Disposiciones generales
Artículo 2.2.4.2.1.1 Objeto y ámbito de aplicación.
El presente capítulo tiene por objeto reglamentar los requisitos que deben cumplir las entidades interesadas en la creación de Centros de Conciliación o Arbitraje y en la obtención de aval para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho. Las obligaciones a cargo de los Centros. El marco tarifario para los servicios de conciliación y arbitraje. El manejo de la información relacionada con los trámites conciliatorios. El Programa de Formación que deben cursar y aprobar los conciliadores extrajudiciales en derecho. Las funciones de inspección, vigilancia y control del Ministerio de Justicia y del Derecho sobre Centros y Entidades Avaladas para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho.
Creación de Centros
Artículo 2.2.4.2.2.1. Personas facultadas para solicitar la creación de Centros de Conciliación.
Las personas jurídicas sin ánimo de lucro, las entidades públicas y los consultorios jurídicos de las facultades de derecho podrán solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la autorización para la creación de Centros de Conciliación, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en este capítulo.
Artículo 2.2.4.2.2.2. Personas facultadas para solicitar la creación de Centros de Arbitraje.
Las personas jurídicas sin ánimo de lucro, las facultades de derecho de las universidades y las entidades públicas podrán solicitar al Ministerio de Justicia y del Derecho la autorización para la creación de Centros de Arbitraje, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en este capítulo.
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Artículo 2.2.4.2.2.3. Contenido de la Solicitud de creación de Centros.
Las entidades interesadas en la creación de Centros deberán presentar al Ministerio de Justicia y del Derecho una solicitud suscrita por el representante legal de la entidad, en la que se indique:
Primero, la ciudad en la que el Centro prestará sus servicios.
Segundo, la información relativa a los recursos financieros necesarios para la dotación y puesta en funcionamiento del Centro, así como para su adecuada operación.
Artículo 2.2.4.2.2.4. Anexos de la Solicitud.
Con la solicitud deberá acompañarse:
1. Certificado de existencia y representación legal de la persona solicitante, salvo en relación con la Nación, los departamentos y los municipios y las demás entidades creadas por la Constitución y la ley.
2. Fotografías, planos y folio de matrícula inmobiliaria o contrato de arrendamiento del inmueble donde funcionará el Centro, que evidencien que la Entidad cuenta con instalaciones que como mínimo deben satisfacer las siguientes características:
a) Área de espera
b) Área de atención al usuario
c) Área para el desarrollo de los procesos de administración internos del Centro
d) Área para el desarrollo de los trámites conciliatorios o de arbitraje, independiente del área destinada a los procesos de administración internos del Centro, que garantice la privacidad, confidencialidad y accesibilidad según la legislación vigente
e) Espacio para el almacenamiento de la documentación generada por los trámites, que garantice su conservación, seguridad y confidencialidad
f) El proyecto financiero para la dotación y puesta en funcionamiento del Centro, así como para sostener de manera permanente su operación
g) Los documentos que acrediten la existencia de recursos financieros necesarios para la dotación y puesta en funcionamiento del Centro, así como para su adecuada operación. Cuando el interesado en la creación del Centro sea una entidad pública, debe aportar el proyecto de inversión respectivo, debidamente viabilizado por el Departamento Nacional de Planeación o por la autoridad competente, o la información que permita establecer que el presupuesto de funcionamiento de la entidad cubrirá la totalidad de los gastos generados por el futuro Centro.
3. El proyecto de Reglamento del Centro.
Artículo 2.2.4.2.2.5. Reglamento del Centro de Conciliación.
El Reglamento del Centro de Conciliación solo entrará a regir cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho haya impartido la aprobación de que trata el presente capítulo.
