Automatización de Cuentas por Pagar

Automatización de Cuentas por Pagar

La automatización de cuentas por pagar es un proceso que permite, a través de un software, gestionar todas las cuentas pendientes de pago de la empresa; llevando a lo más mínimo el error humano y gestionando al máximo los recursos.

La automatización de cuentas por pagar es un paso más hacia la digitalización, este paso es muy importante porque permite conocer realmente cuál es el flujo de efectivo de una empresa; asimismo determinar con claridad la liquidez con la que cuentan y sus obligaciones.

¿Qué Beneficios se Obtienen con la Automatización de Cuentas por Pagar?

La automatización de las cuentas permite que la empresa logre una mayor eficiencia porque:

1. Disminución de errores operativos

2. Ahorro de tiempo al programar los pagos, lo que le permite a los trabajadores de esta área invertir tiempo en estrategias de valor para la empresa

3. Posibilidad de conocer en tiempo real el estado de todas las cuentas por pagar

4. Al tener un panorama más claro de las cuentas por pagar, permite aplicar a descuentos por pronto pago en caso de que existan

5. Agilidad para saber si una factura se aceptó o se rechazó

6. Cumplimiento en los plazos de pagos que evitan fugas contractuales

7. Opción de generar facturas por servicios y facturas sin órdenes de compra

8. Reducción en el tiempo de procesamiento de facturas

9. Procesos libres de papeles pues permite los trámites con facturas digitales. Esto, además de significar un ahorro en costos de papelería, también reduce el riesgo de pérdida de los papeles y es amigable con el medio ambiente.

10. Posibilidad de integrar las cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Cosas que Debes tener en cuenta a la Hora de Elegir un Programa de Automatización

Integración

La automatización de cuentas por pagar no solo permite gestionar mejor estas cuentas, sino que también mejora las relaciones con proveedores, clientes y trabajadores.

Una solución de automatización debe ofrecer una integración total y eficiente de todas las cuentas; es decir, que no solo sea gestión de cuentas por pagar a proveedores, sino que se incluyan todos los actores de la empresa, tanto internos como externos.

Agilidad

Uno de los principales beneficios de la automatización de cuentas por pagar (y cobrar) es que se reducen los costos operativos; esto a su vez, conlleva a lograr una mayor agilidad en los procesos, reduciendo también el tiempo que el trabajador invierte en procesos o tareas que fácilmente pueden ser automatizadas.

Al momento de elegir un programa de automatización para tu empresa asegúrate que sea una plataforma de fácil manejo e intuitiva; para que de esta manera se logre la agilidad y eficiencia que se busca con la automatización.

Información Real e Integrada

El programa de automatización te debe permitir conocer en tiempo real y de manera global el estado de las diferentes cuentas; es decir, las cuentas por pagar, las cuentas que ya están programadas, las cuentas que ya se pagaron y las cuentas vencidas.

Esta información es muy importante y relevante porque te permite conocer el estado real tanto del flujo de dinero como de la liquidez de la empresa.

Respaldo

La experiencia y el respaldo son claves para seleccionar un software de automatización, valida cuáles bancos soportan ese programa; además, si tienes clientes internacionales, asegúrate de que cuente con cobertura en dichos bancos.

Cobertura

Es muy importante que el software que elijas tenga una amplia cobertura en cuanto a métodos de pago. Por ejemplo, que acepte tarjetas de crédito de diferentes franquicias, que soporten plataformas de pago para realizar pagos a través de cuentas de ahorro y corriente; asimismo otros métodos de pago como pagos en puntos físicos u otras plataformas financieras.

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