¿Sientes que, por más de que trabajes y trabajes, o estudies y estudies, se te va el tiempo y al final del día no has avanzado nada? Tal vez sea el momento de revisar y mejorar tus habilidades de planificación. Estas consisten en hacer todo un proceso de análisis y proyección, teniendo en cuenta el tiempo, las tareas que debo hacer y lo que implica cada actividad. ¿Esto que nos permite? Tener el máximo control posible sobre las diferentes situaciones para que salga como lo esperamos.
Las habilidades de planificación o de organización son importantes que cualquier momento de la vida, en cualquier circunstancia o cualquier rol que estemos desempeñando. Es que no se trata solo de planificar bien una semana de trabajo, planificar bien ayuda en la etapa educativa; también en la crianza de los hijos, en los diferentes planes como los viajes familiares, y en general, en la vida. (Te puede interesar también: Habilidades Blandas, Consejos para el Éxito Personal y Profesional)
Consejos para Mejorar mis Habilidades de Planificación
Prioriza
Este es un consejo muy útil tanto para mejorar las habilidades planificación como la de organización y gestión del tiempo. Se trata de categorizar en dos formas, la primera es identificar las tareas por su urgencia e importancia y la segunda categoría por qué tanto esfuerzo implica hacerlas.
De esta manera, las primeras actividades que hagas en el día, que es cuando más energía tienes, son las tareas urgentes y prioritarias y las tareas que mayor esfuerzo impliquen.
¿Por qué? Porque lo urgente es lo primero a lo que debemos dedicar tiempo, y respecto a las tareas de mayor esfuerzo, la mañana es el mejor momento, porque en la tarde o noche, tendremos el cansancio acumulado del día y lo más probable es que solo terminemos procrastinando hasta el día siguiente.
El mayor esfuerzo no solo se refiere a tareas que impliquen levantar cosas pesadas o exijan físicamente más; sino todas aquellas actividades que sean largas, dispendiosas o que nos cuesten más realizarlas que otras. Por ejemplo, no es lo mismo hacer el informe mensual que diez llamadas a clientes.
De esta manera, podrás dejar las tareas o actividades más fáciles y rápidas para el final del día, donde es más probable que las termines. (Ver También: Cómo Gestionar Mejor el Tiempo.)
Agrupa actividades similares por día o jornada
Es una excelente recomendación para mejorar las habilidades de planificación, puede ser que agrupes actividades similares por día o por jornada. Es decir, en la mañana, (si no hay pendientes urgentes) te dedicas a evacuar todas las llamadas pendientes y correos pendientes por responder; y en la jornada de la tarde a realizar los informes, diseñar, crear, escribir, o lo que sea a lo que te dediques.
O bien puedes agruparlo por días, por ejemplo, planificas para que todos los martes realices los informes, los miércoles son los días para llamar a nuevos clientes, etc.
Tiempo entre tareas
Si no quieres fallar en tu tarea de planificación, es importante que des el tiempo adecuado a cada tarea y además, tiempo entre tareas. Y es que hay muchas variables que pueden alterar el tiempo que destinaste, por ejemplo, que alguien llegue tarde, que falle la conexión a Internet, más tiempo en el tráfico, etc.
La recomendación es que, al momento de planificar, asignes tiempo entre cada actividad, o sea, si programaste una reunión de 8am a 9am, no planifiques ninguna tarea a partir de las 9am, date un espacio al menos de 15 minutos.
Planifica por semana
Y definitivamente para mejorar tus habilidades de planificación, tienes que comenzar a planificar por semana y a su vez, día por día. Esto ayuda muchísimo a tener un panorama más amplio de todo lo que está pendiente y de esta manera pensar la mejor manera de planificar; y es que, si vas con el día a día, es probable que las tareas pequeñas y no relevantes consuman tu tiempo y energía.
Además, si tienes claro todo lo que tienes por hacer, también es más fácil que puedas agrupar las tareas similares, sepas cuánto tiempo necesitas; y de esta manera puedas planificar mucho mejor.
Al momento de planificar tu semana, día por día, ten en cuenta también de darles el orden diario, recuerda darle prioridad a lo urgente; y después a las tareas más pesadas o difíciles de primeras y luego las más sencillas.
