Obligaciones de los Centros de Conciliación o Arbitraje

Artículo 2.2.4.2.3.1. Principios.

Los Centros deberán desarrollar sus funciones de acuerdo con los siguientes principios:

a) Celeridad. Los protocolos de atención del Centro deben garantizar que las actuaciones se llevan a cabo sin dilaciones

b) Idoneidad. Los conciliadores deben estar capacitados en Mecanismos Alternativos de Solución de conflictos en los términos establecidos en este capítulo. Los Centros de Conciliación deben propender a que los conciliadores inscritos en sus listas sean especializados y se actualicen constantemente. Los Centros de Arbitraje deben asegurar que los árbitros, secretarios de tribunal arbitral y amigables componedores reúnen las características señaladas por la ley

c) Participación. Los Centros deben generar espacios de intervención de la comunidad, enfocados en entronizar en ella la cultura de los métodos alternativos de solución de conflictos, con el propósito de cambiar en los individuos que la integran las concepciones antagónicas propias del debate judicial y evitar el escalamiento de los conflictos en la sociedad

d) Responsabilidad social. Los Centros deben garantizar que sus servicios se ofrezcan de forma gratuita o bajo condiciones preferenciales de acceso a personas de los estratos 1 y 2

e) Gratuidad. Son gratuitos los trámites que se celebren ante los Centros de Conciliación de consultorio jurídico. También serán gratuitos los procedimientos que se adelanten ante Centros de las entidades públicas, sin perjuicio de las excepciones que señale la ley. 

Artículo 2.2.4.2.3.2. Principios especiales de los Centros de Conciliación.

Además de lo dispuesto en el artículo anterior, los Centros de Conciliación deberán desarrollar sus funciones de acuerdo con los siguientes principios:

a) Autonomía de la voluntad de las partes. Todos los acuerdos construidos en el trámite de conciliación extrajudicial en derecho dependen directamente de las partes involucradas en el conflicto. Los interesados gozan de la facultad de definir el Centro de Conciliación en donde se llevará a cabo la conciliación, elegir el conciliador, y aceptar o no las propuestas de arreglo en la conciliación

b) Informalidad. Las actuaciones de los conciliadores y de los Centros de Conciliación se caracterizarán por el mínimo formalismo.

Artículo 2.2.4.2.3.4. Modificaciones en las condiciones de funcionamiento del Centro.

La Entidad está obligada a mantener las condiciones de funcionamiento del Centro que fueron desarrolladas en la solicitud de autorización de funcionamiento. Cualquier modificación a las condiciones mínimas previstas en los artículos 2.2.4.2.2.4., 2.2.4.2.2.5., 2.2.4.2.2.6., y 2.2.4.2.2.7., debe ser previamente aprobada por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Artículo 2.2.4.2.3.5. Listas de conciliadores, árbitros y secretarios.

El Centro deberá tener listas de conciliadores y árbitros, según corresponda, clasificadas por especialidad jurídica, de acuerdo con el perfil que el mismo Centro determine para cada uno. También deberá tener listas de secretarios. En la conformación de las listas deberá verificarse, como mínimo, lo siguiente:

a) Que se cumpla con los requisitos legales establecidos por la normativa vigente

b) Que la hoja de vida se ajuste al perfil y a las competencias determinadas por el Centro.

Parágrafo. Independientemente de la forma en que, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 640 de 2001, se seleccione la persona que actúe como conciliador, este no podrá citar a las partes a audiencia de conciliación por fuera de las instalaciones del Centro, salvo casos excepcionales previamente autorizados por el director del Centro.

Lo anterior, no aplicará para las audiencias de conciliación que puedan darse con ocasión de los daños materiales en accidentes de tránsito, de que trata el artículo 143 de la Ley 769 de 2002, cuya atención podrá realizarse en el lugar de los hechos, según se determine en el protocolo de atención del respectivo centro, como tampoco para los casos excepcionales previamente autorizados por el director del centro» (Subrogado Decreto 2462 de 2015, artículo1).

