Tablero Kanban

Tablero Kanban

El tablero Kanban es una herramienta que te permite mejorar la gestión de proyectos ya que ayuda a visualizar el trabajo, maximizar el flujo para lograr una mayor eficiencia. Kanban viene del japonés y traduce señal visual, y es que es la herramienta que actualmente se usa para visibilizar el trabajo, principalmente de áreas como la de tecnología y servicios.

Lograr visualizar de esta manera el trabajo o tareas es muy importante, primero porque ayuda a evidenciar la cantidad de trabajo que se tiene; adicionalmente favorece el trabajo en sintonía y te facilita enseñar tu trabajo al resto del equipo.

Otro de los objetivos relevantes del tablero Kanban es la mejora continua, pues al poder evidenciar el trabajo de manera más amplia, pero a la vez, específica; nos será más fácil identificar aspectos o factores que nos impidan maximizar nuestros recursos y lograr una mayor efectividad. Además, que el tablero Kanban se basa en la evolución de las tareas para lograr la mejora continua. (Ver También: Cómo Calcular el Tamaño del Mercado con el TAM, SAM y SOM)

Tipos de Tableros Kanban

Existen dos tipos de tablero Kanban: el físico y el digital. Los físicos son muy sencillos, los puedes armar con la cantidad de columnas verticales que sean necesarias. Una forma muy fácil de hacerlo es dibujar en un tablero las columnas y en notas post-it o notas adhesivas ir moviendo las tareas de acuerdo al flujo que tengan; la única desventaja del tablero físico es que no es útil para trabajo remoto.

Y, por su parte, los tableros digitales permiten la sincronía entre trabadores remotos, son muy fáciles de crear y actualmente existen varias aplicaciones o páginas que permiten crearlos y configurarlos a la medida.

Otra gran ventaja de estos tableros digitales es que permiten el acceso de todos en cualquier momento, teniendo siempre la información unificada y actualizada; además, cuentan con opciones de realizar comentarios, dejar mensajes y la opción de compartir para lograr que el equipo esté más sincronizado.

Elementos y Características del Tablero Kanban

A la hora de hacer un tablero Kanban ya sea físico o digital, debes tener en cuenta 5 elementos: columnas, punto de compromiso, punto de entrega, límites del trabajo y señales visuales.

Las columnas es el elemento más básico de un tablero Kanban, pues estas son las que conforman el flujo de trabajo. Cada columna debe representar una actividad general en la que se van moviendo las actividades específicas; por ejemplo, una columna para tareas pendientes, otra para tareas en progreso y otra para tareas terminadas.

El punto de compromiso se refiere al momento en el que el equipo de trabajo comienza la etapa productiva del proyecto o actividad. En este punto los trabajadores ya tienen claro qué hacer y cómo hacerlo, es decir, que es el momento de la ejecución; por consiguiente, la etapa de lluvia de ideas, planteamiento de objetivos, etc, no entra en esta fase de punto de compromiso. (Ver También: Innovación Ágil)

Asimismo, el punto de entrega se refiere al momento en el que el proyecto ya está terminado, pero adicionalmente, se considera listo, cuando, por ejemplo, el cliente ya dio el visto bueno, el producto está al aire o el servicio disponible. Con el punto de entrega se llega al final del flujo de trabajo propuesto por el tablero Kanban.

Los límites del trabajo se refieren a la cantidad de tarjetas o actividades que puede estar en una misma columna en cierto momento del proyecto. Esta parte es súper importante porque permite anticiparse a un posible estancamiento; cuando esto ocurre, el equipo de trabajo debe enfocarse en trabajar en esas actividades para cambiar las tarjetas de columna y continuar con el flujo del proyecto.

Y finalmente, las señales visuales que son los elementos característicos de los tableros Kanban. Por señales visuales podemos entender las tarjetas, tickets, notas adhesivas, post-it, etc. Estas señales visuales son la que nos ayudan a identificar más fácilmente el estado de las actividades y del proyecto en general.

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Autor: Marcelo Parra

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