Gestión de turnos

A las empresas que trabajan con turnos rotativos o funcionan 24/7, altamente se les recomienda contar con un software o sistema de gestión de turnos. Este sistema ayuda a reducir al mínimo los posibles errores humanos a la hora de establecer los turnos. Y es que, varios errores se pueden cometer en torno a este tema. Por ejemplo, que dos o más personas hagan el mismo turno, que no haya trabajadores para un turno, sobrecargar de turnos a un trabajador, o, por el contrario, darle muy pocos turnos a un empleado.

Justamente, una de las grandes ventajas de la gestión de turnos es que simplifica enormemente esta tarea y facilita la preparación de turnos. En empresas industriales, manufactureras y del área de la salud es muy común encontrarse con programas o herramientas que faciliten la gestión de turnos. Actualmente existen softwares diseñados especialmente a este fin, aunque también se puede recurrir a herramientas manuales como Excel. En este caso, puede aumentar el error humano, pero es útil si son empresas pequeñas o que no amerite la inversión a un software o herramienta paga. (Ver También: Estructura Organizacional)

¿Por qué es importante tener un software de gestión de turnos?

Como lo mencionamos al inicio, un software de gestión de turnos ayuda a que el área de recursos humanos o en general las empresas, puedan hacer una programación de turnos más eficiente y con menos errores. Se dice que con menos errores y no sin errores, porque finalmente todos los softwares reciben la información (para hacer la programación) de fuentes humanas, que se pueden equivocar al digitar, repetir información, omitir información, etc.

Asignar turnos de manera automática

Un software de gestión de turnos ayuda a asignar los turnos de los trabajadores de manera automática. Con esta función, se reduce el riesgo de programar a varios trabajadores para el mismo turno o de dejar turnos con menos trabajadores. Esta gestión es muy importante porque se puede controlar que los trabajadores no queden con exceso de trabajo; o, que queden con muy pocas horas al mes.

Todas estas decisiones repercuten tanto en la felicidad como en la productividad del trabajador. Un empleado al que se le estén asignando demasiadas horas de trabajo al mes, será un trabajador cansado, indispuesto y menos productivo. Por consiguiente, será un trabajador que comenzará a buscar un nuevo empleo con mejores horarios de trabajo.

Lo mismo pasará en el caso contrario, un trabajador que lo programan pocas horas al mes verá afectado su salario. Con seguridad buscará un trabajado en donde respeten sus horarios y no afecte su sueldo. Finalmente, tener una mala gestión de turnos incide muchísimo en la rotación de personal. Un factor que afecta la productividad y rendimiento de la empresa. (Ver También: Profesiograma: qué es y cómo hacerlo)

Informes

Por parte, contar con un software de gestión de turnos facilita la gestión del área de recursos humanos en cuanto a la generación de informes. Con la información recopilada por el software o aplicación de gestión de turnos se podrá saber cuántas horas se han trabajado por turno, por persona y en total, quiénes son los responsables del turno, cuántas personas están trabajando por turno o por sede, etc.

Asimismo, este tipo de herramientas permite tener una visual del panorama de turnos más general. Podrás visualizar la programación de horarios de nivel micro a macro, es decir, ver los horarios por días hasta la programación por meses.

Notificaciones

Con un software de gestión de turnos te evitas posibles errores de comunicación, o de estar diciéndole a cada persona cuál será su horario la próxima semana. Resulta que algunos software o aplicaciones cuentan con la posibilidad de enviar notificaciones para que el trabajador sepa cuál será su horario o su turno. Como actualmente un gran porcentaje de las personas en el mundo cuentan con un smartphone, la mayoría de los softwares de gestión de turnos cuentan con aplicación para móviles.

Mejores prácticas para implementar un software de gestión de turnos

Implementar un software de gestión de turnos en una empresa puede mejorar significativamente la eficiencia y reducir errores en la programación. Sin embargo, para asegurar una implementación exitosa, es fundamental seguir algunas mejores prácticas.

1. Evaluación de necesidades

Antes de elegir un software, realiza una evaluación exhaustiva de las necesidades de tu empresa. Considera los siguientes aspectos:

Número de empleados: determina si el software puede manejar el número de empleados y turnos en tu empresa.

Tipos de turnos: asegúrate de que el software pueda gestionar diferentes tipos de turnos, como rotativos, fijos o flexibles.

Requisitos especiales: identifica cualquier requisito específico, como la integración con otros sistemas o la necesidad de cumplir con normativas laborales.

