Gobierno Organizacional

Artículo 2.5.2.3.4.1. Del gobierno organizacional. Es el conjunto de normas, procedimientos y órganos internos aplicables a las entidades de que trata el artículo 2.5.2.3.1.2, mediante los cuales se dirige y controla la gestión de estas de conformidad con las disposiciones contenidas en el presente capítulo. 

Artículo 2.5.2.3.4.2. Objeto del gobierno organizacional. El gobierno organizacional tendrá como objeto la adopción de mejores prácticas para garantizar que la gestión de las entidades se realice bajo los principios de transparencia, eficiencia, equidad, y propender por la calidad en la prestación de los servicios de salud centrados en el usuario; además proporciona herramientas técnicas y jurídicas que permitan el balance entre la gestión de cada órgano y el control de dicha gestión. 

Artículo 2.5.2.3.4.3. Estructura organizacional. Las entidades podrán constituirse bajo diversas formas jurídicas y tendrán como mínimo los siguientes tres (3) órganos de gobierno organizacional:

  1. Máximo órgano social. Es la asamblea general o quien haga sus veces y puede variar su denominación según la naturaleza jurídica de la que se trate;
  2. Órgano de administración o dirección. Es la junta directiva o quien haga sus veces y puede variar su denominación según la naturaleza jurídica de la entidad;
  3. Órgano de control. Es la instancia funcional al interior de la entidad que vela por el cumplimiento de los principios de control interno y del Código de Conducta y Buen Gobierno. Se encarga de evaluar el desempeño en determinadas áreas de la entidad, según unas metas y propósitos previamente planteados.

Parágrafo 1. Los estatutos y reglamentos internos de las entidades deberán contener como mínimo, para cada uno de los principales órganos de gobierno organizacional: objetivos, funciones, procedimiento para su conformación, régimen de inhabilidades e incompatibilidades de sus miembros, ámbito de decisión; evaluación de su desempeño organizacional y rendición de cuentas, conforme a la normatividad vigente.

Parágrafo 2. Dentro de los tres (3) meses siguientes a la expedición del presente decreto, las entidades responsables del aseguramiento deberán reportar a la Superintendencia Nacional de Salud la información de los miembros de juntas directivas, representantes legales y revisores fiscales, en el formato que esta entidad defina para el efecto. 

Artículo 2.5.2.3.4.4. Estructura funcional. Los órganos de la estructura organizacional descrita en el artículo anterior, de acuerdo con su naturaleza jurídica, cumplirán con las funciones descritas a continuación, sin perjuicio de las propias que estatutariamente y legalmente le sean asignadas.

1. Máximo órgano social 

  1. Estudiar y aprobar las reformas de los estatutos de la entidad;
  2. Velar por el cumplimiento de los objetivos de la entidad y sus funciones indelegables;
  3. Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deban rendir los administradores o representantes legales;
  4. Considerar los informes de los administradores y del representante legal sobre el estado de los negocios sociales y el informe del revisor fiscal;
  5. Analizar y aprobar los principios y procedimientos para la selección de miembros de la alta gerencia y de la junta directiva de la entidad, definición de funciones y responsabilidades, organización, estrategias para la toma de decisiones, evaluación y rendición de cuentas;
  6. Las demás funciones que señalen las normas

2.  Órgano de administración o dirección 

  1. Dirigir y controlar la gestión técnico-administrativa, técnico-científica y financiera de la entidad, convirtiéndose en el supervisor de las actividades y de la protección de los derechos de los usuarios;
  2. Aprobar el Código de Conducta y Buen Gobierno;
  3. Proponer los principios y los procedimientos para la selección de miembros de la alta gerencia y de la junta directiva de la entidad, la definición de sus funciones y responsabilidades, la forma de organizarse y deliberar, y las instancias para evaluación y rendición de cuentas;
  4. Aprobar las políticas, metodologías, procesos y procedimientos del sistema de gestión de riesgos, así como las demás que le señalen los estatutos y las leyes;
  5. Las demás funciones que le señalen las normas correspondientes;

3.  Órgano de control 

  1. Velar por que las actuaciones de los órganos de administración se ajusten a las prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias vigentes, así como a los principios y valores de la entidad;
  2. Informar a los órganos de administración, al revisor fiscal, a las superintendencias correspondientes, y a los órganos de control de que trata el artículo 117 de la Constitución Política y demás autoridades judiciales, sobre las irregularidades que existan en el funcionamiento de esta;
  3. Presentar recomendaciones sobre las medidas que, en su concepto, deben adoptarse.
  4. Las demás funciones que le señalen las normas correspondientes.

