Envíos internacionales: ¿qué tener en cuenta?
La globalización nos ha permitido traspasar las barreras de la distancia, por eso es que actualmente, los envíos internacionales son más frecuentes y comunes. Tanto para aquellos que compran en tiendas por fuera del país, como para aquellos que hacen envíos a familiares o amigos en el extranjero. Cualquiera que sea la razón, te vamos a contar todo lo que debes saber y tener en cuenta para realizar un envío internacional. Es importante tener en cuenta las características propias de los envíos internacionales; ya que presentan más dificultades que un envío nacional. Por ejemplo, hay que tener en cuenta las restricciones de las normas del país a donde se envían o el control de aduanas, entre otros.
A nivel empresarial, es importante contar con una logística y un transportista que maneje los envíos a nivel internacional y se ajuste al modelo de negocio. Los envíos internacionales pueden llegar como una alternativa al mercado saturado, como respuesta ante la necesidad de diversificar mercados, etc. Encontrar un buen aliado es fundamental para este proceso logístico, la empresa transportadora deberá estar al tanto del manejo de aduana, documentos necesarios, formularios; y todos los requisitos que implican realizar un envío internacional.
¿Qué tener en cuenta para hacer envíos internacionales?
Opciones de transporte
Quizá cuando pensamos en un envío internacional lo primero que se nos viene a la mente es hacerlo por avión; si bien es una opción muy útil porque es el más rápido, la verdad es que también es el más costoso, por lo que es el menos frecuente para el transporte de mercancías.
Existen otras opciones más viables para hacer envíos internacionales como el transporte marítimo, ideal para mercancías de grandes dimensiones, es el más económico de todas las opciones; pero también el más demorado. Está el transporte por carretera que es el más frecuente porque maneja un equilibrio entre costo y beneficio (tiempo); en esta opción se pueden manejar mercancías grandes, aunque se necesitaría un vehículo especial.
Finalmente, los envíos internacionales por ferrocarril también son una opción, aunque no aplica para todos los lugares del mundo, esa es una gran desventaja. Sin embargo, es una alternativa para mercancías de grandes dimensiones y cuando las distancias entre el punto de recogida y entrega es más grande.
Buenas prácticas
Antes de adentrarte en el mundo de los envíos internacionales, estudia las normas de transporte de cada lugar a donde quieres llegar; pues cada país puede tener sus propios estándares para los envíos de este tipo, incluso para cada opción de transporte. Por ejemplo, existe un acuerdo europeo sobre transporte internacional de mercancías peligrosas por carretera; o el estándar EUMOS 40509:2012 para asegurar la estabilidad de la carga durante el transporte por carretera; también el código de buenas prácticas para la estiba segura por la International Road Transport Union, entre otros.
Como ves no se trata solo de recibir el pedido, empacar y mandar con el transportista. Hay que tener en cuenta varias cosas como el embalaje del producto, la seguridad de la mercancía durante el viaje, el manejo en caso de mercancía peligrosa, etc.
Aduanas y documentos
La aduana es el organismo oficial presente en cada país que se encarga de regular todo lo relacionado con la entrada y salida de mercancías del país, así como también el cobro de impuestos por ley. Por eso es que se ubican en puntos estratégicos como puertos, aeropuertos, terminales, etc. Este es un factor determinante en la realización con éxito de un envío internacional, pues un mal trámite en la aduana puede retrasar la entrega de la mercancía.
Algo también muy importante para tener en cuenta en los envíos internacionales son las facturas de aduana o lo que se conoce como proforma. Es un documento obligatorio que se debe presentar a la hora de hacer estos envíos, de lo contrario la mercancía no puede salir. En el documento debe especificarse los nombres y datos fiscales de quien envía y de quien recibe, el contenido del paquete, el valor y motivos del envío.
¿Qué quiere decir entrega internacional?
Una “entrega internacional” se refiere al proceso de enviar un artículo, producto o mercancía desde un país a otro. Implica todo el proceso logístico y de transporte necesario para llevar el artículo desde el lugar de origen hasta su destino en otro país.
Este proceso puede implicar una serie de pasos, incluyendo la preparación de la carga, la documentación aduanera, la selección del método de transporte (como el transporte aéreo, marítimo o terrestre). Y la entrega final al destinatario en el país de destino.
