Declaración del Desaparecido y su Administrador

De la declaración de mera ausencia del desaparecido y del nombramiento de su administrador mientras dure la ausencia

Artículo 2.2.6.15.2.2.1. Declaración de mera ausencia del desaparecido.

Sin perjuicio de la competencia judicial, la declaración de mera ausencia de una persona que haya desaparecido de su domicilio, ignorándose su paradero, podrá hacerse por escritura pública. El trámite se adelantará en la notaría del círculo que corresponda al último domicilio del desaparecido en el territorio nacional, y si éste tenía varios, al del asiento principal de sus negocios.

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Artículo 2.2.6.15.2.2.2. Requisitos de la solicitud.

El cónyuge, compañero(a) permanente, aquellos que tengan vocación hereditaria o interés legítimo con respecto al desaparecido, deberán acudir ante el Notario, personalmente o a través de apoderado.

En la solicitud de declaración de ausencia se expresará, bajo la gravedad del juramento, el que se entiende prestado por su sola presentación, lo siguiente:

1. La designación del notario a quien se dirige.

2. Nombre, apellidos, identificación, dirección física y electrónica, si la tuviere, estado civil, edad, nacionalidad y teléfonos de todos los interesados que han hecho la solicitud.

3. Que desconocen la existencia de otras personas con igual o mejor derecho al que tienen los interesados.

4. Nombre, apellidos, identificación, sexo, dirección del último domicilio conocido, dirección electrónica si la tuviere, estado civil y nacionalidad de la persona desaparecida.

5. Relación de los bienes y deudas del ausente.

6. Relación de los hechos del desaparecimiento, incluyendo la fecha, lugar y circunstancias en las que fue visto el ausente, por última vez.

7. Información de los medios utilizados para la búsqueda del desaparecido y mención de las autoridades a las que se han acudido para encontrarlo.

8. Declaración del interés legítimo que les asiste a los solicitantes, debidamente probado.

9. Edad, nacionalidad, números telefónicos, sus obligaciones, remuneración y demás formalidades requeridas para el ejercicio, de la persona que designarán los interesados, de común acuerdo, como administrador de los bienes del ausente. 

PARAGRAFO: Si el ausente hubiere constituido poder a un tercero o tuviere representantes legales, éstos ejercerán su representación y el cuidado de sus intereses durante el periodo de la mera ausencia.

Artículo 2.2.6.15.2.2.3. Anexos la solicitud.

Con la solicitud deberá adjuntarse:

1. Copia del registro civil de nacimiento del desaparecido, válido para acreditar parentesco.

2. Fotocopia del registro civil de matrimonio con notas marginales si las hubiere y la prueba que acredite la unión marital de hecho con el desaparecido.

3. Copia de la denuncia por desaparición presentada ante autoridad competente.

4. Copias de los documentos que acrediten la relación de los bienes y deudas del ausente.

5. Certificado de vigencia de la cédula de ciudadanía del desaparecido.

6. El poder debidamente otorgado.

7. Prueba idónea para demostrar el interés legítimo de los solicitantes.

8. Póliza de cumplimiento, o caución a favor del ausente y subsidiariamente de sus causahabientes, equivalente al veinte por ciento (20%) del capital a administrar, con una vigencia inicial de por lo menos un año, siendo obligación del administrador mantenerla vigente mientras dure el encargo. El original de las garantías será depositado ante el notario que efectué la respectiva escritura pública. 

PARÁGRAFO:

En el poder todos los solicitantes manifestarán bajo la gravedad del juramento que desconocen el paradero y no han recibido noticia sobre el fallecimiento del desaparecido, que no saben de la existencia de otros interesados con igual o mejor derecho, incluyendo expresamente, si así lo deciden, la facultad para firmar la respectiva escritura pública.

Artículo 2.2.6.15.2.2.4.

Recibida la solicitud, el Notario verificará si los requisitos y anexos están completos y ajustados a la ley, en cuyo caso, dará inicio al trámite y ordenará:

Primero, la fijación de un edicto por el término de 10 días hábiles en lugar público de la Notaría.