Artículo 2.5.2.3.4.5. Comités de gestión. Las entidades deberán poner en marcha a 1° de junio de 2018, los siguientes comités:

Comité de contraloría interna. Conformado por directores y expertos externos delegados por la junta directiva con conocimientos contables, financieros y de gestión operativa. Deberá apoyar la inspección y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles internos que se establezcan, el análisis de la ejecución de las operaciones de la entidad, el análisis de las salvedades generadas por el revisor fiscal y la revisión periódica de la arquitectura de control de la entidad y del sistema de gestión de riesgos. El auditor interno podrá asistir a las reuniones, con voz, pero sin voto.

En el desarrollo de sus actividades, deberá: i) hacer especial énfasis en los procesos de atención al usuario, el sistema de peticiones, quejas y reclamaciones de la entidad, así como de la información ofrecida al afiliado y sus beneficiarios, ii) contar con la libertad para reportar sus hallazgos y revelarlos internamente y con las facilidades suficientes para mantener una comunicación directa y sin interferencias con el órgano de administración existente.

Comité de gobierno organizacional. Conformado por directores y expertos delegados por la junta directiva con conocimientos en gobierno organizacional, deberá: i) apoyar a la misma en la definición de una política de nombramientos y retribuciones, ii) garantizar el acceso a información veraz y oportuna sobre la entidad, iii) apoyar la evaluación anual del desempeño por parte de la junta directiva, de los órganos de gestión y control interno, y iv) apoyar el seguimiento de negociaciones con terceros, incluidas las entidades que hacen parte del mismo conglomerado empresarial.

Comité de riesgos. Conformado como mínimo por un profesional con formación en salud y conocimientos en epidemiología, un profesional con formación o experiencia en actuaría y un profesional con formación en áreas económicas financieras y/o administrativas, y uno de los directores de la junta directiva. Este comité liderará la implementación y el seguimiento a la política y estrategia de gestión de riesgos de la entidad.

Parágrafo. Los comités de riesgos y contraloría interna deberán sesionar al menos una vez cada trimestre. El comité de gobierno organizacional deberá sesionar al menos una vez por semestre. Los tres comités deben disponer de información autónoma y completa para su funcionamiento y rendición de cuentas al interior de la entidad. Las entidades de control podrán requerir sin previo aviso la información y decisiones adoptadas por cada uno de los comités, así como la información sobre el seguimiento y evaluación de las intervenciones que realizan. 

Artículo 2.5.2.3.4.6. Principios del Código  de  Conducta  y  Buen Gobierno. Con el fin de lograr y preservar la confianza en la entidad por parte de los actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) en especial de la ciudadanía, el gobierno organizacional deberá regirse bajo los principios generales previstos en la legislación vigente y en los siguientes:

Autorregulación. Las decisiones sobre la gestión de la entidad se tomarán en el nivel correspondiente según el caso, ajustándose a procedimientos y criterios preestablecidos, que reduzcan o minimicen la discrecionalidad y la arbitrariedad, en concordancia con lo aquí previsto y las instrucciones que para el efecto determine la Superintendencia Nacional de Salud.

Coordinación. Capacidad de las entidades para articular sus actuaciones con otros actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) en cumplimiento de sus funciones.

Equidad. La entidad proporcionará igualdad de trato a las personas y a las entidades, que se encuentren en igualdad de condiciones.

Orientación al usuario. Las actuaciones de la entidad tendrán como objetivo principal, velar por el derecho fundamental a la salud de los usuarios que se materializa a través de la prestación oportuna de servicios de salud de alta calidad.

