Inscripción de un Formulario de Registro y Validez

Artículo 2.2.2.4.1.10. Inscripción de un formulario de registro y validez. La información registral deberá presentarse electrónicamente al Registro de Garantías Mobiliarias a través de los formularios de registro correspondientes.

La inscripción de los formularios de registro será válida a partir de la fecha y hora en que el formulario sea incorporado electrónicamente al sistema de archivo y quede disponible para consulta.

El Registro de Garantías Mobiliarias incorporará al sistema de archivo la constancia de la fecha y hora en que la información contenida en el formulario de inscripción inicial o de modificación se incorpore al sistema de archivo. La incorporación al sistema de archivo y la organización de la información se hará inmediatamente y en el orden en que sean incorporados los formularios electrónicamente. 

Artículo 2.2.2.4.1.11. Vigencia de una inscripción y prórroga. De conformidad con lo establecido en el artículo 42 de la Ley 1676 de 2013, la inscripción en el Registro de Garantías Mobiliarias tendrá vigencia hasta:

  1. Por el plazo establecido por las partes, caso en el cual este plazo deberá especificarse en el formulario de inscripción inicial.
  2. Por el plazo establecido por las partes como prórroga de la inscripción inicial, caso en el cual esta prórroga deberá especificarse en un formulario de modificación en cualquier momento antes de la expiración de la vigencia establecida en el formulario de inscripción inicial, por periodos de hasta tres (3) años. La prórroga se contará a partir de la fecha en que el plazo establecido en el formulario de registro de inscripción inicial hubiese vencido.
  3. Por un plazo de cinco (5) años en el evento de no especificarse en el formulario de inscripción inicial. El plazo en mención puede ser prorrogado por acuerdo entre las partes. 

Artículo 2.2.2.4.1.12. Momento en que podrá efectuarse la inscripción de la garantía. Podrá inscribirse una garantía mobiliaria en el Registro de Garantías Mobiliarias antes o después de la celebración del contrato de garantía de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 14 y en el inciso 1° del artículo 48 de la Ley 1676 de 2013.

Artículo 2.2.2.4.1.13. Integridad del sistema de archivo. El Registro de Garantías Mobiliarias no modificará la información consignada en el sistema de archivo. Tampoco restringirá del acceso al público información del mismo salvo los casos expresamente previstos en este capítulo. El Registro de Garantías Mobiliarias deberá proteger el sistema de archivo contra pérdida o daños y deberá proveer mecanismos de copia de seguridad que permitan su recuperación. 

Artículo 2.2.2.4.1.14. Copia de los formularios de registro. El Registro de Garantías Mobiliarias remitirá automáticamente y por correo electrónico una copia de los formularios de registro a cada acreedor garantizado y a cada garante a las direcciones electrónicas consignadas en el formulario de inscripción. La copia incluirá la fecha y hora en la que la inscripción adquirió validez y el número de folio electrónico otorgado por el Registro de Garantías Mobiliarias.

La dirección electrónica del garante corresponderá a la más reciente con la que cuente el acreedor garantizado y que este haya incluido en los formularios de registro.

Cualquier modificación en esta dirección deberá ser puesta en conocimiento por el garante al acreedor garantizado. 

Artículo 2.2.2.4.1.15. Archivo histórico del Registro de Garantías Mobiliarias. El Registro de Garantías Mobiliarias deberá conservar la información histórica del sistema de archivo. Dicha información estará disponible para la consulta de las autoridades administrativas y judiciales cuando ellas lo requieran. 

Artículo 2.2.2.4.1.16. Idioma de los formularios de registro. La información contenida en los formularios de registro deberá diligenciarse en idioma español. Por su parte, los formularios de registro deberán estar disponibles tanto en idioma inglés como en español. 

Artículo 2.2.2.4.1.17. Información del formulario de inscripción inicial. El formulario de inscripción inicial de la garantía mobiliaria, de conformidad con los artículos 41 de    la Ley 1676 de 2013, deberá contener como mínimo la siguiente información:

  1. Nombre, identificación y dirección física y electrónica del garante y del acreedor garantizado.

Se deberá indicar en la casilla correspondiente el número y tipo de documento de identificación.

La dirección electrónica será la que haya proveído el garante al acreedor garantizado como dirección de notificación electrónica y la dirección física será la que corresponda a su domicilio o al asiento principal de los negocios.

Cuando el garante, bien sea persona natural, jurídica o patrimonio autónomo, esté tramitando un procedimiento concursal o de insolvencia, en la identificación del formulario de inscripción inicial se hará constar esa situación y deberá incluirse el nombre del administrador de la insolvencia, ya sea un promotor, liquidador o interventor.