Artículo 2.2.4.2.3.6. Renovación de las listas de conciliadores.

Cada dos (2) años, los Centros de Conciliación revisarán y actualizarán sus listas de conciliadores, con base en la idoneidad y desempeño de sus integrantes. Para ello podrán tenerse en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

a) Cumplimiento de los deberes establecidos

b) Cumplimiento de los procedimientos, protocolos y actividades establecidos

c) Opinión o satisfacción del usuario

d) Disponibilidad

e) Conocimiento y habilidades en materia de conciliación o arbitraje, según sea el caso.

Artículo 2.2.4.2.3.7. Códigos de identificación.

Los Centros deberán adoptar los códigos de identificación asignados por el Ministerio de Justicia y del Derecho, que serán generados de manera automática por el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición, previo trámite del Centro. El Centro deberá informar por escrito a cada conciliador, acerca del código que este deberá usar en sus actuaciones.

Artículo 2.2.4.2.3.8. Educación continuada.

Los Centros de Conciliación deberán organizar sus propios programas de educación continuada en materia de mecanismos alternativos de solución de conflictos, dirigido a los conciliadores inscritos en sus listas.

Uso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y el Arbitraje Virtual 

Artículo 2.2.4.2.4.1. Utilización de medios electrónicos.

Los Centros de Arbitraje y cualquier interviniente en un arbitraje podrán utilizar medios electrónicos en todas las actuaciones, sin que para ello se requiera de autorización previa y, en particular, para llevar a cabo todas las comunicaciones, tanto del Tribunal con las partes como con terceros, para la notificación de las providencias, la presentación de memoriales y la realización de audiencias, así como para la guarda de la versión de las mismas y su posterior consulta.

Artículo 2.2.4.2.4.2. Notificaciones por medios electrónicos.

Las providencias podrán notificarse a las partes por cualquier medio electrónico, en los términos dispuestos en la ley.

Cuando se requiera acusar recibo de un mensaje de datos, dicho requisito se entenderá surtido, entre otros, en los siguientes casos. Cuando:

  1. Se obtenga una comunicación del interesado por cualquier medio idóneo, en la que manifieste conocer la providencia notificada.
  2. Se reciba una constancia de recibo del mensaje de datos que contiene la providencia notificada en el buzón electrónico del sujeto notificado. Para ello podrán utilizarse mecanismos como el correo electrónico certificado, entre otros.
  3. Exista cualquier acto inequívoco del notificado sobre el conocimiento de la providencia.

La notificación por medios electrónicos podrá realizarse a través del correo electrónico u otros mecanismos de comunicación virtual, como los sistemas de mensajería instantánea. En estos casos, la prueba del acuse de recibo seguirá las mismas reglas previstas en los numerales anteriores.

Artículo 2.2.4.2.4.3. Listas de árbitros para el Arbitraje Virtual.

Los Centros de Arbitraje que ofrezcan el servicio de Arbitraje Virtual podrán tener una lista especial conformada con los árbitros que se dediquen a esta forma de arbitraje.

Artículo 2.2.4.2.4.4. Remisión de documentos y Comunicaciones.

La presentación de memoriales, las notificaciones, los traslados, y en general todas las comunicaciones intercambiadas entre las partes y el tercero neutral, en el curso de las actuaciones del Arbitraje Virtual, serán transmitidas por medios electrónicos a través del Sistema de Información.

Artículo 2.2.4.2.4.5. Audiencias.

Las audiencias en el Arbitraje Virtual se realizarán íntegramente a través de videoconferencia, teleconferencia o por cualquier otro medio de comunicación simultánea, según lo determine el tribunal o el árbitro único. El Centro de Arbitraje dispondrá lo pertinente para la grabación y conservación de las audiencias que se surtan a través de estos medios.

Artículo 2.2.4.2.4.6. Cobertura del Arbitraje Virtual.

Para efectos de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1563 de 2012, se entenderá que el Arbitraje Virtual se presta para todo el territorio nacional.

Decreto Sector Justicia y del Derecho

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