Cómo organizar un departamento de recursos humanos

El departamento de recursos humanos es muy importante dentro de las compañías, no importa su tamaño, tiene muchas funciones que giran en torno al bienestar de los empleados; que finalmente es el recurso más importante de cualquier empresa. A la hora de crear y organizar un departamento de recursos humanos es importante tener en cuenta algunos consejos y detalles que más adelante te vamos a contar.

Cómo organizar un departamento de recursos humanos

Desde el área de recursos humanos se recluta y contrata al personal, se le brinda la formación adecuada para asumir los cargos; y básicamente se dirige, planifica y organiza todas las actividades en torno al personal. Por eso, es importante que, desde el inicio, se organice un área de recursos humanos alineado con los objetivos de la empresa, que sea eficiente y proactiva.

1. ¿Cuándo es necesario crear el departamento de recursos humanos?

La recomendación es que, si la empresa cuenta con más de 25 empleados, es necesario tener un área de recursos humanos; que será el departamento encargado de administrar el personal. Lo que sí te recomendamos es escoger adecuadamente el nombre del área.

Generalmente se conoce como el departamento o área de recursos humanos, pero también se le puede llamar gestión humana, talento humano, gestión de personas, etc. La idea de estos nuevos nombres es darle una mayor relevancia al personal dentro de una empresa; que no sientan como un recurso más de la compañía para conseguir sus objetivos, sino más bien un activo muy importante.

2. Visión estratégica del departamento de recursos humanos

Lo primero es tener muy claros los objetivos de la empresa, de esta manera se pueden enfocar todos los esfuerzos de todas las áreas de la empresa al mismo objetivo. Por ejemplo, para el área de gestión humana o recursos humanos es muy importante saber cuáles son valores corporativos; porque de esta manera se encuentra el personal idóneo y se reduce la rotación de personal.

Otro ejemplo es, si la empresa quiere llegar a mercados internacionales, en ese sentido, las contrataciones deberán tener un perfil diferente; por ejemplo, hablar otros idiomas, que tengan experiencia con clientes internacionales, etc.

3. Estructura del departamento

En el proceso de organizar el departamento de recursos humanos es indispensable definir su estructura. Además de elaborar el organigrama de toda la compañía, es necesario realizar el organigrama puntual de esta área; teniendo en cuenta todas las funciones que se realizarán: administración del personal, reclutamiento, contrataciones, formación y desarrollo, etc.

4. Creación de mapas de procesos

Como en cualquier área dentro de una empresa, la creación de mapas de procesos es importantísimo, porque será nuestra ruta o guía hacia los objetivos empresariales. En la elaboración de estos mapas, es importante clasificarlos en tres grupos: los de soporte, los clave y los estratégicos.

Los mapas de procesos del grupo de soporte son todas las actividades que ayudarán a la compañía y el personal para conseguir los objetivos; pero que se brindan a manera de apoyo en procesos claves. Por ejemplo, el área de marketing necesita un experto en marketing de contenidos para una asesoría, entonces el departamento de recursos humanos brinda su soporte para gestionar el reclutamiento de esta persona experta.

El grupo de clave son aquellas actividades que van enfocadas al cliente final y los servicios que se le prestan, éste representa un valor añadido. Y finalmente, los mapas de procesos del grupo estratégico son aquellos que se basan en los objetivos y directrices de la empresa; que a su vez ha establecido la dirección o gerencia. Por ejemplo, se determina que para los cargos gerenciales las personas deben contar con un posgrado; entonces el área de reclutamiento trabajará bajo ese parámetro para encontrar al candidato idóneo.

Métricas clave deben seguir los departamentos de recursos humanos para medir su impacto y eficiencia

Estas métricas proporcionan una visión integral sobre cómo se están gestionando los recursos humanos dentro de una empresa:

Tasa de rotación: indica la frecuencia con la que los empleados abandonan la empresa en un período determinado. Una alta tasa de rotación puede señalar problemas como falta de satisfacción laboral, problemas de gestión o dificultades en la cultura organizacional.

Satisfacción del empleado: mide el grado de satisfacción y felicidad de los empleados dentro de la organización. Puede evaluarse a través de encuestas de clima laboral, retroalimentación directa de los empleados y análisis de la participación en programas internos.

Tiempo de contratación: es el tiempo promedio necesario para reclutar y contratar a nuevos empleados. Un tiempo de contratación largo puede indicar procesos de reclutamiento ineficientes o problemas para atraer talento adecuado.

Estas métricas no solo ayudan a evaluar el desempeño del departamento de recursos humanos, sino que también ofrecen insights valiosos para mejorar la gestión de talento y el ambiente laboral dentro de la empresa.

