Profesiograma: qué es y cómo hacerlo

Un profesiograma es una herramienta esencial en la gestión de recursos humanos que detalla de manera exhaustiva los requisitos, competencias y responsabilidades asociadas a un puesto de trabajo específico. Su principal utilidad radica en la capacidad de definir claramente las expectativas y criterios necesarios para el desempeño óptimo de cada rol dentro de una organización. Al delinear las cualificaciones técnicas, habilidades interpersonales y condiciones físicas necesarias, el profesiograma facilita tanto el proceso de selección y reclutamiento de personal como la evaluación y desarrollo continuo de los empleados.

¿Qué es un profesiograma?

Un profesiograma es un documento en donde se describe cuáles son las funciones de un cargo, qué tareas debe desempeñar el trabajador, así como las aptitudes, conocimientos y habilidades que debe poseer.

Y es que, los profesiogramas pueden variar de una empresa a otra, incluso si se trata del mismo cargo. Este documento es muy útil tanto para los directivos, el área de recursos humanos como los trabajadores; pues todos tienen claro las obligaciones, responsabilidades y expectativas de los cargos. Es decir, los trabajadores tienen claro la empresa qué espera de ellos; y a su vez, la compañía define el alcance de los diferentes cargos.

¿Por qué hacer un profesiograma?

El profesiograma se convierte en una herramienta muy útil para el departamento de recursos humanos, pues facilita mucho los procesos de reclutamiento y selección. No solo porque permiten tener un filtro adecuado para reducir la cantidad de candidatos; sino porque aseguran en mayor medida escoger el candidato más ideal para la vacante.

Cuando se tiene claro cuál es el perfil del cargo, es mucho más fácil encontrar al candidato idóneo que cumpla con los requisitos; así se reduce la rotación de personal, se asegura que el trabajador se compagine con el ambiente laboral y cumpla con las expectativas del cargo.

Otro aspecto importante de realizar un profesiograma es que, como se identifican las competencias que debe tener el trabajador, esta información recopilada puede marcar la ruta para que el área de recursos humanos implemente planes de formación para el crecimiento de los trabajadores.

Adicionalmente, gracias al profesiograma se pueden realizar las evaluaciones de desempeño, más justas y objetivas. De esta manera es útil no solo para nuevos trabajadores, nuevos cargos o nuevas contrataciones; sino para los trabajadores y cargos actuales, es decir, saber si realmente el trabajador está capacitado para cumplir con el cargo, o incluso tiene las capacidades para cumplir con un cargo de mayor rango. (Ver También: Estrategia Organizacional)

Elementos que debe tener un profesiograma

Los elementos que debe contener un profesiograma pueden variar según la organización y el puesto, pero en general, incluyen los siguientes:

1. Identificación del puesto

Nombre del puesto: título oficial del trabajo.

Ubicación: departamento o área de la organización donde se desempeña el trabajo.

Fecha de elaboración y actualización: permite tener un control de la vigencia del documento.

2. Descripción del puesto

Objetivo del puesto: una declaración clara y concisa del propósito general del puesto y su contribución a los objetivos de la organización.

Funciones y responsabilidades: lista detallada de las tareas y actividades que el ocupante del puesto debe realizar, especificando su frecuencia y nivel de importancia.

3. Requisitos del puesto

Formación académica: nivel de educación requerido (por ejemplo, licenciatura, maestría, doctorado) y campos de estudio preferidos.

Experiencia: años de experiencia necesarios en roles similares o en la misma industria, incluyendo tipos de experiencia específicos que son valorados.

Conocimientos técnicos: habilidades y conocimientos específicos relacionados con el puesto, como el dominio de ciertos programas informáticos, lenguajes de programación, normativas legales, etc.

Habilidades y competencias: capacidades y habilidades esenciales para el desempeño del puesto, que pueden incluir habilidades técnicas, habilidades interpersonales, capacidad de liderazgo, resolución de problemas, toma de decisiones, etc.

Idiomas: nivel de competencia requerido en uno o varios idiomas si es relevante para el puesto.

4. Condiciones de trabajo

Ambiente laboral: descripción del entorno físico donde se desempeñará el trabajo (oficina, fábrica, al aire libre, etc.).

Horario: especificación del horario laboral, incluyendo posibles turnos, horas extras y flexibilidad requerida.

Condiciones físicas: requisitos físicos específicos necesarios para el puesto, como levantamiento de peso, estar de pie por largos periodos, etc.

5. Competencias y habilidades blandas

Competencias personales: características personales y actitudes deseadas, como proactividad, trabajo en equipo, capacidad de adaptación, ética laboral, etc.

Habilidades sociales: capacidad para comunicarse eficazmente, trabajo en equipo, liderazgo, negociación y otras habilidades interpersonales.

6. Evaluación y medición del desempeño

Indicadores de desempeño clave (KPI): criterios y métricas específicas para evaluar el rendimiento del ocupante del puesto.

Métodos de evaluación: procedimientos y herramientas que se utilizarán para medir el desempeño, como evaluaciones periódicas, autoevaluaciones, retroalimentación de colegas, etc.

7. Desarrollo y capacitación

Oportunidades de formación: programas de capacitación y desarrollo que se ofrecen para mejorar las habilidades y conocimientos necesarios para el puesto.

Plan de carrera: posibilidades de crecimiento y promoción dentro de la organización a partir del puesto descrito.

8. Salario y beneficios

Rango salarial: rango de salario asociado con el puesto, teniendo en cuenta la formación y experiencia requeridas.

