Uso y Operación de los Servicios Ciudadanos Digitales

Lineamientos generales en el uso y Operación de los Servicios

Reglamentación parcial del Capítulo IV del Título III de la Ley 1437 de 2011 y del artículo 45 de la Ley 1753 de 2015

Disposiciones Generales 

ARTÍCULO 2.2.17.1.1. Objeto. 

El presente título reglamenta parcialmente el Capítulo IV del Título III de la Primera Parte de la Ley 1437 de 2011 y el artículo 45 de la Ley 1753 de 2015, estableciendo los lineamientos que se deben cumplir para la prestación de servicios ciudadanos digitales, y para permitir a los usuarios el acceso a la administración pública a través de medios electrónicos.

ARTÍCULO 2.2.17.1.2. Ámbito de aplicación.

Serán sujetos obligados de las disposiciones contenidas en el presente título las entidades que conforman la Administración Pública en los términos del artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y los particulares que cumplen funciones públicas.

Parágrafo.

La implementación de los servicios ciudadanos digitales en las Ramas Legislativa y Judicial, en los órganos de control. Los órganos autónomos e independientes, y demás organismos del Estado no contemplados en este artículo, se realizará bajo un esquema de coordinación y colaboración armónica en aplicación de los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución Política.

(Lea También: Características de los Servicios Ciudadanos Digitales)

ARTÍCULO 2.2.17.1.3. Definiciones generales.

Para efectos de lo establecido en este título, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

1. Aliado tecnológico. Es la persona jurídica que apoya a la entidad pública, al particular con funciones públicas o particulares autorizados por la ley en todos los aspectos relacionados con las tecnologías de la información para el proceso de autenticación biométrica.
2. Articulador. Es la entidad encargada de adelantar las interacciones con los distintos actores involucrados en la prestación de los servicios ciudadanos digitales para lograr una prestación coordinada y adecuada de tales servicios.
3. Autenticidad. Es el atributo generado en un mensaje de datos, cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, emitido, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el mensaje de datos.
4. Cadenas de trámites. Es la relación de dos o más trámites que implica la interacción entre dos o más entidades o particulares que ejerzan funciones administrativas. Con el propósito de cumplir los requisitos de un determinado trámite.
5. Cédula de ciudadanía digital. Es el equivalente funcional de la cédula de ciudadanía. Expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
6. Credenciales de autenticación. Son las firmas digitales o electrónicas que utilizadas por su titular permiten atribuirle la autoría de un mensaje de datos. Sin perjuicio de la autenticación notarial.

7. Documento electrónico. Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de medios electrónicos.

8. Documento electrónico de archivo. Es el registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo de vida. Es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme con los principios y procesos digitales archivísticos.
9. Escritura Pública electrónica. Es el equivalente funcional de la escritura pública, la cual debe cumplir las normas sustanciales relativas a las diferentes actuaciones notariales que ella contiene y de los preceptos de derecho notarial, conforme al Decreto-ley 960 de 1970 y demás normas concordantes.
10. Formato o formulario. Es la plantilla estandarizada por las entidades públicas para la creación de documentos electrónicos de archivo.
11. Integridad. Es la condición que garantiza que la información consignada en un mensaje de datos ha permanecido completa e inalterada. Salvo la adición de algún endoso o de algún cambio que sea inherente al proceso de comunicación, archivo o presentación.
12. Manual de Condiciones. Es el documento aprobado y adoptado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones mediante acto administrativo. En el cual se definen los requisitos específicos para adquirir la calidad de operador de servicios ciudadanos digitales, así como los lineamientos, estándares y normas técnicas necesarios para la prestación del servicio que deben observar los actores involucrados en la prestación de servicios ciudadanos digitales.
13. Marco de interoperabilidad. Es el conjunto de principios, políticas y recomendaciones que busca facilitar y optimizar la colaboración entre organizaciones privadas y entidades del Estado para intercambiar información y conocimiento, en el marco de los procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios a ciudadanos, empresas y a otras entidades para intercambiar información, aporte de documentos y datos en línea.