Cuando exista más de un garante otorgando una garantía sobre los mismos bienes en garantía, dichos garantes deben identificarse separadamente en el formulario e inscribirse separadamente en el registro de cada garante.

  1. Descripción de los bienes dados en garantía, que puede ser genérica o específica.
  1. En el caso de registro de gravámenes surgidos por ministerio de la ley, se deberá especificar si el gravamen es judicial o
  1. El monto máximo de la obligación garantizada o el monto máximo cubierto por la garantía. Cuando existan pluralidad de acreedores podrán determinarse los porcentajes de participación

Adicionalmente, el formulario de inscripción inicial contendrá el plazo de vigencia de la inscripción si ha sido determinado por las partes en el contrato de garantía o, en su defecto, será de cinco (5) años, conforme a lo dispuesto por la Ley 1676 de 2013.

Parágrafo. Las garantías mobiliarias que se hayan hecho oponibles por la entrega de la tenencia o por el control de los bienes en garantía, según lo establece la Ley 1676 de 2013, podrán ser inscritas en el Registro de Garantías Mobiliarias por el acreedor garantizado. 

Artículo 2.2.2.4.1.18. Inscripción de la garantía mobiliaria prioritaria de adquisición. En el caso de registro de una garantía mobiliaria prioritaria de adquisición en el formulario de inscripción inicial, el acreedor garantizado hará referencia al carácter especial de la garantía de conformidad con lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 1676 de 2013 y deberá incluir una descripción de los bienes gravados por la misma en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 43 de la Ley 1676 de 2013. 

Artículo 2.2.2.4.1.19. Inscripción por efecto de la conversión de una garantía mobiliaria. En el caso de registro de una garantía mobiliaria por efecto de la conversión de una garantía mobiliaria con tenencia o sin tenencia, el acreedor garantizado diligenciará un formulario de inscripción inicial. 

Artículo 2.2.2.4.1.20. Identificación del garante y del acreedor garantizado. Para la identificación de la persona natural o jurídica, patrimonio autónomo, encargo fiduciario, entidad gubernamental garante y del acreedor garantizado, deberá incluirse en el formulario de inscripción inicial la siguiente información:

Los nombres, los apellidos y el número de identificación deberán diligenciarse separadamente en las casillas correspondientes del formulario de inscripción inicial, de acuerdo con las siguientes indicaciones:

  1. Persona natural nacional mayor de 18 años: Cédula de ciudadanía.
  2. Persona natural nacional menor de 18 años: Registro
  3. Persona natural extranjero residente: Cédula de extranjería.
  4. Persona natural extranjera no residente:
  5. Persona jurídica nacional, sucursales de sociedades extranjeras o quien esté habilitado para ejercer una actividad mercantil en Colombia, patrimonio autónomo, encargo fiduciario o entidad gubernamental:
  6. Persona jurídica extranjera no registrada en Colombia: Certificado de inscripción o existencia de la persona jurídica expedido por la autoridad del Estado

En el caso de los patrimonios autónomos y encargos fiduciarios, el sistema permitirá un mecanismo de identificación especial. 

Artículo 2.2.2.4.1.21. Descripción de los bienes dados en garantía. La descripción de los bienes en garantía estará contenida en el espacio previsto en el formulario de inscripción inicial de manera que permita su identificación.

La descripción podrá corresponder:

  1. A una descripción de bienes específicos presentes y futuros en garantía.
  2. A una descripción genérica que corresponda a un conjunto de bienes de una determinada categoría que puede incluir la totalidad de los bienes presentes y futuros del garante pertenecientes a esa categoría específica. Los bienes futuros serán los adquiridos durante el periodo de vigencia de la inscripción.
  3. A una descripción genérica de la totalidad de los bienes del garante que incluirá todos los bienes presentes y futuros. Los bienes futuros serán los adquiridos durante el periodo de vigencia de la inscripción.

En el caso de registro de bienes inmuebles por adhesión o por destinación, se deberá identificar el tipo de bienes de que se trate, así como el folio de matrícula inmobiliaria, el nombre, identificación y dirección física y electrónica del propietario del inmueble en donde estos se encuentren o se espera que se encuentren, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 41 de la Ley 1676 de 2013.

Cuando se trate de bienes en garantía identificados con número de serie que no se ofrezcan en venta o arrendamiento en el giro ordinario de los negocios del garante, el formulario de inscripción inicial deberá contener la descripción del bien incluyendo la marca y el nombre del fabricante y su número de serie. Además, en el caso de un vehículo automotor el modelo y placa; en el caso de permisos, licencias, marcas, patentes, derechos de autor, el nombre del emisor según aparezca en los mismos.

