Trámites ante la DIAN para Formalización de Una Empresa

Trámite 1.5. Trámite ante la DIAN.

Realizar inscripción en el Registro Nacional de Vendedores (si lo requiere) y asignación del Número de Identificación Tributario (NIT), Registro Único Tributario (RUT), que es la base de datos que lleva la Administración Tributaria a escala nacional de los contribuyentes, la cual comprende la información básica de los mismos con fines estadísticos y de control. Con el RUT a cada contribuyente se le asigna un NIT.

El Número de Identificación Tributaria (NIT) es la expresión numérica eminentemente tributaria o fiscal que identifica ante Impuestos Nacionales, así como ante otras entidades públicas y privadas, a los contribuyentes y declarantes.

Para el trámite del RUT se puede ingresar a través de la página web de la DIAN: www.dian.gov.co. La inscripción en el RUT es indispensable para cumplir con las obligaciones tributarias administradas por la DIAN y relacionadas con los contribuyentes responsables del impuesto sobre la Renta e IVA, agentes retenedores y para que los usuarios aduaneros puedan realizar sus operaciones de comercio exterior (importaciones y exportaciones). Es indispensable también sacar copia del registro para presentarlo ante Cámara de Comercio para el momento de la matrícula e inscripción.

Trámite 1.6. Registro de Libros Contables ante Cámara de Comercio

De acuerdo con la ley, los comerciantes y empresarios deben registrar sus libros contables en la Cámara de Comercio de su jurisdicción. Su destino es suministrar un fundamento razonable a la fidelidad de los asientos o de su contenido.

El proceso de registro de los Libros en la Cámara de Comercio lo pueden realizar los comerciantes y empresarios en el momento de la matrícula. Para ello, solo basta con diligenciar un formulario y efectuar el pago respectivo. Puede llevarlos físicamente marcados con la solicitud correspondiente o adquirirlos en cualquiera de las taquillas del Centro de Atención Empresarial de la Cámara de Comercio.

Los libros más usuales son:

  1. Diario
  2. Libro Mayor y Balances
  3. Inventarios
  4. Libro de Actas
  5. Registro de Socios
  6. Registro de Asambleas y de Juntas

Trámite 1.7 ante la DIAN. Registro ante el Invima

Según el Artículo 41 del Decreto 3075 de 1997, “todo alimento que se expenda directamente al consumidor como: alimentos, medicamentos, productos de aseo o cosméticos, bajo marca de fábrica y con nombres determinados, deberá obtener el Registro Sanitario expedido ante el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – Invima”.

Por lo anterior, están obligados a realizar el trámite de solicitud de dicho registro los alimentos procesados, las bebidas alcohólicas, los cosméticos, los productos de aseo y farmacéuticos. Además son exigidos estos como requisito de comercialización por parte de las grandes y pequeñas Cadenas de Distribución.

¿Qué se debe tramitar?

  1. Solicitud Registro Sanitario o Solicitud Modificación Registro Sanitario
  2. Solicitud Certificado de Calidad de Alimentos y Bebidas Alcohólicas, Aprobación de Empaques y Rótulos
  3. Certificado de Capacidad de Producción Técnica
  4. Certificado de Capacidad de Buenas Prácticas de Manufactura

Mayor información en la página web www.invima.gov.co.

Trámite 1.8. Afiliación de Empleados a EPS, AFP y ARP

Es un deber de todo empresario o empleador afiliar a sus trabajadores a una Entidad Promotora de Salud (EPS), a una Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) y a una Administradora de Riesgos Profesionales (ARP).

Por otra parte, es un derecho del empleado escoger la EPS de su agrado o conveniencia, al igual que puede seleccionar el Fondo de Pensiones que crea le genera mayor rentabilidad o sea de su agrado también.

En lo que respecta a la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP), el empleador o empresario la selecciona por el respaldo o garantía que esta le brinde con respecto a la conformación de los comités de salud ocupacional o de paridad.

Trámite 1.9 ante la DIAN. Inscripción de la empresa a una Caja de Compensación Familiar, al ICBF y al Sena

Estas tres entidades conforman las denominadas Cargas Parafiscales, las cuales son un aporte del empleador o empresario sobre el valor pagado de la nómina, sin incluir el subsidio de transporte. Se paga el 9%, el cual es distribuido de la siguiente manera:

  1. Servicio Nacional de Aprendizaje –Sena: 2%
  2. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF: 3%
  3. Caja de Compensación Familiar –CCF: 4%

El pago de los aportes parafiscales es requisito para la deducción de salarios en la declaración de renta.

A partir de la promulgación de la Ley 590 de julio 10 de 2000 (Ley Mipyme) a través del artículo 43 se estimula a las micro, pequeñas y medianas empresas con una reducción del 75% para el primer año, del 50% para el segundo año y del 25% para el tercer año, en el pago de estos aportes.

Para llevar a cabo de manera eficiente los trámites 1.8 y 1.9 sugeridos en esta Guía, se ha creado por parte del Gobierno un nuevo sistema que permitirá a los aportantes realizar el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás Parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –PILA–, en formato electrónico.

Trámite 1.10 ante la DIAN. Otros documentos

• Licencias Ambientales: Son autorizaciones otorgadas por la autoridad ambiental pertinente en cada jurisdicción y debe ser solicitada por aquellos empresarios que ejercen actividades que producen grave deterioro a los recursos naturales renovables o al medio ambiente o introducen modificaciones considerables al paisaje. Entre estas licencias están: Permiso de Vertimientos, Permiso de Concesión de Aguas Subterráneas, Solicitud de Certificado de Cumplimiento, Licencia Ambiental, Registro de Avisos, Registro de Vallas y Murales Artísticos. www.dama.gov.co (Bogotá).

• Visita del Cuerpo Oficial de Bomberos: Antes del Decreto 2150 de 1995 (suspensión de trámites), existía la licencia de funcionamiento en la cual era obligatorio obtener el permiso de los bomberos. A partir de enero de 1996, algunas empresas lo solicitan a petición de las compañías de seguros; otras lo hacen por seguridad, previniendo futuros desastres. Los bomberos recomiendan: Clase de extintores, número requerido en el local o planta, sistemas eléctricos, manejo de combustibles, entre otras normas de seguridad industrial e integral. Las solicitudes más frecuentes son de Revisión de Seguridad para Espectáculos Públicos y para Revisión Técnica de Seguridad del Establecimiento.

• Matrícula Sanitaria ante Secretaría de Salud: Esta matrícula sanitaria, o permiso sanitario; la deben tener todos los establecimientos que manipulen o preparen alimentos de consumo humano o animal; y la deben tramitar ante la respectiva Secretaría de Salud de la Alcaldía. Lo más exigido en este tema son las Licencias de Transporte de Alimentos y los Cursos de Manipulación de Alimentos, según los casos.

• Derechos de Autor, Sayco y Acinpro: Este derecho lo tienen que pagar todos los establecimientos: cuya actividad comercial necesita de la música para disfrute de sus clientes, como por ejemplo: Teatro.

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