2. Selección del software

Una vez evaluadas las necesidades, sigue estos pasos para seleccionar el software adecuado:

Investigación de opciones: investiga diferentes proveedores y compara sus características, precios y reseñas. Busca opciones que ofrezcan una buena relación calidad-precio.

Pruebas y demostraciones: solicita demostraciones y pruebas gratuitas para evaluar cómo funciona el software en un entorno real. Esto te permitirá ver si el software se ajusta a tus necesidades y cómo se maneja en situaciones prácticas.

Escalabilidad y flexibilidad: elige un software que pueda escalar con el crecimiento de tu empresa y adaptarse a cambios en los requisitos.

3. Capacitación del personal

La capacitación es crucial para garantizar que el personal pueda utilizar el software de manera efectiva:

Formación inicial: proporciona formación completa a los usuarios que estarán operando el software. Esto puede incluir sesiones prácticas y manuales detallados.

Soporte continuo: asegúrate de que haya soporte técnico disponible para resolver cualquier problema o duda que pueda surgir después de la implementación.

Actualización de conocimientos: ofrece actualizaciones periódicas sobre nuevas funciones o cambios en el software para mantener al personal al día.

4. Integración con otros sistemas

La integración con otros sistemas de la empresa es clave para una gestión eficiente:

Sincronización de datos: asegúrate de que el software se pueda integrar con sistemas existentes como el de nómina, recursos humanos o ERP para una gestión fluida de la información.

Automatización de procesos: aprovecha la integración para automatizar procesos como la transferencia de datos entre sistemas, lo que reduce la entrada manual y el riesgo de errores.

5. Adaptación a las necesidades específicas

El software debe adaptarse a las particularidades de tu empresa:

Configuración personalizada: personaliza el software según las necesidades específicas de tu empresa, como las normativas laborales locales o las preferencias de los empleados.

Flexibilidad en la programación: asegúrate de que el software permita una configuración flexible de los turnos para ajustarse a cambios imprevistos o demandas operativas.

6. Monitoreo y evaluación continua

Después de la implementación, es fundamental evaluar regularmente el desempeño del software:

Revisión periódica: realiza revisiones periódicas para evaluar la efectividad del software y hacer ajustes según sea necesario.

Recopilación de feedback: solicita retroalimentación de los usuarios para identificar áreas de mejora y asegurarte de que el software sigue cumpliendo con las expectativas.

7. Documentación y procedimientos

Mantén una documentación clara y procedimientos definidos para el uso del software:

Manual de usuario: crea un manual de usuario que detalle las funciones del software y los procedimientos para su uso.

Guías de resolución de problemas: proporciona guías para resolver problemas comunes y pasos a seguir en caso de fallos o errores.

Implementar un software de gestión de turnos requiere planificación y atención al detalle, pero siguiendo estas mejores prácticas, puedes asegurarte de que la implementación sea exitosa y que el software aporte un valor significativo a la gestión de tu empresa.

Impacto en la cultura organizacional de la gestión de turnos

Una gestión de turnos efectiva puede tener un impacto profundo en la cultura organizacional de una empresa. Primero, al mejorar la comunicación interna, el software de gestión de turnos facilita la transparencia y claridad en la asignación de horarios.

Los empleados reciben notificaciones y actualizaciones sobre sus turnos de manera oportuna, lo que reduce la incertidumbre y evita malentendidos. Esta comunicación fluida ayuda a que todos los miembros del equipo estén alineados con las expectativas y responsabilidades, creando un ambiente de trabajo más organizado y eficiente.

En segundo lugar, la satisfacción de los empleados se ve significativamente afectada por una gestión de turnos eficiente. Un sistema bien implementado asegura que los turnos se asignen de manera equitativa, evitando sobrecargas de trabajo y subutilización de personal. Los empleados que perciben que sus horarios son justos y que tienen un equilibrio adecuado entre su vida laboral y personal tienden a estar más satisfechos con su trabajo. Esta satisfacción se traduce en mayor motivación y compromiso, lo que a su vez mejora el rendimiento general de la empresa.

Finalmente, una gestión de turnos efectiva fomenta la cohesión del equipo. Al tener una programación clara y accesible, los empleados pueden planificar mejor sus actividades y coordinarse con sus colegas.

Esto no solo mejora la colaboración entre los miembros del equipo, sino que también fortalece las relaciones interpersonales al reducir los conflictos y malentendidos relacionados con los horarios. En un entorno donde los turnos están bien gestionados, se crea un sentido de pertenencia y apoyo mutuo, lo que contribuye a una cultura organizacional positiva y colaborativa.