Prestación del Servicio Postal Universal –SPU- 

ARTÍCULO 2.2.8.2.2.1.  Servicios exclusivos del OPO.

Son servicios exclusivos del OPO los siguientes:

1. El Servicio Postal Universal previsto en el numeral 1 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009.

2. El servicio de correo previsto en el numeral 2.1 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009.

3. El servicio postal de pago de giros internacionales previsto en el numeral 2.2.2 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009.

4. Además los servicios del área de reserva definida en el artículo 15 de la Ley 1369 de 2009.

5. Los servicios incluidos en la franquicia postal definida en el artículo 47 de la Ley 1369 de 2009.

Parágrafo:

En los casos en que la UPU defina nuevos servicios postales de pago, El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, definirá su modelo de prestación para Colombia.

ARTÍCULO 2.2.8.2.2.2. Servicios postales que hacen parte del SPU.

Harán parte del servicio postal universal, el servicio de correspondencia prioritaria y no prioritaria, la entrega del servicio de correo telegráfico, las encomiendas, el correo certificado y los envíos con valor declarado.

Parágrafo 1.

Los servicios de correo certificado que se presten sobre objetos postales masivos a personas jurídicas públicas o privadas, y a impositores del área de reserva o la franquicia, no serán parte del SPU.

Parágrafo 2.

Los servicios de que trata este artículo deberán ser prestados bajo los parámetros de calidad, técnicos y tarifarios previstos en el presente capítulo.

Parágrafo 3.

La entrega del servicio de correo telegráfico, deberá tener el mismo cubrimiento geográfico que el servicio de correspondencia, pero el OPO podrá limitar, según su disponibilidad técnica, los puntos de recibo de dichas piezas postales. Los servicios previstos en el numeral 2.1.4 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009 deberán ser prestados de conformidad con los reglamentos que para el efecto determine la UPU.

Parágrafo 4.

En la prestación de los servicios previstos en el numeral 2.1 del artículo 3 de la Ley 1369 de 2009 en el ámbito internacional, el OPO deberá acatar los compromisos adquiridos por Colombia en los convenios de la UPU.

Parágrafo 5.

Aquellos servicios postales prestados por el OPO, que no se encuentren definidos como parte del Servicio Postal Universal, estarán sujetos a la regulación de la CRC.

ARTÍCULO 2.2.8.2.2.3. Indicadores técnicos y de calidad.

Los indicadores técnicos y de calidad de prestación del Servicio Postal Universal serán definidos por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Parágrafo.

Con el fin de garantizar la continuidad en la prestación del SPU, en el evento en que sea prorrogado el contrato de concesión vigente, de acuerdo con la facultad expresamente consagrada en el artículo 6 de la Ley 1369 de 2009, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones preverá la existencia de un periodo de transición y adecuación gradual de hasta un (1) año, de manera que el Operador Postal Oficial pueda adecuar su operación y realizar las inversiones necesarias para cumplir con los criterios y niveles de calidad en términos de frecuencia, tiempo de entrega, y sistema de reclamaciones del Servicio Postal Universal.

ARTÍCULO 2.2.8.2.2.4 Tarifas

Conforme al artículo 13 de la Ley 1369 de 2009, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones fijará las tarifas aplicables a los servicios comprendidos dentro del SPU, de acuerdo a las siguientes reglas:

1. Para los servicios de correspondencia, las tarifas serán propuestas por el operador de conformidad con el presente capítulo;

2. Los servicios de correspondencia urbana y nacional no prioritaria para piezas de peso inferior a doscientos gramos (200 g) tendrán un tope tarifario de 0,25% del valor de un smmlv siempre que cumplan de manera simultánea las siguientes características:

2.1. Deben ser piezas postales individuales.

2.2. El remitente debe ser una persona natural.

2.3. La imposición debe hacerse de manera presencial en un punto de admisión del OPO.

2.4. En cada punto de admisión del OPO, una persona podrá imponer un máximo de dos (2) piezas postales diarias bajo esta condición tarifaria.

Para este caso, el OPO deberá llevar registro contable separado y desagregado para cada periodo y consignando al menos los ingresos y el número de piezas generados bajo esta modalidad. Así mismo deberá llevar un registro de los números de cédula y dato de contacto de los impositores y del número de piezas impuestas.

