Los chats de trabajo son una herramienta que facilitan el flujo de la información, son aplicaciones fáciles de usar y que permiten que la comunicación sea más inmediata. Sin embargo, los chatos de trabajo se pueden convertir en un dolor de cabeza si no se saben moderar.
Los avances tecnológicos, las nuevas modalidades de trabajo y la creación de nuevas aplicaciones han permitido que los canales de comunicación en el ámbito laboral sean más, inmediatos y constantes, casi que permanentes.
Aplicaciones como whatsapp, los chats de Gmail o antiguamente el messenger, permitían mantener una comunicación más rápida, no solo de manera personal, sino también laboral. Actualmente, no solo existen los chats de trabajo sino chats grupales de trabajo que, si bien facilitan la comunicación entre los trabajadores, también puede resultar ser una pesadilla.
Para que eso no pase o darle el mejor uso posible, te vamos a compartir algunas recomendaciones sobre cómo manejar los chats de trabajo y sacarle el mayor provecho a esta herramienta. (Ver También: Liderazgo Situacional)
Recomendaciones para Manejar los Chats de Trabajo
Cuidado con los tiempos y horarios
Para darle un buen manejo a los chats de trabajo no solo debes tener en cuenta el horario laboral, sino el tiempo de la otra persona. Puede que le escribas mensajes a una persona en su horario laboral, pero ¿sabes si está disponible para responder de manera inmediata o sabes si no estás interrumpiendo alguna reunión?
Cuando va a ser un mensaje largo y que requiere de interacción o respuesta de la otra persona, lo mejor que se puede hacer es preguntar primero que la otra persona tiene disponibilidad de tiempo para hablar contigo. Es solo un acto de cordialidad y respeto por el tiempo y las responsabilidades del otro.
Cuando se trata solo de un mensaje, por ejemplo, de aviso, de recordatorio, para citar a una reunión, etc, no es necesario preguntar primero por la disponibilidad; pues en este caso solo envías el mensaje y listo. (Recomendamos leer también: Cómo los Chats Inteligentes Mejoran la Eficiencia en el Trabajo)
Sé cordial, amable y preferiblemente formal
Recuerda que a través de un texto no puedes dar un tono o una entonación, eso lo hace cada persona al leer el mensaje, por eso te recomendamos que en los chats de trabajo procures ser lo más cordial y amable posible. Utilizar un lenguaje formal también es lo más recomendado.
Escoge la ocasión adecuada
Esta recomendación para manejar los chats de trabajo está enfocada especialmente a los chats grupales. Cuando hay una comunicación grupal, por ejemplo, una citación para una reunión, un recordatorio de la fecha límite del proyecto, una felicitación, etc, está bien hacerlo de manera grupal.
Pero, cuando la comunicación va dirigida a una sola persona, no se debe hacer por el chat grupal. Igualmente, si es un tema extenso e involucra a varias personas, lo recomendado es hacer una reunión específica para dicho tema y no usar los chats para ello. En este caso, el chat de trabajo sería solo para informar sobre la reunión.
Otro aspecto que afecta el uso de los chats de trabajo son los mensajes personales, como normal se valen los comentarios positivos respecto al trabajo; sin embargo, los mensajes personales o íntimos no son recomendados.
Hay empresas que utilizan los chats para felicitar a sus trabajadores por sus cumpleaños, porque se convirtieron en padres, etc; ya depende de cada empresa o del área de recursos humanos qué gestión quieran hacer en este caso, una opción es enviar un correo personalizado y que cada persona que quiera felicitar lo haga de manera privada.
Dile no a los grupos masivos
La idea de los chats de trabajo es que se logra una comunicación más veloz y efectiva, es por esta razón que no se recomiendan tener grupos masivos, al menos no más de 10 personas.
Por ejemplo, no es necesario que se cree un grupo de toda la empresa, a menos que sea una empresa pequeña que no supere las 10 o 15 personal; de lo contrario, lo mejor es hacerlo por área o departamento.