14. Nivel de garantía. Es el grado de confianza en los procesos que conducen a la autenticación electrónica.

15. No repudio. Es el atributo que brinda protección contra la denegación por parte de una de las partes que interviene en un trámite ante el estado a través de los servicios ciudadanos digitales.
16. Operador. Es la persona jurídica que presta los servicios ciudadanos digitales en el marco de la ley y del presente título.
17. Privacidad por diseño: Es la protección de la información que exige la incorporación en las especificaciones de diseño de tecnologías, procesos, prácticas de negocio e infraestructuras físicas que aseguren la protección de la privacidad de la información.
18. Registro de usuario. Es el proceso mediante el cual las personas naturales o jurídicas se incorporan a los servicios ciudadanos digitales como usuarios.
19. Servicios ciudadanos digitales. Es el conjunto de servicios que brindan capacidades y eficiencias para optimizar y facilitar el adecuado acceso de los usuarios a la administración pública a través de medios electrónicos. Estos servicios se clasifican en básicos y especiales.
20. Sistema de información de monitoreo. Es el mecanismo que permite verificar el correcto funcionamiento, la calidad del servicio y capturar información estadística general de los operadores.
21. Usuario. Es la persona natural, nacional o extranjera titular de cédula de extranjería, o la persona jurídica, de naturaleza pública o privada, que haga uso de los servicios ciudadanos digitales.

ARTÍCULO 2.2.17.1.4. Actores involucrados.

La prestación de los servicios ciudadanos digitales involucra la participación de los siguientes actores:

1. Los usuarios.
2. Los organismos y entidades establecidos en el artículo 2.2.17.1.2 de este Decreto.
3. Los operadores de servicios ciudadanos digitales.
4. El articulador.
5. Las autoridades que tienen a su cargo las funciones de política, regulación, vigilancia y control sobre las actividades que involucran la prestación de los servicios ciudadanos digitales.
6. La Registraduría Nacional del Estado Civil, como autoridad facultada por la Constitución y las leyes para la identificación de las personas.

ARTÍCULO 2.2.17.1.5. Principios.

Además de los previstos en el artículo 209 de la Constitución Política, 2 de la Ley 1341 de 2009, 3 de la Ley 1437 de 2011 y los atinentes a la estrategia de Gobierno en Línea contenida en el presente decreto, la prestación de los servicios ciudadanos digitales se orientará por los siguientes principios:

1. Accesibilidad inclusiva. Se busca que los servicios ciudadanos digitales cuenten con las características necesarias para que toda la población pueda acceder a ellos, y en especial las personas que se encuentran en situación de discapacidad.
2. La prestación de los servicios ciudadanos digitales debe asegurar que, ante el incremento de la demanda por parte de nuevos usuarios, sea posible mantener los mismos niveles de servicio.
3. En la prestación de los servicios ciudadanos digitales básicos no se podrá cobrar valor alguno a los usuarios, correspondiéndoles a las entidades públicas y/o particulares que desempeñen funciones públicas asumir los costos asociados a su prestación.

4. Libertad de entrada al mercado. En el proceso de vinculación de los operadores de servicios ciudadanos digitales se observará la libre concurrencia de interesados.

5. Libre elección y portabilidad. Los usuarios tendrán el derecho a escoger el operador de su preferencia y a trasladarse entre operadores, en cualquier momento y sin restricción alguna, conservando los mismos derechos y las características mínimas de los servicios ciudadanos digitales básicos.
6. Privacidad por diseño y por defecto. Desde antes que se recolecte información y durante todo el ciclo de vida de la misma, se deben adoptar medidas preventivas de diversa naturaleza (tecnológica, organizacional, humana, procedimental) para evitar vulneraciones al derecho a la privacidad o a la confidencialidad de la información, así como fallas de seguridad o indebidos tratamientos de datos personales. La privacidad y la seguridad deben hacer parte del diseño, arquitectura y configuración predeterminada del proceso de gestión de información y de las infraestructuras que lo soportan.
7. Seguridad, privacidad y circulación restringida de la información. Toda la información de los usuarios que se genere, almacene o transmita en el marco de los servicios ciudadanos digitales, debe ser protegida y custodiada bajo los más estrictos esquemas de seguridad y privacidad con miras a garantizar la confidencialidad, el acceso y circulación restringida de la información, de conformidad con lo estipulado en el componente de seguridad y privacidad de la Estrategia de Gobierno en Línea.
8. Usabilidad. En el diseño y configuración de los servicios ciudadanos digitales se propenderá porque su uso resulte de fácil manejo para los usuarios.