3. Las tarifas del servicio de encomienda estarán sujetas a las siguientes restricciones:

3.1. La tarifa del servicio de encomienda para envíos individuales en el rango de peso de dos (2) a cinco (5) kilogramos no deberá ser superior al ochenta por ciento (80%) de la tarifa mínima publicada por el OPO para los envíos individuales por concepto del servicio básico de mensajería expresa, o en su defecto para el servicio accesorio de encomienda con prueba de entrega y guía. Para el efecto, se deberán considerar las tarifas para piezas postales similares en peso;

3.2. La tarifa por cada kilogramo adicional a los cinco (5) kg, no podrá superar el valor equivalente por kilogramo que se cobra por envíos hasta de cinco (5) kg;

3.3. En las rutas en las que el OPO no preste el servicio de mensajería expresa, se tomará como referencia para el cálculo, la mayor tarifa cobrada por el OPO para mensajería expresa en rutas nacionales.

3.4. Se deberán otorgar al usuario en el servicio de encomiendas al menos los mismos porcentajes de descuentos por volumen que se ofrezcan a los clientes en el servicio de mensajería expresa en la misma ruta.

3.5. En caso de que el OPO no preste servicios de mensajería expresa, el Ministerio determinará anualmente el precio a aplicar, tomando como referencia los reportes de información de los principales operadores del servicio de mensajería expresa.

4. Para los demás servicios comprendidos en el SPU, las tarifas serán propuestas por el operador bajo el principio de costos más utilidad razonable;

5. El OPO podrá ofrecer otros servicios postales adicionales a los previstos en el presente capítulo. En todo caso, la oferta del OPO deberá incluir siempre al menos los servicios previstos en el SPU, los cuales deberán ser ofrecidos como alternativa para que el usuario opte libremente por el servicio que considere adecuado a sus necesidades.

6. Todas las tarifas aplicadas por el OPO a los servicios incluidos en el SPU deberán ser aprobadas por el Ministerio de Tecnologías de la información y las Comunicaciones con tres (3) días de antelación al inicio de su aplicación.

7. Las tarifas de los servicios incluidos en el SPU deberán ser públicas y estar disponibles para los usuarios en conjunto con las de los demás servicios ofrecidos por el OPO, destacando las diferencias tarifarias, y con al menos el mismo énfasis informativo que las de los demás servicios. Las tarifas y atributos técnicos básicos de los servicios deberán publicarse en al menos los siguientes medios:

7.1. Página web del OPO;

7.2. Cartelera visible en los puntos de atención al usuario del OPO;

7.3. En catálogos e impresos disponibles para el usuario en puntos de venta;

(Lea También: Términos y Condiciones para la Adopción del Código Postal)

7.4. Por vía telefónica, a solicitud del usuario.

ARTÍCULO 2.2.8.2.2.5. Metodología para el reconocimiento del déficit del SPU.

El monto del déficit del SPU que reconocerá anualmente el FONTIC será determinado y pagado al OPO conforme a las siguientes reglas.

Primero, Se reconocerá como tope máximo el valor que resulte de la aplicación de la siguiente fórmula:

Déficit calculado del SPU = Ingresos del SPU – Costos del SPU

Donde:

Ingresos del SPU: son todos los ingresos por los servicios incluidos en el SPU de que trata el presente capítulo, incluyendo todos los ingresos que se causen por servicios definidos como parte del SPU que correspondan al área de reserva y a las franquicias.

Costos del SPU = Costos totales del OPO * Factor de Estimación

Donde:

Costos totales del OPO= Todos los costos y gastos del OPO generados por las operaciones de todos los servicios postales a su cargo.

Factor de Estimación = Factor ingresos + Factor volumen + Factor peso

Dónde:

Factor ingresos = Ingresos del SPU/Total de ingresos del OPO por prestación de servicios postales

Factor volumen = Número de piezas postales físicas tramitadas en servicios incluidos en el SPU/número total de piezas postales físicas tramitadas por el OPO

Y Factor peso = Peso total de las piezas postales tramitadas en servicios incluidos en el SPU/peso total de todas las piezas postales tramitadas por el OPO

Segundo, El OPO deberá confrontar el resultado de la anterior fórmula con su sistema de separación contable en el cual se asignen para el cálculo del déficit exclusivamente los ingresos por prestación de servicios incluidos en el SPU y se le resten los costos imputados por la prestación de dichos servicios; se tomará para efectos de reconocimiento del déficit el mayor valor (esto es el menor monto de déficit considerando que su resultado tiene signo negativo) entre la fórmula prevista en el numeral 1. del presente artículo y el ejercicio realizado por el OPO.

