Para liderar un proyecto con éxito y eficiencia lo más recomendado es implementar técnicas de gestión de proyectos, que faciliten todo el trabajo, unifiquen los esfuerzos y establezca el camino más viable y factible para ejecutar el proyecto.
La gestión de proyectos es un conjunto de acciones, pasos o metodologías que se aplican para dirigir las tareas de un proyecto y que este tenga un resultado más exitoso, productivo y rentable; enfocado siempre a los objetivos planteados.
La gestión de proyectos trae consigo ventajas importantes. Por ejemplo, hace que el trabajo fluya, favorece el trabajo en equipo y la comunicación entre los diferentes integrantes y niveles. También ejora e incrementa el flujo de información y datos, lo que permite tomar decisiones más oportunas y certeras, ayuda a prever posibles retrasos, complicaciones o cuellos de botella.
Asimismo, es muy útil para administrar recursos tanto monetarios como humanos, reunir datos para nuevos proyectos, entre otras ventajas.
Por otra parte, existen varias herramientas que permiten gestionar los proyectos de manera efectiva. Entre los más comunes están el Diagrama de Grant en donde es muy importante la actualización para mantener el flujo adecuado. Los CRM también son una buena herramienta para proyectos complejos, en donde se presentan varias tareas, que se deben hacer de manera simultánea y con una frecuencia específica. (Ver También: Ejecutivos Nivel C)
Fases en la Gestión de Proyectos
La gestión de un proyecto tiene varias fases:
1. Viabilidad
La primera fase para la gestión de proyectos es el análisis de la viabilidad del mismo. En esta fase se debe determinar que el desarrollo y ejecución del proyecto sea rentable. Es decir, que los beneficios que obtenga la empresa sea mayor que la inversión que se haga en todo tipo de recursos.
Dentro del análisis de viabilidad se debe tener en cuenta los riesgos del proyecto, el alcance, la relación costo-beneficio; y la viabilidad teniendo en cuenta factores como el tiempo o plazos y la calidad.
2. Planificación
Una vez se establece que el proyecto es viable se debe seguir a la segunda fase que es la planificación. En esta etapa la idea es detallar todas y cada una de las tareas del proyecto. También identificar los recursos necesarios para llevarlas a cabo. (Ver También: Técnicas para la Gestión de Proyectos)
Durante esta fase la persona encargada de la gestión del proyecto deberá revisar el alcance del proyecto, así como sus objetivos y con base en esta información establecer las tareas o actividades pertinentes. También deberá establecer los tiempos, costes, presupuestos y recursos por cada actividad.
Durante la planificación es importante realizar cronogramas con fechas de inicio y fechas límite para que todo el equipo sepa cuánto tiempo tiene disponible para hacer su actividad y que no vaya a afectar el flujo del proyecto y del trabajo de otros.
3. Ejecución
Llegó la hora de ponerse manos a la obra y comenzar con la ejecución del proyecto de acuerdo con el cronograma y las indicaciones del gestor del proyecto. Esta es la fase del proyecto en donde los integrantes del equipo aplican todo su conocimiento para hacer las actividades.
Al comienzo de la ejecución el líder del proyecto deberá asignar las responsabilidades y los recursos, así como establecer los flujos de trabajo y el entorno de desarrollo del proyecto; por ejemplo, si se puede teletrabajar, si se requiere presencial o puede ser híbrido.
4. Seguimiento y Control
Esta fase es muy importante para el líder del proyecto o quien lo está gestionando, pues es su labor más principal. La importancia de esta etapa de seguimiento y control radica en la capacidad que se tiene para tomar decisiones más oportunas que conlleven finalmente al éxito del proyecto.
Durante la ejecución del proyecto se debe hacer seguimiento a las tareas establecidas al comienzo, también se debe estar pendiente a las fechas y las entregas que se hayan planeado. El líder de la gestión del proyecto también es el encargado de gestionar cualquier tipo de incidencia que se genere durante la ejecución y de la realización de informes de seguimiento para los cargos más altos.
Estar pendiente del proyecto es fundamental para poder detectar a tiempo posibles contratiempos y que no afecten la entrega final del proyecto. Asimismo es muy útil para maximizar el uso de los recursos y mantener el flujo adecuado.
5. Cierre
Finalmente llegó la fase de cierre dentro de la gestión de proyectos. Quiere decir que se debe revisar que todos los objetivos se hayan cumplido antes de darle un cierre total al proyecto.
Como parte del cierre no solo se debe revisar que todo se haya cumplido, sino analizar los resultados obtenidos frente a las estimaciones, realizar una copia de seguridad y analizar las posibles mejoras para próximos proyectos.