Las entregas internacionales pueden ser realizadas por empresas de mensajería, empresas de transporte de carga, servicios postales nacionales o internacionales, entre otros. Este tipo de entregas son comunes en el comercio internacional, donde empresas y consumidores realizan transacciones a través de las fronteras, importando y exportando bienes y productos.
La entrega internacional implica el cumplimiento de regulaciones aduaneras y requisitos de importación y exportación. Así como el seguimiento cuidadoso del envío para garantizar que llegue de manera segura y oportuna a su destino final.
¿Cuánto demoran los envíos internacionales?
La duración de un envío internacional puede variar considerablemente según varios factores, incluyendo:
1. Distancia: Cuanto más lejos esté el país de origen del país de destino, más tiempo tomará el envío.
2. Método de transporte: El método de transporte utilizado (por ejemplo, transporte aéreo, marítimo, terrestre) afectará significativamente el tiempo de tránsito. Por lo general, el transporte aéreo es más rápido que el transporte marítimo, pero también puede ser más costoso.
3. Servicio de envío: Diferentes servicios de envío ofrecen diferentes niveles de velocidad y prioridad. Algunos servicios pueden ofrecer entregas más rápidas a expensas de un costo más alto.
4. Aduanas y trámites fronterizos: Los trámites aduaneros y de importación/exportación pueden agregar tiempo al proceso de envío, especialmente si hay demoras en el despacho aduanero.
5. Tipo de envío: Los envíos estándar pueden tomar más tiempo que los envíos express o prioritarios.
En general, los envíos internacionales pueden demorar desde unos pocos días hasta varias semanas, e incluso meses en algunos casos, dependiendo de estos factores.
Es importante consultar con el proveedor de servicios de envío o la empresa transportista para obtener una estimación más precisa del tiempo de entrega para un envío internacional específico. Además, las condiciones externas, como desastres naturales o problemas políticos, también pueden afectar el tiempo de tránsito.
¿Cómo realizar envíos internacionales?
Realizar envíos internacionales implica seguir varios pasos para garantizar que la mercancía llegue a su destino de manera segura y sin problemas. Aquí hay una guía básica para realizar envíos internacionales:
1. Preparación de la mercancía:
Asegúrate de empacar los artículos de forma segura y adecuada para su transporte internacional. Utiliza materiales de embalaje resistentes y apropiados para el tipo de artículo que estás enviando.
2. Documentación aduanera:
Completa y prepara toda la documentación necesaria para el envío internacional. Esto puede incluir una factura comercial, documentos de aduanas, certificados de origen, declaraciones de valor y cualquier otro documento requerido por las autoridades aduaneras tanto del país de origen como del país de destino.
3. Selecciona un servicio de envío:
Elige un servicio de envío internacional que se ajuste a tus necesidades en términos de costo, velocidad y seguimiento. Puedes optar por servicios de mensajería como DHL, FedEx, servicios postales nacionales o empresas de transporte de carga como Servientrega.
4. Embala y etiqueta el envío:
Embala la mercancía de manera segura en una caja resistente y asegúrate de etiquetar claramente el paquete con la dirección del remitente y del destinatario, así como cualquier otra información relevante, como el número de seguimiento.
5. Programa la recolección o entrega:
Dependiendo del servicio de envío seleccionado, programa la recolección de la mercancía en tu ubicación o lleva el paquete a una ubicación designada para su envío.
6. Realiza el pago y haz seguimiento:
Paga por el servicio de envío y obtén un comprobante o recibo. Luego, realiza un seguimiento del envío utilizando el número de seguimiento proporcionado por el servicio de envío para monitorear su progreso hasta que llegue a su destino final.
7. Cumple con las regulaciones aduaneras:
Asegúrate de cumplir con todas las regulaciones aduaneras y requisitos de importación/exportación del país de origen y del país de destino. Esto puede incluir la declaración precisa del contenido y el valor del paquete, así como el pago de aranceles e impuestos aduaneros, si corresponde.
