Los pagos de nómina son una tarea que se deben hacer de una a dos veces por mes, dependiendo de la forma de pago de la empresa. Cuando se hace de manera manual, se pueden incurrir en varios errores, para evitarlos al máximo, existen software de nómina que permiten hacer los pagos de nómina electrónica.
Imagina también el desgaste que implica liquidar la nómina de muchísimos empleados, las horas extras, los recargos, los descuentos de ley, los ahorros, etc. Muchas cosas para tener en cuenta que se pueden simplificar con un software y así reducir la carga del trabajador que paga la nómina.
Pero, antes de continuar hablando sobre el software de nómina y el pago de nómina electrónica, tienes total claridad sobre qué es nómina. El término nómina tiene varios significados. Por una parte, se refiere a toda la plantilla de trabajadores de una empresa que cobran un sueldo por su trabajo.
El segundo significado se refiere a la suma de dinero que recibe el trabajador. Es decir, en algunos contextos nómina es un sinónimo de sueldo.
Y un tercer significado que es el que más compete al área de recursos humanos es que, la nómina es el conjunto o la suma de valores que la empresa debe pagar al trabajador. En esta se incluye sueldo, comisiones, bonificaciones, horas extras, recargos, etc.
Pago de Nómina Electrónica
El pago de nómina electrónica es un documento digital que equivale al soporte de pago del salario que la empresa realiza al trabajador y que se le envía a la DIAN. En Colombia, más allá de ser una forma más fácil y eficiente de gestionar este soporte, es una nueva obligación que tienen las empresas de acuerdo con la resolución de la DIAN.
De acuerdo con la resolución 00028 de 2022 que expidió esta entidad, las empresas deben generar el pago de nómina electrónica los primeros 10 días del mes siguiente. Es decir, si se liquidó la nómina de octubre, el pago de nómina electrónico se debe enviar los primeros 10 días de noviembre a la DIAN.
En este reporte se debe especificar el valor devengado, acumulado y causado por cada trabajador en un periodo específico. Esta información es de gran utilidad para las deducciones en las declaraciones tributarias que deben hacer los trabajadores.
Tips para Agilizar el Pago de Nómina Electrónica
Este es un proceso que se debe realizar cada mes, por eso es importante contar con las herramientas adecuadas que le permitan a la empresa y el área encargada facilitar esta función y minimizar la posibilidad de errores.
1. Software de nómina. Esta es la mejor herramienta que puedes implementar en tu organización. Tener un software de nómina facilita la gestión de liquidación de nómina, ayuda mucho teniendo en cuenta las diferentes variables como: horas trabajadas, incapacidades, vacaciones, horas extras, deducciones, retenciones y demás.
Otra gran ventaja de tener un software de nómina es que se guarda la información en la nube, facilitando el acceso y flujo a la información; y la información estará siempre actualizada.
2. Establece parámetros. Este consejo es muy útil e importante para facilitar el trabajo de la persona encargada. Los parámetros deben incluir parámetros de nómina: cómo liquidar la nómina, qué tener en cuenta, qué hacer en caso de un error, cómo corregir cuando el pago es equivocado, etc. En los parámetros también se deben tener en cuenta los requisitos de ley.
3. Automatizar. Los softwares de nómina tienen la gran ventaja de que permiten automatizar muchísimas tareas cotidianas del área de recursos humanos o del área competente que hagan los pagos de nómina. Automatizar la mayor cantidad de tareas posibles ayuda a mejorar los flujos de trabajo, el acceso a la información y la efectividad de las tareas.
¿Por Qué Tener un Software de Nómina?
1. Ayuda a que el proceso de liquidación de nómina sea más ágil, eficiente y con mínimo de errores.
2. El software puede ser flexible y ajustarse a las necesidades de la empresa.
3. La tecnología permite que se pueda acceder al software desde diferentes dispositivos, incluso desde el celular.
4. Son herramientas seguras a las que solo pueden acceder el personal autorizado.
5. Almacena la información en la nube y en tiempo real. Esto permite crear informes detallados y gráficos, que faciliten la toma de decisiones.
