplimiento de estas obligaciones constituye falta disciplinaria sin perjuicio de las acciones civiles, laborales o penales a que haya lugar.

Artículo 2.2.6.1.6.1.7. Pago de Recaudos aportes y cuotas.

Dentro de los primeros quince días de cada mes el notario deberá pagar a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Cuenta Especial del Notariado y a las entidades de seguridad o previsión social, los recaudos, aportes y cuotas según el caso, correspondientes al mes inmediatamente anterior.

Parágrafo. El notario con derecho a subsidio podrá autorizar al Fondo Cuenta Especial del Notariado para que de aquél se descuenten los aportes y recaudos a que haya lugar.

Artículo 2.2.6.1.6.1.8. Informe sobre número de escrituras autorizadas.

El notario enviará mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial del Notariado informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además, a la superintendencia las cuentas de ingresos y egresos dentro del mismo término.

Artículo 2.2.6.1.6.1.9. Subsidio.

No se pagará el subsidio al notario que no dé cumplimiento oportuno a sus obligaciones para con la Superintendencia de Notariado y Registro y el Fondo Cuenta Especial del Notariado, según el caso, en lo relacionado con aportes, recaudos en informes de escrituración.

De las faltas

Artículo 2.2.6.1.6.2.1. Responsabilidad del notario.

El notario ejercerá su función con la cumplida dignidad de quien sirve un encargo público. En consecuencia, responderá de todas las conductas que atentan contra el cumplimiento de la función y la calidad del servicio.

Artículo 2.2.6.1.6.2.2. Prohibiciones.

No podrá el notario ofrecer sus servicios, cobrar derechos mayores ni menores de los autorizados en el arancel vigente, hacer cualquier clase de propaganda o dar incentivos a los usuarios distintos del cumplido desempeño de sus funciones.

En ningún caso, se podrá insertar propaganda de índole comercial en las carátulas de las escrituras.

Artículo 2.2.6.1.6.2.3. Requisito sustancial.

Para efectos del artículo 198, ordinal 8º, del Decreto-Ley 0960 de 1970, entiéndese por requisito sustancial aquel cuya omisión acarrea nulidad, invalidez o ineficacia del acto o afecta en materia grave el ejercicio de la función notarial.

Artículo 2.2.6.1.6.2.4. Cierre de la notaría.

Constituye falta disciplinaria del notario cerrar la oficina sin motivo legal o fuerza mayor, según lo previsto en el artículo 198 del Decreto-Ley 0960 de 1970.

Artículo 2.2.6.1.6.2.5. Renuencia del notario.

Se considera renuencia a cumplir las orientaciones de la vigilancia notarial el hecho de que el notario desatienda las instrucciones, circulares y resoluciones emitidas por la Superintendencia de Notariado y Registro, dentro de su ámbito legal.

De la vigilancia notarial

ARTÍCULO 2.2.6.1.6.3.1. Ejercicio de la vigilancia.

En desarrollo de lo dispuesto en el capítulo 4, título 4, del Decreto-Ley 0960 de 1970, la vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se levantará un acta de lo observado, suscrita por el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa.

En el acta de visita general se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones y en la de visita especial la relación precisa de los hechos objeto de ella.

El notario podrá dejar las constancias que estime pertinentes y al acta se acompañarán los documentos que se consideren necesarios para la mejor comprensión de los hechos relatados. 

Del Arancel 

De la obligatoriedad del pago 

Artículo 2.2.6.1.7.1.1. Aplicación del estatuto notarial.

Las normas referentes al pago de derechos notariales consagradas en el Decreto-Ley 0960 de 1970, se aplicarán a falta de estipulación diferente de los interesados.

En los actos en que concurran los particulares con la Nación, los departamentos, y los municipios, aquellos pagarán la totalidad de los derechos y no valdrá estipulación en contrario, salvo disposición legal. 

Artículo 2.2.6.1.7.1.2. No autorización por falta de pago.

Salvo las excepciones legales, los notarios podrán abstenerse de autorizar las escrituras o actuaciones en que hayan intervenido o de expedir copias de los documentos, hasta cuando reciban la totalidad de los derechos que les corresponden por la prestación de sus servicios.

Del Reparto 

Artículo 2.2.6.1.8.1.1. Reparto.

Los actos de las entidades de que trata el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán entre las que existan.

Se exceptúan los establecimientos bancarios oficiales o semioficiales cuando no tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz.

Artículo 2.2.6.1.8.1.2. Acta.

Del reparto se levantará un acta. La constancia de que la escritura fue repartida debe agregarse al instrumento. 

Disposiciones finales.

Artículo 2.2.6.1.9.1. Asistencia en la promoción de estudios.

La Superintendencia de Notariado y Registro y el Fondo Cuenta Especial del Notariado prestarán la asistencia técnica necesaria para la promoción de estudios e investigaciones sobre organización y funcionamiento de los servicios notariales, para el fomento del estudio de las disciplinas profesionales en forma directa y en coordinación con las universidades y, en general, para el mejoramiento de nivel académico, técnico y moral de todos sus miembros.

Notario Interino           

Artículo 2.2.6.2.1 Concepto previo.

Para el nombramiento de notarios en interinidad, el nominador deberá contar con el concepto previo de la Superintendencia de Notariado y Registro sobre las notarías respecto de las cuales es viable efectuar designaciones con ese carácter, en el correspondiente departamento o a nivel nacional, según el caso.

Artículo 2.2.6.2.2 Remisión de documentos.

Para los efectos establecidos en el artículo 5o. del Decreto Ley 2163 de 1970, una vez efectuado el nombramiento y antes de proceder a la confirmación, el nominador enviará a la Superintendencia de Notariado y Registro copia del respectivo acto, acompañado de los documentos que lo soportan, a fin de que esta entidad conceptúe previamente, en lo de su conocimiento sobre la inexistencia de circunstancias que impidan el ejercicio de la función notarial.

Artículo 2.2.6.2.3. Periodo del notario interino.

Entiéndese por respectivo período de los notarios interinos el que está cursando mientras desempeñan  el cargo de Notario.

En consecuencia, los notarios interinos continuarán en el desempeño de sus funciones notariales mientras no se convoque a concurso abierto y se realice la designación correspondiente producto del mismo, sin perjuicio de su desvinculación por retiro forzoso o por faltas cometidas en el desempeño de sus funciones de conformidad con las disposiciones vigentes.

Decreto Sector Justicia y del Derecho

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