Importancia de una buena gestión de inventarios y claves para lograrlo

La gestión de inventarios se refiere a las acciones dentro de la cadena de suministro en las que se tiene control sobre la entrada y salida de los productos de una empresa, incluyendo si aplica, las materias primas. Dentro de la gestión de inventarios también se tiene en cuenta el proceso de ordenar y almacenar el stock o inventario, principalmente y para que sea más efectivo, de acuerdo con la rotación del inventario.

Tener un inventario implica unos costos específicos para la empresa, como el costo del almacenaje, empleados, sistema de gestión, entre otros. Por lo que tener una buena gestión de inventarios debe estar enfocada, entre otras cosas, en reducir esos costos, maximizar la gestión, asegurar el funcionamiento del negocio y evitar pérdidas innecesarias de dinero. 

¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de inventarios es el proceso de supervisar y controlar los bienes disponibles de una empresa para satisfacer la demanda de los clientes. Implica planificar la cantidad óptima de inventario, establecer políticas de reorden, monitorear los niveles de inventario y buscar constantemente maneras de mejorar la eficiencia. Una gestión efectiva es crucial para garantizar el servicio al cliente, minimizar costos y mantener la rentabilidad del negocio. (Te puede interesar también: Inventario muerto: cómo identificarlo, evitarlo y optimizar tus operaciones)

4 Claves para tener una buena gestión de inventarios

Información actualizada y centralizada

Es lo más básico para tener una buena gestión de inventarios y tener un correcto funcionamiento de la cadena de suministro. No importa el sistema de gestión que tengas, si no lo mantienes actualizado no va a funcionar bien.

¿Cuál es la información básica que necesitas? La información relacionada directamente con el producto como modelo, color, talla, tamaño, etc. También se requiere saber el sku (stock keeping unit), código de barras, número de lote, fabricante. Estos datos ayudan a identificar los productos de un inventario.

Esta información no solo ayuda a la empresa a saber con qué cuentan y qué necesitan, sino que en el proceso de alistamiento de pedidos ayudan minimizar errores al enviar productos equivocados; también influye en la agilización para la preparación de las órdenes.

La centralización de la información es tan importante como mantenerla actualizada. Es fundamental que todas las personas implicadas en este proceso puedan acceder a la misma información. No importa si tu proceso de gestión inventarios es aún manual o cuentas con un sistema la información debe estar centralizada para todos.

Manejo del Stock

Se refiere a que se deben priorizar los productos de mayor rotación bajo tres estrategias posibles. Tener un mínimo necesario para aquellos productos de tal manera que siempre haya disponibilidad en el almacén, pues ante la alerta se hace un pedido automático. Otra estrategia para el manejo del stock es primero en entrar, primero en salir, esto ayuda a evitar que los productos almacenados se caduquen, se dañen y se acumulen.

La tercera estrategia es de 80/20, resulta que generalmente se dice que el 80% de las ganancias las aportan el 20% de los productos de una empresa. En ese orden de ideas la mayor atención y prioridad la debe tener ese 20% de productos. Sin eliminar o dejar en el olvido el resto de inventario. En general, el manejo del stock dentro de la gestión de inventarios está enfocado a evitar inexistencias y reducir la acumulación para asegurar la calidad del producto.

Conocer y analizar el stock también es una herramienta muy útil para el departamento comercial. Por ejemplo, porque se pueden implementar estrategias para reducir stock acumulado, aumentar la rotación de productos, etc.

Picos de demanda

Conocer y planificar los picos de la demanda es clave para la buena gestión de inventarios; con base en la demanda de ciertas épocas se deberá abastecer el inventario para cumplir con la demanda. Ten en cuenta épocas como Navidad, Ferias, Blackfriday, Día de la Mujer, Día de la Madre, Día del Padre, etc.

Revisiones regulares

Hacer revisión y control de inventarios varias veces durante el año es una buena recomendación para tener un mejor control del almacén. Aunque se cuente con un sistema de gestión siempre es mejor comparar con el stock físico, especialmente con los productos de alta rotación. Ya cada empresa determinará la frecuencia adecuada, si semanal, mensual, trimestral o semestral.

¿Por qué es importante tener una buena gestión de inventarios?

una buena gestión de inventarios es fundamental para mantener la competitividad y el éxito a largo plazo de una empresa, al tiempo que garantiza la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa.

1. Satisfacción del cliente: Permite cumplir con los pedidos de los clientes de manera oportuna, lo que mejora la satisfacción del cliente y fomenta la fidelidad hacia la marca.

2. Reducción de costos: Al evitar el exceso de inventario, se reducen los costos asociados con el almacenamiento, obsolescencia y deterioro de los productos. Asimismo, una gestión eficiente puede ayudar a minimizar los costos de adquisición y manejo de inventario.

3. Optimización de recursos: Permite utilizar los recursos financieros de manera más eficiente al minimizar la inversión en inventario y maximizar el rendimiento de los activos.

4. Mejora de la eficiencia operativa: Una gestión efectiva de inventarios contribuye a una cadena de suministro más ágil y eficiente, lo que reduce los tiempos de espera, aumenta la productividad y mejora la capacidad de respuesta ante cambios en la demanda.

5. Maximización de la rentabilidad: Al reducir costos y optimizar recursos, una buena gestión de inventarios contribuye a mejorar la rentabilidad global del negocio.