Segundo, la publicación del edicto se hará un día domingo en uno de los periódicos de mayor circulación en la capital de la República y en un periódico de amplia circulación en el último domicilio conocido del ausente y en una radiodifusora con sintonía en ese lugar, que contenga:

-La identificación de la persona cuya declaración de ausencia se persigue, el lugar de su último domicilio conocido y el nombre completo del o los solicitantes del trámite.

-La prevención a quienes tengan noticias del ausente para que lo informen a la notaría por medio de documento que hará parte de la actuación.

Tercero, la información con cargo a los interesados, de la iniciación del trámite al Ministerio Público, las Autoridades de Emigración, la Policía Nacional, la Registraduría Nacional del Estado Civil y Medicina Legal, con el fin de que dentro de los 10 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación le indiquen al Notario, si ya conocían el caso, si adelantaron algún trámite o investigación y si conocen el paradero o saben del fallecimiento del ausente. Si el ausente es menor se le informará al Defensor de Familia y si es incapaz mayor se le informara al Personero Distrital o Municipal, de su última residencia, para que intervengan dentro del término de 10 días hábiles.

Si las autoridades antes mencionadas, dentro de los términos señalados, no informan hechos que impidan la continuación del trámite, el notario proseguirá con éste.

Vencidos los anteriores términos y transcurridos 10 días hábiles contados a partir de la desfijación del edicto y su publicación sin que se presente novedad alguna para la declaración notarial de mera ausencia, se procederá a extender y autorizar la respectiva escritura pública, con la cual termina el trámite. 

Artículo 2.2.6.15.2.2.5. Obligaciones especiales del administrador.

Además de las obligaciones consignadas en la Ley para la administración por mandato, éste deberá presentar trimestralmente  a los interesados  o  a  la  persona  que  ellos designen, informes por escrito de su gestión. Igualmente lo deberá hacer al finalizar su encargo. 

Artículo 2.2.6.15.2.2.6. Escritura pública.

La escritura pública de Declaración de Mera Ausencia, contendrá los mismos elementos de la solicitud, un recuento de lo actuado, y la constancia del notario de que, surtido los trámites correspondientes, no fue posible determinar el paradero del ausente. En ella también se dejará constancia de la entrega de los bienes al administrador.

En el mismo instrumento se designará al administrador de los bienes del ausente, de quién se señalará su nombre, documento de identidad y domicilio, la clase de administración que ejerce, la remuneración pactada y la forma en la cual prestara caución.

Con la firma de la escritura pública por parte del administrador se entenderá aceptada su gestión. A esta administración se aplicará en lo pertinente, las normas sobre administración de bienes previstas en la Ley 1306 de 2009.

El administrador prestará caución para garantizar los eventuales perjuicios que puedan causarse por su gestión, salvo las excepciones legales. Dicha garantía consistirá en una póliza de seguros o bancaria la cual contemplará la indemnización de perjuicios morales por 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes, y materiales por el veinte por ciento (20%) de los bienes a cargo del administrador. En defecto de esta póliza se podrá aceptar hipoteca o prenda sin tenencia del acreedor sobre bienes cuyo valor sea igual o superior al monto anteriormente establecido.

En la escritura pública, se protocolizarán los anexos de la solicitud y los documentos necesarios para su otorgamiento.

Si después de autorizada la escritura pública aparece el ausente, se procederá a su cancelación. 

Artículo 2.2.6.15.2.2.7. Inscripciones.

Autorizada la escritura pública, el notario dispondrá su inscripción en el Libro de Varios y la consignación de la nota marginal en el respectivo Registro Civil de Nacimiento del ausente. 

Artículo 2.2.6.15.2.2.8. Derechos Notariales.

La autorización de la escritura pública que contenga la declaración de mera ausencia, causará por concepto de derechos notariales la tarifa fijada para los actos sin cuantía.