Tercero, En caso de que en la aplicación de la metodología anterior resulte un valor positivo, es decir, se estime un superávit, no se reconocerá valor alguno por déficit del SPU.

Cuarto, En el cálculo del déficit del SPU se aplicarán las restricciones que se prevean en materia de eficiencia en los correspondientes contratos de concesión del servicio de correo.

Quinto, En el desarrollo de los procesos de separación contable de que trata el artículo 13 de la Ley 1369 de 2009, se deberá llevar información detallada por mes de costos e ingresos, y registros auxiliares sobre número de piezas postales y peso.

Sexto, En el desarrollo de los procesos de separación contable de que trata el artículo 13 de la Ley 1369 de 2009, se tendrán en cuenta la definición mínima de los siguientes procesos y la definición, al menos de los siguientes criterios de ponderación de costos para cada uno de los procesos principales de prestación de servicio postales en su dimensión física, los cuales se deberán incorporar en el sistema y procesos correspondientes que desarrolle el OPO:

6.1. Proceso de admisión,

Correspondiente al proceso de recibo de piezas postales en los puntos de presencia del OPO. La asignación de los costos del proceso de admisión a los diferentes productos postales se realizará utilizando preferencialmente el número de piezas admitidas para cada servicio como el impulsor o driver de asignación de costos comunes y compartidos.

6.2. Proceso de transporte,

Incluido el transporte primario troncal entre centros de clasificación, secundario correspondiente a los procesos de transporte entre los centros de clasificación regionales y puntos operativos, y el transporte terciario correspondiente a los procesos de transporte entre los puntos operativos y los puntos de presencia del OPO. Se utilizará como impulsor o driver de asignación de costos comunes y compartidos preferencial el peso en kilogramos transportados para cada tipo de servicio.

6.3. Proceso de clasificación o tratamiento,

Correspondiente a los procesos de clasificación y agrupamiento de piezas postales en los centros de clasificación regionales y en los centros de clasificación secundarios. Se utilizará como impulsor o driver de asignación de costos comunes y compartidos preferencial el número de piezas postales procesadas para cada servicio.

6.4. Proceso de entrega, 

Correspondiente a los procesos de manejo de las piezas postales en el tramo correspondiente a la entrega domiciliaria al usuario final del servicio desde el punto final de presencia del OPO. Se utilizará como impulsor o driver de asignación de costos comunes y compartidos el número de envíos o el peso total de los envíos, según decida el OPO de conformidad con la mezcla de rangos de pesos de las piezas postales.

6.5. Procesos de apoyo y gestión,

Correspondientes a procesos administrativos y comerciales y otros procesos de apoyo. Se ponderará conforme a los ingresos de cada línea de servicio que preste el OPO.

En caso de que el OPO opte por otros criterios de ponderación de costos deberá justificar debidamente mediante documento técnico y contable la pertinencia de dichos criterios, y reportarlo al Ministerio para su respectivo análisis y verificación.

Séptimo, El OPO no podrá cobrar a empresas en las que tenga interés directo por ser matriz, filial, asociada, o con beneficiarios finales de la inversión comunes en porcentaje superior al cinco por ciento (5%) del capital accionario, valores inferiores por la prestación de servicios de los que cobra a otras empresas. Tampoco podrá adquirir de dichas empresas servicios a tarifas superiores a las que dichas empresas cobran a otros clientes.

Parágrafo 1.

Anualmente el OPO deberá enviar un presupuesto que proyecte el déficit del SPU del año siguiente, debidamente sustentado y considerando los parámetros de este capítulo. El Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones establecerá las fechas para este reporte.

Parágrafo 2.

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones calculará periódicamente los factores de estimación teniendo en cuenta las condiciones del mercado.

ARTÍCULO 2.2.8.2.2.6.  Financiación del SPU.