Tendencias actuales en la gestión de recursos humanos que toda empresa debería considerar

Las tendencias actuales en la gestión de recursos humanos están marcadas por avances tecnológicos y cambios en las expectativas de los empleados. Algunas de las tendencias más relevantes que toda empresa debería considerar son:

Inteligencia artificial en reclutamiento

El uso de inteligencia artificial (IA) para analizar currículums, realizar entrevistas automatizadas y predecir el ajuste cultural de los candidatos está revolucionando el reclutamiento. Las herramientas de IA pueden ayudar a identificar talentos de manera más eficiente y objetiva.

Plataformas de gestión de desempeño

Las plataformas digitales de gestión de desempeño permiten a las empresas realizar evaluaciones continuas y feedback en tiempo real. Estas herramientas facilitan la comunicación entre empleados y gerentes, mejorando la retroalimentación y el desarrollo profesional.

Trabajo remoto y flexibilidad laboral

La pandemia ha acelerado la adopción del trabajo remoto y la flexibilidad laboral. Las empresas están implementando políticas que permiten a los empleados trabajar desde casa de manera permanente o híbrida, lo que ayuda a atraer talento global y mejorar la satisfacción laboral.

Bienestar y salud mental en el trabajo

Hay un enfoque creciente en el bienestar integral de los empleados, incluida la salud mental. Las empresas están implementando programas de bienestar que incluyen apoyo psicológico, actividades físicas e iniciativas de equilibrio trabajo-vida personal.

Diversidad, equidad e inclusión (DEI)

Las organizaciones están priorizando la diversidad de género, etnia y habilidades, así como la equidad salarial y la inclusión en todos los niveles de la empresa. Las políticas inclusivas no solo son éticas, sino que también mejoran el rendimiento y la innovación organizacional.

Formación y desarrollo continuo

Las empresas están invirtiendo más en programas de formación y desarrollo profesional continuo para sus empleados. Esto no solo mejora las habilidades técnicas y blandas, sino que también aumenta la retención de talento.

Análisis Predictivo y People Analytics

El uso de datos para predecir tendencias de recursos humanos, como la rotación de empleados o necesidades futuras de talento, está ganando relevancia. Las empresas están utilizando análisis predictivo para tomar decisiones más informadas sobre la gestión del personal.

¿Cómo pueden los departamentos de recursos humanos adaptarse al trabajo remoto y a la era digital?

Adaptarse al trabajo remoto y a la era digital requiere que los departamentos de recursos humanos implementen herramientas y políticas específicas para gestionar equipos virtuales de manera efectiva y mantener la cohesión del equipo a distancia. Estas son algunas estrategias clave:

Herramientas de comunicación y colaboración

Utilizar plataformas como Slack, Microsoft Teams o Zoom para facilitar la comunicación en tiempo real entre equipos dispersos geográficamente. Estas herramientas permiten chats grupales, videoconferencias, y compartición de archivos, lo que fomenta la colaboración y reduce la brecha de comunicación.

Gestión de proyectos y tareas

Implementar herramientas como Trello, Asana o Jira para gestionar proyectos y asignar tareas de manera clara y organizada. Estas plataformas ayudan a establecer plazos, monitorear el progreso y asegurar que todos los miembros del equipo estén alineados en sus objetivos.

Políticas claras y flexibles

Establecer políticas de trabajo remoto que definan expectativas claras sobre horarios de disponibilidad, métodos de comunicación preferidos y resultados esperados. Al mismo tiempo, permitir cierta flexibilidad para adaptarse a las necesidades individuales de los empleados, siempre que no comprometan el rendimiento o la colaboración del equipo.

Formación y desarrollo virtual

Ofrecer oportunidades de formación y desarrollo profesional en línea para empleados remotos. Esto puede incluir cursos virtuales, webinars, y programas de mentoría digital que promuevan el crecimiento profesional continuo y mantengan la motivación del equipo.

Apoyo al bienestar y salud mental

Implementar programas de bienestar virtual que aborden aspectos como la salud mental, la ergonomía del lugar de trabajo en casa y el equilibrio trabajo-vida personal. Ofrecer recursos como sesiones de mindfulness, acceso a servicios de telemedicina y consejos de ergonomía puede ayudar a mantener el bienestar integral de los empleados remotos.

Evaluación continua y feedback

Establecer procesos de evaluación de desempeño que incluyan evaluaciones regulares y feedback constructivo, incluso a distancia. Utilizar herramientas de evaluación de 360 grados y reuniones uno a uno virtuales para asegurar que los empleados reciban la orientación necesaria y se sientan apoyados en su desarrollo profesional.

Adaptar los recursos humanos al trabajo remoto no solo implica la adopción de tecnologías adecuadas, sino también la creación de un entorno organizacional que promueva la comunicación efectiva, el desarrollo profesional y el bienestar de los empleados en un entorno virtual.