El Reglamento del Centro de Conciliación debe desarrollar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) La estructura administrativa del Centro de Conciliación
b) Las funciones del director
c) Los requisitos que deben reunir los conciliadores, así como las causas para su exclusión de las listas del Centro de Conciliación
d) El procedimiento para la conformación de las listas de conciliadores
e) La forma de designar conciliadores de las listas
f) Los mecanismos de información al público en general, sobre los trámites de conciliación
g) Un código interno de ética al que deberán someterse todos los conciliadores inscritos en la lista oficial del Centro, que garantice la transparencia e imparcialidad del servicio
Artículo 2.2.4.2.2.6. Reglamento del Centro de Arbitraje.
El Reglamento del Centro de Arbitraje solo entrará a regir cuando el Ministerio de Justicia y del Derecho haya impartido la aprobación de que trata el presente capítulo.
El Reglamento Interno del Centro de Arbitraje debe desarrollar, como mínimo, los siguientes aspectos:
a) La estructura administrativa del Centro de Arbitraje
b) Las funciones del director
c) Los requisitos que deben reunir los árbitros, secretarios de tribunal arbitral y amigables componedores, las causas para su exclusión de las listas del Centro de Arbitraje y el deber de información consagrado en el artículo 15 de la Ley 1563 de 2012
d) Las reglas de los procedimientos arbitrales, con el fin de que estas garanticen el debido proceso, incluyendo el procedimiento breve y sumario que se aplicará en el arbitraje social.
e) El procedimiento para la conformación de las listas de árbitros, secretarios de tribunal arbitral y amigables componedores
f) La forma de designar árbitros y Amigables Componedores de las listas
g) Las reglas de la amigable composición, cuando sea del caso, con el fin de que estas garanticen derechos de las partes a la igualdad y a la contradicción de argumentos y pruebas
h) Los mecanismos de información al público en general, sobre los procesos arbitrales y de Amigable Composición
i) Las tarifas de honorarios de árbitros y secretarios
j) Las tarifas de gastos administrativos.
En el Reglamento Interno de los Centros de Arbitraje se podrá incluir también las reglas de procedimiento para el Arbitraje Virtual. En este caso, el Reglamento deberá contener:
a) Primero, los mecanismos que se emplearán para la firma del director del Centro, de los árbitros, de los Amigables Componedores y de las partes, que garanticen confiabilidad e idoneidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 527 de 1999
b) Segundo, el nombre de dominio del sitio de Internet al que accederán partes, árbitros y amigables componedores para el desarrollo de los procedimientos arbitrales y de Amigable Composición, y que será la sede electrónica del Centro
c) Tercero, la implementación de herramientas que permitan el acuse de recibo de los actos de notificación, en los términos del artículo 20 de la Ley 527 de 1999
d) Cuarto, la inclusión de una alternativa que le permita a los usuarios la posibilidad de una etapa automatizada de arreglo directo, a través de desarrollos tecnológicos.
Artículo 2.2.4.2.2.7. Requisitos especiales para las solicitudes formuladas por entidades sin ánimo de lucro.
Cuando la solicitud provenga de una entidad sin ánimo de lucro. Cuyo objeto social comprenda la facultad para ofrecer servicios de conciliación, arbitraje o amigable composición. Además de los requisitos y anexos previstos en los artículos anteriores, la solicitud deberá contener:
a) Diagnóstico de conflictividad y tipología de conflicto del municipio o distrito en el que funcionará el Centro, según la normativa que establezca el Ministerio de Justicia y del Derecho para el efecto
b) Asimismo, el proyecto de reglamento según el tipo de Centro de que se trata, de conformidad con lo previsto en los artículos 2.2.4.2.2.5° y 2.2.4.2.2.6., de este capítulo.
Artículo 2.2.4.2.2.8. Procedimiento para la autorización de creación de Centros.
La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho decidirá sobre la solicitud dentro de los sesenta (60) días siguientes a su presentación. Término durante el cual podrá requerir a la entidad solicitante para que complete o adicione la documentación presentada con la solicitud.
Si la solicitud satisface los requisitos exigidos para la creación del Centro, la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho expedirán la respectiva resolución. Y registrará los datos del Centro en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.
Contra las decisiones adoptadas por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho en este trámite, proceden los recursos de reposición y apelación, según lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1437 de 2011.
