Manejo de Información de la Conciliación
Artículo 2.2.4.2.7.1. Actas y constancias.
Sin perjuicio de lo establecido en el artículo 2.2.4.2.7.7., del presente capítulo, los conciliadores, notarios y servidores públicos habilitados por ley para conciliar, deberán registrar en el SICAAC, las actas y constancias derivadas de los trámites conciliatorios desarrollados ante ellos.
En las actas y constancias se incluirá la información relativa a la dirección física y electrónica de quienes asistieron a la audiencia.
Las actas y constancias de las que tratan los artículos 1° y 2° de la Ley 640 de 2001 son documentos públicos y por tanto hacen fe de su otorgamiento, de su fecha y de las declaraciones que en ellos haga el conciliador que las firma.
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Artículo 2.2.4.2.7.2. Gestión Documental.
Los Centros, notarios y servidores públicos habilitados por ley para fungir como conciliadores garantizarán la custodia, conservación y disponibilidad de la documentación relacionada con la prestación de sus servicios, de acuerdo con lo establecido en la Ley General de Archivo.
También deberán garantizar la custodia, conservación y disponibilidad de los archivos en los casos de arbitraje virtual.
Artículo 2.2.4.2.7.3. Deterioro.
Los documentos que se deterioren serán archivados y sustituidos por una reproducción exacta de ellos, con anotación del hecho y su oportunidad, la cual será suscrita por el Director del Centro o la del funcionario o notario conciliador.
Artículo 2.2.4.2.7.4. Pérdida.
En caso de pérdida de algún documento, se procederá a su reconstrucción con base en los duplicados, originales o documentos auténticos que se encuentren en poder de las partes, del propio Centro, del conciliador, del funcionario o del notario, según sea el caso.
Artículo 2.2.4.2.7.5. Traslado y remisión de información.
En el evento en que se revoque la autorización de funcionamiento del Centro de Conciliación, este remitirá el archivo documental de los trámites de conciliación y de insolvencia que ante él se llevaron a cabo, al Ministerio de Justicia y del Derecho, el cual designará otro centro para la custodia de ese archivo.
Artículo 2.2.4.2.7.6. Reporte de información.
Los Centros y las Entidades Avaladas, deberán registrar en el SICAAC, los datos relacionados con los conciliadores, árbitros, secretarios de tribunal arbitral, amigables componedores, estudiantes capacitados y con los trámites que se adelanten ante el Centro.
La información deberá ser registrada a más tardar dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que el Centro asume conocimiento del caso o a la generación de la respectiva documentación, según sea el caso.
Artículo 2.2.4.2.7.7. Procedimiento para el registro y archivo de actas de conciliación.
El conciliador deberá tramitar el registro de las actas de conciliación de que trata el artículo 14 de la Ley 640 de 2001, ante el Centro de Conciliación en el cual se encuentre inscrito. Si el conciliador está inscrito en varios Centros de Conciliación registrará el acta en cualquiera de ellos a su elección, de lo cual comunicará a las partes. En todo caso, si la selección del conciliador se hace por designación de un Centro de Conciliación, el registro se realizará ante este mismo Centro.
El conciliador entregará al Centro de Conciliación copia de los antecedentes del trámite conciliatorio, un original del acta de conciliación y tantas copias del acta como partes haya.
El Director del Centro de Conciliación verificará el cumplimiento de los requisitos formales del acta de conciliación establecidos en el artículo 1° de la Ley 640 de 2001 y verificará que quien haya realizado la conciliación sea un conciliador de su Centro. Si se cumplen las condiciones anteriores, el Centro imprimirá al reverso del acta de conciliación, el formulario de resultado del caso ingresado en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.
El Director del Centro hará constar en las copias de las actas si se trata de las primeras copias que prestan mérito ejecutivo y las entregará a las partes. En ningún caso se entregarán los originales de las actas de conciliación a las personas interesadas. El original del acta junto con las copias de los antecedentes del trámite conciliatorio, se conservará en el archivo del Centro.
Artículo 2.2.4.2.7.8. Criterios de calidad.
Los Centros de conciliación deberán implementar y satisfacer los requisitos generales del servicio contemplados en la Norma Técnica de Calidad 5906 o aquella que la modifique o sustituya. Los Centros voluntariamente se someterán a los procesos de certificación de calidad basados en la Norma Técnica.
Artículo 2.2.4.2.7.9. Papelería del Centro.