Artículo 2.2.2.4.1.22. Información incorrecta o insuficiente respecto de la identificación del garante que afecte la oponibilidad de la inscripción. La información incorrecta o insuficiente respecto del número de identificación del garante que imposibilite la consulta implicará la inoponibilidad de la inscripción. Cualquier otro tipo de error en la identificación del garante no afectará la oponibilidad de la inscripción.

La información incorrecta o insuficiente que genere la inoponibilidad de la inscripción respecto de un garante no afectará la oponibilidad de la inscripción de otros garantes suficientemente identificados en el formulario de registro. 

Artículo 2.2.2.4.1.23. Modificación de la información. El acreedor garantizado podrá modificar la información consignada en un formulario de inscripción inicial, mediante la inscripción de un formulario de modificación.

El formulario de modificación deberá identificar el folio electrónico correspondiente al formulario de registro de inscripción inicial de la garantía mobiliaria a la que se refiera la modificación.

Si la modificación consiste en una cesión de la garantía, la información registral deberá identificar al cedente y al cesionario en la forma establecida en el presente capítulo. En caso de cesión parcial, también, de ser el caso, deberán identificarse los bienes en garantía sobre los cuales recae la cesión parcial.

Una modificación que pretenda incorporar bienes en garantía o añadir a un nuevo garante a la inscripción, será válida respecto de los nuevos bienes en garantía y el garante adicionado, solamente a partir de la hora y fecha de inscripción del formulario de registro de modificación.

Si la modificación ha sido ordenada por una autoridad judicial a través del procedimiento para la modificación o cancelación obligatorias previsto en el presente capítulo, al formulario de modificación deberá adjuntarse el archivo electrónico que contenga la copia de la orden judicial debidamente ejecutoriada. 

Artículo 2.2.2.4.1.24. Modificación global de la información de un acreedor garantizado. El acreedor garantizado incluido en múltiples formularios de registro inscritos, puede modificar su propia información. Esta modificación afectará todos los formularios previamente inscritos, mediante la inscripción de un único formulario de modificación global que contendrá los datos de identificación del acreedor garantizado susceptibles de modificación global. En este evento el sistema solicitará automáticamente un mecanismo de reconfirmación. 

Artículo 2.2.2.4.1.25. Formulario de cancelación de la inscripción de una garantía mobiliaria. En el formulario de cancelación de la inscripción de una garantía mobiliaria, el acreedor garantizado deberá consignar el número de folio electrónico de inscripción otorgado al momento de la inscripción inicial.

Artículo 2.2.2.4.1.26. Modificación o cancelación obligatorias. El acreedor garantizado deberá inscribir un formulario de modificación o de cancelación según proceda cuando:

  1. La inscripción de un formulario de inscripción inicial o de modificación no ha sido autorizada por el garante o no ha sido autorizada en los términos descritos en el formulario, de conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 14 o del artículo 40 de la Ley 1676 de 2013 o cuando no se ha dado la autorización cuando el registro precede el otorgamiento del contrato de garantía.
  2. La inscripción de un formulario de inscripción inicial ha sido autorizada pero no se ha celebrado el contrato de garantía o en caso de inscripción de una modificación, esta no ha sido convenida.
  3. La información consignada en el formulario resulta incorrecta o insuficiente frente a lo convenido y requiere modificación.
  4. Todas las obligaciones garantizadas estén completamente
  5. La ejecución se hubiere terminado en el caso previsto en el artículo 72 de la Ley 1676 de 2013, con pago total de la obligación
  6. Exista orden de cancelación del gravamen judicial ejecutoriada proveniente de autoridad jurisdiccional o administrativa
  7. Salvo pacto en contrario, algunas obligaciones del garante a favor del acreedor garantizado estén parcialmente satisfechas y se deban retirar algunos bienes en garantía o cuando proceda la rebaja del monto máximo de la obligación garantizada en los términos del numeral 6 del artículo 19 de la Ley 1676 de 2013, por lo cual procede la modificación de la inscripción.
  8. Se haya procedido a la enajenación del bien en garantía en el proceso de ejecución judicial o especial de la garantía.
  9. Se haya realizado el pago directo de que trata el artículo 60 de la Ley 1676 de 

Artículo 2.2.2.4.1.27. Procedimiento para la cancelación o modificación obligatoria. En caso de que el acreedor garantizado no cumpla con la obligación de cancelación o modificación en los eventos previstos en los numerales 4, 5, 7, 8 y 9 del artículo anterior, el garante observará el procedimiento establecido en el artículo 76 de la Ley 1676 de 2013.

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