Recursos Humanos

Mapa de stakeholders: qué es y cómo crearlo

J Jamy Escobar Guevara

Dentro de una empresa, no importa su tamaño, es necesario gestionar la relación entre los cargos de nivel superior con los cargos de nivel inferior y otros colaboradores y entre los mismos niveles. Para facilitar esta tarea, el área de recursos humanos puede recurrir al mapa de stakeholders.

El mapa de stakeholders es una herramienta muy utilizada que permite gestionar la relación entre los directivos, gerentes o líderes de departamentos con los diferentes grupos, colaboradores y personas de la organización.

Es decir, que esta herramienta no solo se aplica para jefe y empleados, sino para todas las posibles relaciones de la organización con todas aquellas personas que tienen relación; por ejemplo, empleados, accionistas, contratistas, socios, clientes, etc.

Lo que permite este mapa de stakeholders es plasmar de manera gráfica la información e interacción de todas estas personas y sus actividades; de esta manera podemos tener una panorama más claro y amplio sobre esas diferentes relaciones y la situación de la marca, negocio o emprendimiento frente a ellos. (Ver También: Wellbeing Corporativo)

¿Cómo crear un mapa de stakeholders? 7 pasos

Crear un mapa de stakeholders es fundamental para comprender quiénes son las partes interesadas clave en un proyecto, organización o iniciativa, y cómo están interrelacionadas. Este proceso ayuda a identificar sus intereses, necesidades, influencias y expectativas.

Paso 1: identificar a los stakeholders

Internos: son aquellos dentro de la organización como empleados, directivos, departamentos.

Externos: incluyen clientes, proveedores, socios, reguladores, la comunidad local, etc.

Paso 2: analizar sus intereses y poder

Intereses: ¿qué esperan de tu proyecto o empresa? ¿Qué problemas o preocupaciones tienen?

Poder e influencia: ¿qué grado de influencia tienen sobre el proyecto u organización? ¿Son partidarios o detractores?

Paso 3: priorizar los stakeholders

Basado en su nivel de interés y poder. Aquellos con alto interés y alto poder pueden ser clave para el éxito del proyecto. También considera el impacto que pueden tener en el proyecto y la urgencia de sus necesidades.

Paso 4: recopilar información

Utiliza diversas fuentes como entrevistas, encuestas, análisis de documentos, redes sociales, entre otros. Asimismo, busca comprender sus percepciones, opiniones y expectativas.

Paso 5: crear el mapa de stakeholders

Utiliza una matriz con ejes de poder e interés o cualquier otro formato que funcione para ti y el entorno laboral. Coloca a cada stakeholder en la posición correspondiente según su nivel de poder e interés. Puedes usar colores o símbolos para identificar la importancia y relación con el proyecto.

Paso 6: analizar el mapa

Identifica posibles alianzas o conflictos entre stakeholders. Además, reflexiona sobre cómo satisfacer sus necesidades y mantener su compromiso.

Paso 7: actualizar el mapa regularmente

Los proyectos y las organizaciones cambian con el tiempo, al igual que los stakeholders y sus intereses.

Consideraciones adicionales

No olvides a los stakeholders menos evidentes, pero igualmente importantes, como grupos comunitarios o la prensa.
Mantén una comunicación abierta y transparente con los stakeholders clave.
Asegúrate de que el mapa de stakeholders sea comprensible para todos los miembros del equipo y que se actualice regularmente según sea necesario. (Ver También: Síndrome Boreout: Qué Es y Cómo Evitarlo)

Ejemplo de matriz de poder e interés

Importancia del mapa de stakeholders

El mapa de stakeholders es una herramienta vital en la gestión de proyectos, organizaciones y cualquier iniciativa que involucre a múltiples partes interesadas. Su importancia radica en varios aspectos fundamentales que afectan directamente al éxito y la sostenibilidad de un proyecto como:

Comprensión completa del entorno

El mapa de stakeholders permite una comprensión completa del entorno en el que opera una organización o proyecto. Identifica a todas las partes interesadas involucradas, tanto internas como externas, y proporciona una imagen clara de sus intereses, necesidades y expectativas.

Gestión de expectativas

Conocer a los stakeholders y comprender sus expectativas es esencial para gestionar eficazmente sus demandas y evitar malentendidos. Esto ayuda a establecer expectativas realistas desde el principio y a garantizar la satisfacción de todas las partes involucradas.

Identificación de aliados y opositores

El mapa de stakeholders permite identificar quiénes son los aliados clave que pueden apoyar el proyecto y quiénes son los posibles opositores que pueden obstaculizar su progreso. Esto ayuda a desarrollar estrategias para ganar apoyo y mitigar posibles obstáculos.

