Cómo presentar para influir en una Audiencia Remota

El trabajo remoto es la nueva realidad de este mundo plagado de pandemias, y los modos de comunicación deben renovarse para involucrar adecuadamente a su equipo o a las partes interesadas. Puede pensar que las mismas reglas de las presentaciones en persona, se apliquen en línea, pero desafortunadamente ese no es el caso.

Piense en los fundamentos de la comunicación empresarial en el contexto de una presentación. Para una presentación exitosa se necesita una buena gesticulación, contacto visual y una personalidad confiada. Sin embargo, estos marcadores no están presentes cuando se realiza una presentación de forma remota. La mayoría de las veces, la presentación se realizará a través de la pantalla compartida en plataformas como Zoom, Skype o Teams, con su presencia solo como una voz en off o un pequeño cuadrado en una pantalla en la esquina.

Esto significa que sus habilidades de presentación virtual son lo único que se interpone entre el éxito y usted: el éxito del cliente o del equipo, etc. Por lo tanto, comprender las presentaciones en línea es la nueva clave del éxito.

Entonces, ¡aquí están los mejores consejos y trucos para presentaciones en línea exitosas y con una comunicación efectiva desde la comodidad de su hogar! Comenzaremos con las tareas simples primero.

Tareas al alcance de tu mano para un alto impacto

1. Vístete para la ocasión

Sabemos que puede ser muy tentador simplemente sentarse en su cómodo pijama, sabiendo que la “atuendo formal” también ha estado de vacaciones durante este encierro. Pero considere esto: si está dando una presentación formal de PowerPoint en línea, pasar un tiempo preparándose y poniéndose presentable puede hacer maravillas para su confianza e indicarle a su audiencia que es alguien a quien deben tomar en serio.

Lo coloca en el espacio de cabeza correcto para dar la mejor presentación, incluso si se hace virtualmente donde el énfasis no está en usted como individuo. Confíe en nosotros, vestirse para la ocasión marcará una gran diferencia en la forma en que aborda inconscientemente las presentaciones en línea de PowerPoint.

2. Tenga en cuenta su fondo

Es imposible tomar en serio a alguien que tiene un dormitorio desordenado o miembros de la familia al azar que aparecen y desaparecen de la vista de la cámara. Pero tener en cuenta esto y usar las medidas disponibles para minimizar las distracciones de fondo es una buena etiqueta.

Use la función Zoom o Teams para cambiar o difuminar su fondo. De esta manera, no tienes que preocuparte de que la audiencia se distraiga con tu telón de fondo y se enfoquen en tus palabras.

3. Controle los niveles de ruido

Los ruidos son probablemente la peor parte de las reuniones virtuales y las presentaciones en línea. Los ruidos aleatorios son una parte de tu vida si vives en casa y compartes tu espacio con varias personas. Por lo tanto, silencie su micrófono cuando no esté hablando para evitar molestar a las otras personas en la reunión o al que realiza la presentación en línea.

Y si usted es el que presenta, asegúrese de encontrar un rincón relativamente insonorizado de su casa y cierre las puertas para evitar interrupciones accidentales. Informe a todos en su hogar que no lo molesten durante el tiempo que tomará terminar la reunión y la presentación.

4. Cadencia

Hablando de ruido, uno de los mejores consejos que podemos darte es que hables en un registro más grave que tu voz habitual. Esto tiene dos beneficios.

Primero: lo más probable es que todos en la reunión estén usando auriculares. Hablar en voz alta o estridente amplificará ese sonido y creará una experiencia desagradable para el oyente.

Segundo: un registro más bajo, a veces puede reducir automáticamente la velocidad del habla, especialmente si está tratando activamente de modular su voz. Y hablar despacio es clave para una presentación en línea exitosa, ya que las interrupciones de voz y la claridad son algunos de los problemas más importantes de las presentaciones en línea.

5. Invertir en equipo

No es necesariamente fundamental, pero si interrumpes constantemente debido a una mala conexión a Internet, tienes un micrófono poco claro o una cámara de mala calidad, le restas valor a tu presentación. Ya que la audiencia se fijará en esos problemas, en lugar de en lo que estás comunicando.

Si es posible, considere actualizar su conexión a Internet u obtener un mejor equipo que pueda manejar los requisitos de trabajo remoto, como auriculares o micrófonos de mayor calidad o un dispositivo con una cámara decente.