El déficit que resulte del ejercicio previsto en el artículo 2.2.8.2.2.4.  del presente decreto, será pagado anualmente por el FONTIC conforme a la disponibilidad de recursos. El FONTIC podrá realizar pagos parciales trimestrales previa presentación de los estados financieros debidamente auditados donde se determine la ejecución parcial anual de la operación del SPU.

Parágrafo 1.

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones fijará topes de financiación, con el fin de asegurar la eficiencia en la prestación del servicio.

Parágrafo 2.

En caso de que los recursos previstos por el FONTIC en una anualidad no sean suficientes para cubrir el déficit previsto, el pago del saldo estará sujeto a las apropiaciones del presupuesto de la nación cuando deba ser financiado por esta fuente.

ARTÍCULO 2.2.8.2.2.7. Tarifas aplicables a la franquicia postal y al área de reserva. 

Los servicios comprendidos en el SPU que sean prestados por el OPO a entidades estatales amparadas bajo el área de reserva de que trata el artículo 15 de la Ley 1369 de 2009 y por la franquicia postal de que trata el artículo 47 de la misma ley, deberán cumplir con las siguientes reglas tarifarias:

1. Las tarifas ofrecidas deberán considerar al menos las mismas escalas de descuento por volumen que se ofrecen a cualquier otro usuario del servicio considerando la agregación de piezas postales en cabeza de cada entidad pagadora de los servicios.

2. Las tarifas del servicio de correspondencia prioritaria y no prioritaria, correo telegráfico, encomienda y correo certificado, aplicables a la franquicia y al área de reserva deberán ceñirse al principio de costos más utilidad razonable considerando al menos los siguientes elementos:

2.1. La distribución adecuada de costos de conformidad con las reglas de separación contable en materia del SPU previstas en este capítulo.

2.2. La utilidad deberá fijarse de conformidad con los indicadores financieros determinados anualmente por la Subdirección de Asuntos Postales del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

2.3. Los aumentos de productividad que se logren por las mejoras en eficiencia de costos incluyendo las economías de escala y alcance que logre el OPO.

2.4. Las bases de cálculo de costos y volúmenes deberán estar actualizadas y serán a lo sumo, las del año inmediatamente anterior, y las tarifas máximas resultantes se actualizarán a partir del mes de abril de cada año.

El OPO deberá presentar, con su registro de tarifas, la memoria de cálculo anual para estos servicios.

ARTÍCULO 2.2.8.2.2.8. Pago de franquicias. 

El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones establecerá las condiciones de prestación del servicio de Franquicia Postal a las entidades que a continuación se relacionan, así como el procedimiento para los cobros asociados a la prestación de este servicio.

1. Presidente de la República.
2. Ministros del Despacho.
3. Dependencias de la Presidencia de la República (Departamento para la Prosperidad Social).
4. Ministros del Despacho (Ministerio de Relaciones Exteriores – Instituto de Misiones Extranjeras).
5. Ministros del Despacho (Ministerio de Defensa – Soldados y Grumetes de FF. MM.).
6. Ministros del Despacho (Ministerio de Justicia y del Derecho – Inpec “Exclusivamente la correspondencia de los reclusos”).
7. El Cardenal Arzobispo Primado de Colombia.
8. Los miembros del Cuerpo Diplomático de la Unión Postal de las Américas y España.
9. Los Cónsules de los miembros de la Unión Postal de las Américas y España.
10. Decano del Cuerpo Diplomático (Nuncio apostólico del Papa).
11. Consejo Superior de la Judicatura.
12. Corte Suprema de Justicia.
13. Consejo de Estado.
14. Corte Constitucional.
15. Procuraduría General de la Nación.
16. Fiscalía General de la Nación.
17. Instituto de Medicina Legal y Ciencias Forenses.
18. Gobiernos, representantes diplomáticos, autoridades judiciales y cónsules de la república de Bolivia, Ecuador, Perú y Venezuela.
19. Comunidades religiosas católicas.
20. Arzobispos, obispos, prefectos apostólicos y vicarios generales.
21. Senado y Cámara, Senadores y Representantes.
22. Cruz Roja Colombiana.
23. Presidente de la República electo.
24. Ministerio de Defensa Nacional (Personal que preste el servicio militar en la Policía Nacional).
25. Expresidentes de la República.
26. Ministerio de Defensa Nacional (Personal que preste el servicio militar en la Policía Nacional).
27. Limitados físicos.