Guía para reducir costos en envíos internacionales
Reducir los costos en los envíos internacionales es crucial para cualquier empresa o persona que busque optimizar su logística y mejorar su rentabilidad. Estas son algunas estrategias y consejos prácticos para lograrlo:
1. Elegir el método de transporte adecuado
El primer paso para reducir costos es seleccionar el método de transporte más adecuado según el tipo de mercancía y la urgencia del envío. Cada opción tiene sus propias ventajas y desventajas en términos de costo y tiempo:
Transporte marítimo: es la opción más económica para grandes volúmenes de carga o mercancías pesadas. Aunque es más lento, puede ser ideal para envíos no urgentes o cuando se planifica con anticipación.
Transporte terrestre: equilibra costo y tiempo, siendo ideal para envíos dentro de un mismo continente. Es adecuado para cargas de tamaño mediano y rutas accesibles por carretera.
Transporte aéreo: aunque es el más rápido, también es el más costoso. Es recomendable para mercancías de alto valor o cuando la rapidez es esencial.
Transporte ferroviario: es una opción menos común pero eficaz en regiones donde existe infraestructura ferroviaria, combinando costo razonable y capacidad para grandes cargas.
2. Planificación de envíos en épocas menos demandadas
Los costos de envío pueden variar considerablemente dependiendo de la época del año. Durante las temporadas altas, como las festividades de fin de año o las grandes promociones comerciales, la demanda de servicios de transporte aumenta, lo que eleva los precios. Para reducir costos:
Evita las temporadas altas: si es posible, programa tus envíos en períodos de menor demanda. Esto no solo reducirá el costo, sino que también puede acelerar el proceso al evitar congestiones.
Planificación anticipada: planificar con antelación permite aprovechar tarifas más bajas y asegurar espacio en medios de transporte más económicos.
Consolidación de cargas: si tienes varios envíos pequeños, considera consolidarlos en uno solo. Esto puede reducir significativamente el costo en comparación con hacer varios envíos pequeños.
3. Negociación con transportistas
La relación con los transportistas puede ser un factor clave para reducir costos. Aquí algunos consejos para negociar mejores tarifas:
Volumen de envíos: si tu empresa realiza envíos frecuentes, utiliza el volumen como una ventaja para negociar descuentos. Los transportistas suelen ofrecer tarifas más bajas a clientes que garantizan un flujo constante de envíos.
Contratos a largo plazo: considera establecer contratos a largo plazo con los transportistas. Esto puede asegurar tarifas fijas por un período, protegiéndote de fluctuaciones de precios.
Comparar ofertas: no te conformes con la primera oferta. Comparar las tarifas y servicios de varios transportistas te permitirá encontrar la opción más económica sin sacrificar calidad.
Flexibilidad en los tiempos de entrega: ofrecer flexibilidad en los plazos de entrega puede ayudarte a negociar mejores precios, ya que permite al transportista optimizar sus rutas y cargas.
4. Uso de tecnología para optimización
La tecnología juega un papel importante en la reducción de costos logísticos. Existen herramientas y plataformas que ayudan a optimizar rutas, gestionar inventarios y coordinar envíos de manera eficiente:
Plataformas de gestión de envíos: utiliza software que permita comparar tarifas en tiempo real, gestionar documentación aduanera y hacer seguimiento de los envíos.
Automatización de procesos: automatizar tareas repetitivas como la preparación de documentos o el seguimiento de envíos puede reducir errores y ahorrar tiempo.
Monitoreo de rutas: las soluciones de seguimiento por GPS permiten monitorear en tiempo real las rutas de los transportistas, ayudando a identificar oportunidades para optimizar recorridos y reducir costos.
5. Revisar regularmente los costos y estrategias
Finalmente, es fundamental revisar y ajustar continuamente las estrategias de envío. Los mercados y las tarifas cambian con el tiempo, por lo que es importante mantenerse informado y adaptar tus estrategias según sea necesario:
Análisis periódico de costos: realiza auditorías regulares de los costos de envío para identificar áreas de mejora.
Feedback de clientes y transportistas: mantén una comunicación abierta con tus clientes y transportistas para identificar problemas y oportunidades de mejora.
Actualización de contratos: revisa los contratos con los transportistas periódicamente para asegurar que las tarifas y condiciones sigan siendo competitivas.
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