Con estas simples tareas en cuenta, ahora hablemos de los puntos más importantes de la presentación remota en sí.

Es importante cambiar su enfoque de acuerdo con el contexto de una presentación remota y el resultado que está tratando de lograr.

Consejos para tener en cuenta al diseñar las diapositivas de su presentación remota

1. Ritmo y Estructuración

Es importante mantener a la audiencia interesada al crear diapositivas para una presentación virtual. Pero no puedes hacerlo únicamente a través de tu personalidad y presencia en el escenario, como en el caso de las reuniones en persona.

En su lugar, acelere el ritmo de sus presentaciones. En lugar de incluir mucha información en una sola diapositiva, divídala y haga una presentación más extensa que muestre una diapositiva durante un período de tiempo más corto. Esto significa que habrá cambios frecuentes en la pantalla para que la audiencia interactúe y evite la monotonía.

Para enviar el mensaje a su audiencia de manera clara y concisa, puede incorporar atractivas plantillas de PowerPoint listas para usar en su presentación. Éstas harán que sus presentaciones en línea sean más atractivas.

2. Atención de la audiencia

Esto nos lleva a la atención de la audiencia esquiva. Reconozcamos primero que mantener la atención de la audiencia durante una presentación remota es mucho más difícil que durante una presencial. Asegúrese de utilizar indicaciones vocales y visuales óptimas para mantener a la audiencia interesada en el contenido de la pantalla. Tenga en cuenta las entonaciones de voz.

Además, use muchos elementos gráficos que sean más fáciles de entender. Estas técnicas para captar la atención de la audiencia pueden garantizar que, aunque una presentación remota esté plagada de distracciones externas, su audiencia se mantenga interesada en lo que tiene que decir.

Incluso puede aprovechar lo temas de PowerPoint visualmente atractivos que capturan instantáneamente la atención de los usuarios. Están diseñados visualmente para hacer que el tema de la presentación sea fácilmente comprensible para la audiencia. Estos temas visualmente atractivos son altamente recomendados para presentaciones virtuales.

3. Preguntas y respuestas, debates y comentarios

A nadie le gusta la monotonía. Sin compromiso, una presentación remota es similar a un video seco e informativo que la audiencia puede notar o no. Para que la experiencia sea interactiva, haga pausas para hacer preguntas y comentarios.

Realice una sesión de preguntas y respuestas o haga una pausa para hacer comentarios después de que finalice cada segmento o subtítulo. Pedir a las personas sus opiniones o comentarios también es una buena manera de impulsar una discusión y hacer que su presentación remota sea animada.

Incorpore estas pausas para comentarios y espacios de discusión en las diapositivas de su presentación para asegurarse de que va por buen camino.

4. Manténgalo simple

Esto significa que no hay estilos ni animaciones innecesarias que distraigan la atención de su contenido. Debe evitar el uso de transiciones o animaciones para elementos de diapositivas en un entorno formal, ya que puede parecer engañoso.

Además, lo que pueden parecer transiciones fluidas en su sistema pueden no traducirse a través de la pantalla de otra persona, y se quedan mirando una pantalla retrasada durante la presentación. Para ayudar a mantener el equilibrio, puede usar las plantillas animadas de PowerPoint en sus presentaciones.

5. Contraste de color y tamaño

Apéguese a los colores de alto contraste y mucho espacio en blanco para asegurarse de que las diapositivas de su presentación no se deformen ni sean poco claras en los diversos dispositivos que las personas usan en una sala de reuniones remota. El brillo, el contraste y los colores de la pantalla de su audiencia pueden variar, y es posible que desee evitar cualquier cosa que pueda desaparecer o cambiar por completo con diferentes configuraciones de pantalla.

El tamaño de fuente de PowerPoint también sirve para enfatizar, resaltar y mantener significativamente la participación de la audiencia. Use fuentes más grandes, mucho espacio en blanco y evite pegar información importante en los lados.

Conclusiones para tener presentaciones en línea:

Los presentadores tienen mucho poder para influir en su audiencia remota, pero deben ser conscientes de los desafíos únicos que tienen las presentaciones en línea. La clave es centrarse en crear una buena relación, involucrar a la audiencia y adaptarse a la tecnología.

Adaptarse a las necesidades de presentación en línea puede ser difícil para cualquiera. Sin embargo, una buena presentación remota puede hacer que se destaque en las reuniones y mensajes en línea. Así que diseñe y presente una presentación remota que pueda causar una impresión duradera.