Priorización de esfuerzos

Al clasificar a los stakeholders según su poder e interés, el mapa ayuda a priorizar los esfuerzos y recursos para gestionar las relaciones con aquellos que tienen el mayor impacto en el proyecto o la organización. Esto asegura una asignación eficiente de recursos y maximiza el impacto.

Gestión de riesgos

Identificar a todos los stakeholders relevantes y comprender sus intereses ayuda a anticipar posibles riesgos y problemas. Esto permite implementar medidas preventivas y de mitigación de riesgos de manera proactiva, reduciendo la probabilidad de que surjan problemas inesperados.

Mejora de la comunicación y la transparencia

El mapa de stakeholders facilita una comunicación más efectiva al proporcionar información sobre quiénes son los grupos de interés clave, qué esperan y cómo quieren ser comunicados. Esto promueve la transparencia y fortalece la confianza entre todas las partes involucradas.

Apoyo a la toma de decisiones

Al tener en cuenta las perspectivas y necesidades de todas las partes interesadas, el mapa de stakeholders proporciona una base sólida para la toma de decisiones estratégicas. Ayuda a evaluar el impacto potencial de las decisiones en diferentes grupos y a tomar medidas que beneficien a la mayoría.

Adaptación al cambio

Los proyectos y las organizaciones están sujetos a cambios constantes en su entorno. El mapa de stakeholders proporciona la flexibilidad necesaria para adaptarse a estos cambios al identificar nuevas partes interesadas, cambiar sus necesidades y ajustar las estrategias en consecuencia.

Tipos de stakeholders

Los stakeholders son individuos, grupos u organizaciones que tienen un interés o están involucrados de alguna manera en un proyecto, empresa u organización. Se clasifican en varios tipos según su relación con la entidad en cuestión y el grado de influencia que tienen. Entre los principales tipos de stakeholders se encuentran:

Stakeholders internos

Empleados: son parte de la organización y tienen un interés directo en su éxito. Incluyen desde el personal de nivel operativo hasta los directivos.

Directivos y accionistas: tienen un interés directo en el rendimiento y la rentabilidad de la organización. Los directivos están encargados de dirigir la empresa, mientras que los accionistas poseen participaciones en la misma.

Departamentos y equipos internos: como el departamento de ventas, marketing, producción, recursos humanos, entre otros. Cada uno tiene sus propios intereses y objetivos dentro de la organización.

Stakeholders externos

Clientes: son quienes adquieren productos o servicios de la empresa. Su satisfacción es fundamental para el éxito del negocio.

Proveedores y socios comerciales: suministran materias primas, servicios o colaboran con la empresa en diferentes aspectos. Su desempeño puede afectar la operación de la organización.

Competidores: aunque no son parte de la organización, pueden tener un impacto significativo en su éxito. Su comportamiento en el mercado puede influir en las estrategias de la empresa.

Comunidad local: incluye residentes, grupos comunitarios y autoridades locales. Su apoyo y percepción de la organización pueden ser cruciales, especialmente en proyectos que afectan al entorno local.

Reguladores y gobiernos: establecen leyes, regulaciones y políticas que afectan la operación de la empresa. Cumplir con sus requisitos es esencial para evitar sanciones legales y mantener la reputación.

Medios de comunicación y opinión pública: su percepción y cobertura de la organización pueden influir en la reputación y la imagen pública de la misma.

Otros stakeholders específicos

Grupos de interés especiales: como organizaciones no gubernamentales (ONG), grupos ambientales, grupos de derechos humanos, entre otros, que pueden tener un interés específico en ciertos aspectos de las operaciones de la empresa.

Inversionistas institucionales: fondos de inversión, bancos y otras instituciones financieras que invierten en la empresa y tienen expectativas financieras específicas.

Consultores y asesores: proporcionan servicios de consultoría y asesoramiento a la empresa en áreas como finanzas, legal, recursos humanos, entre otros.

Variables por las cuales se puede calificar a una persona o grupo de interés como un stakeholder

La calificación de una persona o grupo como stakeholder se basa en una serie de variables que determinan su relación e influencia en un proyecto, empresa u organización. Estas variables pueden variar dependiendo del contexto específico, pero generalmente incluyen:

Interés en el proyecto u organización

¿La persona o grupo tiene un interés directo en el resultado o desempeño del proyecto, empresa u organización? Por ejemplo, los empleados tienen un interés directo en el éxito de la empresa donde trabajan.