Transparencia. Garantía que ofrecen las entidades a todas las partes interesadas, de actuar de manera pública, clara y visible. 

Artículo 2.5.2.3.4.7. Estructura del Código de Conducta y Buen Gobierno. El Código de Conducta y Buen Gobierno de las entidades deberá tener como mínimo, los siguientes componentes:

  1. Elementos organizacionales y estratégicos de la empresa, tales como misión, visión, valores institucionales y principios;
  2. Políticas y mecanismos de autorregulación;
  3. Mecanismos de solución de conflictos;
  4. Estándares de medición, seguimiento y evaluación del buen

Artículo 2.5.2.3.4.8. Contenido general del Código de Conducta y Buen Gobierno. El Código de Conducta y Buen Gobierno de las entidades deberá contener como mínimo reglas sobre los siguientes aspectos:

  1. Inclusión del Código de Conducta y Buen Gobierno en el diseño organizacional;
  2. Orientación de la gestión de la entidad hacia los grupos de interés;
  3. Prestación de servicios de salud de conformidad con las normas vigentes en materia de garantía de la calidad;
  4. Responsabilidad social y medio ambiental;
  5. Seguimiento y evaluación a los directivos de la entidad;
  6. Declaración y manejo de conflictos de interés. 

Artículo 2.5.2.3.4.9. Plazo para la adopción de medidas de Gobierno Organizacional. Las entidades autorizadas para operar el aseguramiento en salud deberán adoptar y cumplir a más tardar el 1º de junio de 2018, las medidas de gobierno organizacional, Código de Conducta y Buen Gobierno acorde con las disposiciones aquí previstas. 

Artículo 2,5.2.3.4.10. Rendición de cuentas. Las entidades deberán establecer mecanismos de rendición de cuentas independientes por cada uno de los siguientes grupos: i) población afiliada de la entidad, ii) autoridades territoriales en salud y iii) organismos de control.

Estos mecanismos de rendición de cuentas deberán reflejar los resultados de su ejercicio, incluyendo como mínimo: la caracterización de población afiliada, el acceso a servicios de salud, el trámite y solución de las solicitudes de los usuarios, la defensa del usuario, los resultados clínicos del proceso de atención en salud generales y por grupos de riesgo priorizados, la calidad y el costo de atención de los mismos, la gestión integral del riesgo en salud y la administración de los riesgos financieros de la población afiliada.

La rendición de cuentas se efectuará de conformidad con las instrucciones que para el efecto imparta la Superintendencia Nacional de Salud. 

Artículo 2.5.2.3.4.11. Revelación de información. Las entidades establecerán dentro de su reglamentación interna una política general de revelación de información y transparencia, atendiendo los parámetros establecidos en la Ley 1712 de 2014 y sus normas reglamentarias, que permitan a los usuarios del sistema, a los entes de control y a los órganos de gobierno organizacional, acceder con facilidad a la información referente como mínimo a: i) la estructura de la entidad y de ser el caso la del grupo empresarial al que pertenezca, ii) los miembros de los tres principales órganos de gobierno organizacional, iii) la red de servicios contratada y los acuerdos de voluntades con la misma, iv) los resultados en salud de la entidad, v) las actividades de gestión del riesgo en salud adelantadas y vi) sus principales indicadores financieros.

Las entidades deberán mantener actualizada la información relativa al nombramiento o retiro de representantes legales, juntas directivas, revisores fiscales, miembros de cada órgano y comité.

Parágrafo. La Superintendencia Nacional de Salud dentro del mes siguiente a la entrada en vigencia del presente decreto, deberá definir las condiciones de reporte, presentación, periodicidad y envío de la información a revelar por parte de las EPS, que igualmente deberá publicarse en la página electrónica de las EPS. La misma Entidad dentro de los doce (12) meses siguientes a la entrada en vigencia de esta norma, deberá disponer de un aplicativo electrónico en línea para la actualización periódica y oportuna de dicha información por parte de las EPS. 