Beneficios adicionales: información sobre beneficios como seguro de salud, vacaciones, bonos, planes de pensión, etc.

9. Relaciones interpersonales

Supervisión recibida: descripción de la estructura jerárquica, indicando a quién reporta el ocupante del puesto.

Supervisión ejercida: si aplica, descripción de los roles y personas que el ocupante del puesto supervisará o gestionará.

10. Otros requisitos

Disponibilidad para viajar: si el puesto requiere viajes, especificar la frecuencia y el alcance (nacional o internacional).

Licencias y certificaciones: cualquier licencia o certificación específica que sea necesaria o deseable para el desempeño del puesto.

El profesiograma es una herramienta fundamental para asegurar que los empleados y candidatos comprendan claramente lo que se espera de ellos y para que la organización pueda alinear mejor las capacidades de su fuerza laboral con sus necesidades estratégicas. Al detallar todos estos elementos, se facilita el proceso de selección, formación, evaluación y desarrollo profesional, contribuyendo al éxito y crecimiento de la organización. (Ver También: ¿Cómo Motivar a los Trabajadores?)

¿Cómo hacer un profesiograma?

Elaborar un profesiograma implica un análisis detallado y sistemático de un puesto de trabajo para definir claramente sus características y requisitos. Estos son los principales pasos para crear un profesiograma:

Recopilar información inicial

• Revisar descripciones de puestos existentes.
• Consultar con supervisores y empleados actuales del puesto.
• Analizar documentos de la organización como manuales de procedimientos y políticas.

Definir los elementos del profesiograma

• Identificación del puesto.
• Descripción del puesto.
• Requisitos del puesto.
• Condiciones de trabajo.
• Competencias y habilidades blandas.
• Evaluación y medición del desempeño.
• Desarrollo y capacitación.
• Salario y beneficios.
• Relaciones interpersonales.
• Otros requisitos específicos.

Estructurar el documento

• Organizar la información de manera clara y coherente.
• Utilizar un formato estándar que sea fácil de actualizar.

Revisar y validar

• Revisar el documento con los supervisores y expertos en recursos humanos.
• Validar con empleados actuales para asegurar que refleja adecuadamente el puesto.

Actualizar regularmente

• Revisar el profesiograma periódicamente y también actualizarlo según sea necesario para reflejar cambios en el puesto o en la organización.

Ejemplo de profesiograma: analista de marketing digital

1. Identificación del puesto

Nombre del puesto: Analista de Marketing Digital

Ubicación: departamento de Marketing

Fecha de elaboración: 1 de junio de 2024

Fecha de actualización: 1 de junio de 2024

2. Descripción del puesto

Objetivo del puesto: desarrollar e implementar estrategias de marketing digital para aumentar la presencia en línea de la empresa y fomentar el compromiso del cliente.

Funciones y responsabilidades:

• Crear y gestionar campañas de marketing en redes sociales.
• Analizar métricas de rendimiento y preparar informes mensuales.
• Optimizar contenido para motores de búsqueda (SEO).
• Gestionar el presupuesto de marketing digital.
• Colaborar con el equipo de diseño para crear materiales visuales.

3. Requisitos del puesto

Formación académica: Licenciatura en Marketing, Comunicación, o afines.

Experiencia: mínimo 2 años de experiencia en marketing digital.

Conocimientos técnicos: dominio de herramientas de análisis web (Google Analytics), plataformas de publicidad en redes sociales (Facebook Ads, Google Ads), y también conocimientos básicos de HTML/CSS.

Idiomas: nivel avanzado de inglés.

4. Condiciones de trabajo

Ambiente laboral: oficina con posibilidad de trabajo remoto parcial.

Horario: jornada completa, con disponibilidad para trabajar fuera del horario regular durante campañas importantes.

5. Competencias y habilidades blandas

Competencias personales: creatividad, proactividad, capacidad de análisis.

Habilidades sociales: habilidades de comunicación, trabajo en equipo, capacidad para gestionar múltiples proyectos simultáneamente.

6. Evaluación y medición del desempeño

Indicadores de desempeño clave (KPI): aumento del tráfico web, tasa de conversión, ROI de campañas de marketing.

Métodos de evaluación: evaluaciones trimestrales de rendimiento, además las retroalimentación de clientes y equipo.

7. Desarrollo y capacitación

Oportunidades de formación: cursos en línea y seminarios sobre nuevas tendencias en marketing digital.

Plan de carrera: posibilidad de ascender a Coordinador de Marketing Digital o Gerente de Marketing.

8. Salario y beneficios

Rango salarial: $35,000 – $45,000 anuales.

Beneficios adicionales: seguro de salud, bonos por rendimiento, días de vacaciones pagados, flexibilidad horaria.

9. Relaciones interpersonales

Supervisión recibida: reporta al gerente de marketing.

Supervisión ejercida: no aplica.

10. Otros requisitos

Disponibilidad para viajar: ocasionalmente, para asistir a conferencias y eventos.

Licencias y certificaciones: certificaciones en Google Analytics y publicidad digital deseables.

Este ejemplo de profesiograma proporciona una visión integral de lo que se espera de un Analista de Marketing Digital, detallando tanto los requisitos como las condiciones de trabajo, competencias necesarias y vías de desarrollo profesional. Este documento ayuda a alinear las expectativas del empleado y de la organización, facilitando procesos de selección, evaluación y desarrollo profesional.