Impacto en el proyecto u organización

¿Las acciones o decisiones de la persona o grupo pueden afectar significativamente el proyecto, empresa u organización? Por ejemplo, los reguladores tienen un impacto directo en las operaciones de una empresa al establecer leyes y regulaciones que deben seguir.

Relación con el proyecto u organización

¿La persona o grupo tiene una relación establecida con el proyecto, empresa u organización? Esto puede incluir relaciones comerciales, contratos, asociaciones estratégicas, entre otros.

Poder e influencia

¿La persona o grupo tiene la capacidad de ejercer influencia sobre el proyecto, empresa u organización? Esto puede deberse a su posición, recursos, conocimientos, red de contactos, entre otros factores.

Dependencia mutua

¿La persona o grupo depende del proyecto, empresa u organización para alcanzar sus propios objetivos o satisfacer sus necesidades? Por ejemplo, los proveedores dependen de las empresas para obtener ingresos a través de la compra de sus productos o servicios.

Relevancia y prioridad

¿La participación y el compromiso de la persona o grupo son importantes para el éxito del proyecto, empresa u organización? Esto puede determinarse mediante la evaluación de la importancia de sus intereses, su grado de influencia y el impacto de sus decisiones.

Expectativas y necesidades

¿Cuáles son las expectativas y necesidades de la persona o grupo con respecto al proyecto, empresa u organización? Comprender estas expectativas es crucial para gestionar efectivamente las relaciones y garantizar la satisfacción de los stakeholders.

Percepción y reputación

¿Cómo percibe la persona o grupo al proyecto, empresa u organización? La percepción y la reputación pueden influir en su grado de apoyo, colaboración o resistencia.

Contexto externo

¿Existen factores externos que puedan influir en la calificación de la persona o grupo como stakeholder? Esto puede incluir cambios en el entorno político, económico, social o tecnológico que puedan afectar sus intereses o influencia.

Cambios en el tiempo

Las variables que califican a una persona o grupo como stakeholder pueden cambiar con el tiempo debido a cambios en el proyecto, empresa u organización, así como en el entorno externo. Por lo tanto, es importante revisar y actualizar regularmente la identificación de stakeholders.

¿Cómo hacer un análisis de stakeholders?

1. Identificar a los stakeholders

Enumera todas las personas, grupos u organizaciones que puedan tener un interés en el proyecto, empresa u organización. Esto incluye tanto stakeholders internos como externos.

2. Clasificar los stakeholders

Agrupa a los stakeholders identificados en categorías o tipos según su relación con el proyecto u organización (internos, externos), su nivel de influencia y su interés en el mismo.

3. Recopilar información

Utiliza diversas fuentes de información para obtener datos sobre los stakeholders. Esto puede incluir entrevistas, encuestas, análisis de documentos, revisión de medios de comunicación, entre otros.

4. Analizar intereses y expectativas

Identifica los intereses, necesidades, expectativas y preocupaciones de cada grupo de stakeholders. Considera cómo el proyecto u organización puede afectarlos y qué pueden aportar a su éxito.

5. Evaluar el poder e influencia

Determina el grado de poder e influencia de cada stakeholder en relación con el proyecto u organización. Considera factores como su posición, recursos, conocimientos, red de contactos, entre otros.

6. Priorizar los stakeholders

Basado en su nivel de influencia y su interés en el proyecto u organización, prioriza a los stakeholders. Aquellos con alta influencia y alto interés pueden requerir una atención especial.

7. Mapear las relaciones

Identifica las relaciones entre los diferentes stakeholders y cómo se interrelacionan entre sí. Esto puede revelar posibles alianzas, conflictos o áreas de colaboración.

8. Identificar estrategias de gestión

Desarrolla estrategias específicas para gestionar las relaciones con cada grupo de stakeholders. Esto puede incluir la comunicación regular, la consulta en la toma de decisiones, la resolución de conflictos, entre otras acciones.

9. Establecer un plan de acción

Basado en el análisis realizado, desarrolla un plan de acción detallado que incluya actividades específicas para gestionar las relaciones con los stakeholders identificados.

10. Monitoreo y actualización

Revisa y actualiza regularmente el análisis de stakeholders a lo largo del proyecto u operación de la organización. Esto asegura que se tenga en cuenta cualquier cambio en las relaciones o necesidades de las partes interesadas.

Herramientas para el análisis de stakeholders

Matriz de poder e interés

Esta herramienta clasifica a los stakeholders según su nivel de poder e interés en el proyecto u organización.
Permite identificar quiénes son los stakeholders clave que tienen alta influencia y alto interés, así como aquellos que tienen menos impacto en el proyecto.
Facilita la priorización de los stakeholders y la definición de estrategias de gestión.