Artículo 2.5.2.3.4.12. Conflicto de interés. Se considera que existe un conflicto de interés cuando por una situación de control, influencia directa o indirecta entre entidades, personas naturales o jurídicas, se realicen operaciones, transacciones, decisiones, traslado de recursos, situaciones de ventaja, mejoramiento en la posición de mercado, competencia desleal o cualquier situación de hecho o de derecho que desequilibre el buen funcionamiento financiero, comercial o de materialización del riesgo al interior del sector. Estos desequilibrios tienen su fundamento en un interés privado que motiva a actuar en contravía de sus obligaciones y puede generar un beneficio personal, comercial o económico para la parte que incurre en estas conductas.

Las entidades deberán implementar una política de transparencia en la relación con otras entidades del sector salud, la cual deberá incluir como mínimo las condiciones de las relaciones con los prestadores de servicios y con los proveedores de insumos de la entidad, en las condiciones que para el efecto imparta la Superintendencia Nacional de Salud. En ningún caso podrán darse condiciones de contratación o pago preferencial para algún prestador de servicios o tecnologías que tenga vínculo con la EPS. 

Artículo 2.5.2.3.4.13. Resolución de conflictos de interés. Las entidades deberán determinar en su reglamentación interna, los mecanismos para la declaración y el manejo de los conflictos de interés que puedan presentarse a su interior, dentro del grupo empresarial al que pertenecen o en su relación con otras entidades, el reconocimiento de las conductas más frecuentes que representan un conflicto de interés y las instancias encargadas de resolverlos.

Parágrafo. Las EPS, sus directores y representantes legales, deberán abstenerse de realizar cualquier operación que privilegie la contratación y el pago de servicios con su propia red en detrimento de otros prestadores de servicios de salud. Toda la información de la contratación y pagos deberá ser transparente y pública. 

Artículo 2.5.2.3.4.14. Buenas prácticas. La Superintendencia Nacional de Salud instruirá sobre las buenas prácticas en materia de gobierno organizacional, las prácticas inseguras, riesgosas o indebidas en la operación del aseguramiento con base en las mejores experiencias internacionales y nacionales en el sector salud, en sectores relacionados y en la reglamentación vigente.

Artículo 2.5.2.3.4.15. Inhabilidad e incompatibilidad de los miembros de las Juntas Directivas u organismos directivos. Los directores que hacen parte de juntas u organismos directivos, así como los representantes legales y empleados de las entidades estarán sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en los artículos 2 y 7 del Decreto ley número 973 de 1994, y las normas que lo modifiquen o sustituyan, así como por las demás disposiciones de orden legal que les sean aplicables de acuerdo con la naturaleza jurídica de la entidad. 

Artículo 2.5.2.3.4.16. Socios o administradores de una EPS. No podrán ser socios o administradores de una entidad:

  1. Ex directores de entidades intervenidas por la Superintendencia Nacional de Salud o el Ministerio de Salud y Protección Social, siempre que administrativamente se les hubiere encontrado responsables por actos que han merecido sanción por dolo o culpa grave;
  2. Representantes legales, administradores o socios de otra EPS;
  3. Condenados a pena privativa de la libertad, excepto cuando se trate de delitos políticos o culposos, salvo que estos últimos hayan afectado la administración pública;
  4. Miembros de los órganos de gobierno, de dirección del Sistema General de Seguridad Social en Salud y de las corporaciones públicas y sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, salvo cuando se trate de una entidad pública y actúen en razón de su cargo como administradores;
  5. Directores y servidores de los organismos públicos que norman o supervisan la actividad de la Entidad Promotora de Salud (EPS), el cónyuge y sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil;
  6. Ex administrador, Director o Gerente de una persona jurídica con antecedente vigente sancionatorio, disciplinario, fiscal, o condena en materia penal, relacionados con el manejo de recursos públicos de la salud;
  7. Inhabilitados para ejercer el comercio;
  8. Personas interesadas en vincularse con la entidad en calidad de socios quienes no acrediten el origen de los recursos invertidos.

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