De los instrumentos no autorizados
Artículo 2.2.6.1.3.1.1 Documentos no autorizados.
El instrumento que no haya sido autorizado por el notario no adquiere la calidad de escritura pública y es inexistente como tal.
Empero, cuando en un instrumento solamente faltare la firma del notario y la omisión se debiere a causas diferentes de las que justifican la negativa de la autorización, la Superintendencia de Notariado y Registro, con conocimiento de causa, podrá disponer mediante resolución motivada que el instrumento se suscriba por quien esté ejerciendo el cargo.
A la solicitud se allegará certificación expedida por el notario en la cual conste que el instrumento reúne todos los requisitos legales con excepción de la autorización.
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De la corrección de errores
Artículo 2.2.6.1.3.2.1 Cambio de inmueble objeto de la escritura pública.
Cuando se pretenda cambiar el inmueble objeto del negocio jurídico no podrá autorizarse escritura de corrección ni aclaratoria. En este caso los otorgantes deberán cancelar o dejar sin efecto la anterior, por medio de una nueva de la cual se tomará la correspondiente nota de referencia. Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.
Esta escritura de cancelación se tendrá como un acto sin cuantía.
Sólo procede escritura de aclaración de la de constitución de sociedades, cuando aún no se ha inscrito en la cámara de comercio. Esta escritura debe ser otorgada por todos los socios.
Artículo 2.2.6.1.3.2.2. Errores de nomenclatura, denominación o descripción del inmueble.
Cuando se trate del otorgamiento de escritura aclaratoria para corrección de errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble, en la cita de su cédula o registro catastral, en la de sus títulos antecedentes y sus inscripciones en el registro, o en los nombres o apellidos de los otorgantes, podrá suscribirla el actual titular del derecho presentando los documentos con los cuales acrediten tal calidad y el notario dejará constancia de ellos en la escritura.
El error en los linderos que no configure cambio en el objeto del contrato, se aclarará únicamente con fundamento en los comprobantes allegados a la escritura en que se cometió el error y en los títulos antecedentes en que apareciere el de manifiesto, mediante escritura que podrá ser suscrita por el actual titular del derecho. Si el error no apareciere de manifiesto, la escritura de aclaración debe ser suscrita por todos los otorgantes de la que se corrige.
Artículo 2.2.6.1.3.2.3. Errores aritméticos.
Los errores aritméticos cometidos en la escritura y advertidos después de expedidas las copias se corregirán en la forma establecida en el artículo 103 del Decreto-Ley 0960 de 1970. En la copia el notario transcribirá la declaración de los otorgantes corrigiendo el error y las firmas respectivas.
Artículo 2.2.6.1.3.2.4 Error en la fecha o número de la escritura.
El error manifiesto en la fecha o número de la escritura o denominación del funcionario que la autoriza, podrá ser corregido por el notario, dejando constancia en la matriz del motivo de la corrección y la fecha en que ella se efectúa, en nota marginal suscrita por él.
Igual procedimiento se seguirá si por error se numeran dos escrituras con la misma cifra, caso en el cual a la segunda se le distinguirá con el vocablo “Bis”.
Si la copia se hubiere registrado se expedirá además un certificado para que en el registro se haga la corrección a que hubiere lugar.
Artículo 2.2.6.1.3.2.5. Falta de anotación de comprobante fiscal.
Si un comprobante fiscal presentado y protocolizado en la oportunidad legal, no fue anotado en el original de la escritura como lo establece el artículo 44 del Decreto-Ley 0960 de 1970, podrá el notario hacerlo en cualquier tiempo dejando constancia del hecho con su firma. La reproducción del texto del comprobante se hará también al final de las copias que se hayan expedido, debidamente suscrita por el notario.
De los archivos
De la guarda y conservación de los archivos
Artículo 2.2.6.1.4.1.1. Consulta de los archivos.
Toda persona podrá consultar los archivos notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del notario o del subalterno autorizado por éste. Para tal fin son hábiles todos los días, en las horas que determine el notario.
Artículo 2.2.6.1.4.1.2. Suspensión de la consulta de archivos.
La consulta de los archivos de la notaría podrá suspenderse para un determinado grupo de documentos por lapsos no superiores a treinta días con el fin de encuadernarlos con miras a la mayor seguridad e integridad del protocolo.
El notario llevará una relación de los números con las escrituras enviadas a empaste y de la fecha de iniciación y terminación del trabajo.
Artículo 2.2.6.1.4.1.3. Libro de actas.
El notario, además de los libros que constituyen el archivo, tendrá el de actas que suscriba en ejercicio de su función y que no se deban protocolizar según la ley.
En los círculos en donde haya más de una notaría se llevará el de actas de reparto, el cual una vez clausurado se enviará a la Superintendencia de Notariado y Registro o a la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente.
De la entrega y recibo de los archivos
Artículo 2.2.6.1.4.2.1. Propiedad de libros y archivos.
Los libros y archivos de la notaría pertenecen a la Nación. Al archivo nacional o al sitio que la Superintendencia de Notariado y Registro indique, se enviaran aquellos que tengan más de treinta años de antigüedad.
De la diligencia de entrega se extenderá un acta suscrita por quienes en ella intervengan, de conformidad con el artículo 116 del Decreto-Ley 0960 de 1970.