Los Centros deberán incluir en su promoción y divulgación por cualquier medio, así como en su papelería, la mención de que están sujetos a inspección, control y vigilancia del Ministerio de Justicia y del Derecho.
Programa de formación en conciliación extrajudicial en derecho
Artículo 2.2.4.2.8.1. Requisitos para solicitar el Aval.
Las entidades interesadas en recibir el aval para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho, deberán reunir los siguientes requisitos:
a) Que el Centro de Conciliación de la Entidad haya obtenido del Ministerio de Justicia y del Derecho autorización para su funcionamiento. Como mínimo, tres (3) años antes de la radicación de la solicitud. Y que dicha autorización no haya sido revocada
b) Que el Centro de Conciliación de la Entidad haya operado durante los tres (3) años anteriores a la radicación de la solicitud. Y haya tramitado a lo largo de ellos no menos de cincuenta (50) casos de conciliación. Según reporte generado por el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición
c) Que el Centro de Conciliación de la Entidad no haya sido sancionado por el Ministerio de Justicia y del Derecho en los últimos tres (3) años.
Parágrafo. Las Universidades podrán ofrecer a sus estudiantes la formación en conciliación de que trata este artículo, sin necesidad de tramitar el Aval respectivo. Con todo no podrán certificar la correspondiente formación en los términos del artículo 2.2.4.2.8.6.
Artículo 2.2.4.2.8.2. Solicitud.
La solicitud de Aval deberá presentarse en escrito firmado por el representante legal de la entidad y acompañarse de los documentos que acrediten el lleno de los requisitos señalados en el artículo anterior, así como del contenido del Programa de Formación, el desarrollo de los objetivos y el planteamiento del sistema de evaluación de cada módulo, tanto para docentes como para alumnos.
Artículo 2.2.4.2.8.3. Contenido del Programa de Formación.
El Ministerio de Justicia y del Derecho fijará mediante resolución los contenidos mínimos que debe comprender el Programa de Formación. Este se dividirá en tres módulos: básico, entrenamiento y pasantía. La aprobación de cada módulo será requisito para continuar la capacitación.
Tanto el módulo básico como el módulo de entrenamiento, tendrán una duración mínima de sesenta (60) horas. La pasantía comprenderá un mínimo de dos (2) audiencias acompañadas por un docente conciliador.
Artículo 2.2.4.2.8.4. Procedimiento de otorgamiento de Aval.
El Ministerio de Justicia y del Derecho decidirá sobre la solicitud dentro de los sesenta (60) días siguientes a su presentación. Dentro de los cuales podrá requerir al Centro de Conciliación o a la Entidad que solicita el aval para que complete o adicione la documentación presentada con la solicitud.
Si la solicitud no satisface los mencionados requisitos. El Ministerio de Justicia y del Derecho así lo indicará al solicitante y otorgará un plazo no mayor a treinta (30) días calendario para que subsane los defectos que pueda presentar su solicitud, so pena del archivo del trámite.
Si la solicitud satisface los requisitos exigidos para otorgar el Aval para impartir formación en conciliación extrajudicial en derecho. El Ministerio de Justicia y del Derecho expedirá la Resolución respectiva e ingresará los datos de la entidad avalada en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.
Contra las decisiones adoptadas por la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del Derecho en este trámite. Procede el recurso de reposición y apelación de conformidad con lo previsto en el artículo 74 de la Ley 1437 de 2011.
Artículo 2.2.4.2.8.5. Capacitación virtual y a distancia.
Las Entidades Avaladas procurarán utilizar herramientas que permitan el mayor acceso de los alumnos a la capacitación. Para ello podrán realizar cursos virtuales y a distancia.
Artículo 2.2.4.2.8.6. Certificados.
Las Entidades Avaladas únicamente certificarán a las personas que cursen y aprueben el programa académico ofrecido. El certificado que expidan deberá contener la siguiente información:
a) Nombre de la entidad avalada
b) Número de la resolución de aval
c) Nombre y cédula de ciudadanía del estudiante
d) Intensidad horaria del programa académico
e) Certificación de que se aprobó el programa académico respectivo
f) Firma del Director.
Artículo 2.2.4.2.8.7. Registro de capacitados en el Sistema de Información de la Conciliación, el Arbitraje y la Amigable Composición.
La Entidad Avalada deberá registrar en el SICAAC los datos de quienes hayan cursado y aprobado el Programa de Formación.
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