El Manejo de la Información como Herramienta Práctica al Alcance del Ganadero

 Arias Marín X. Xiomara Arias Marín, Médica Veterinaria Zootecnista, Univ. De los Llanos Orientales,
Jefe Departamento Técnico, Corporación CIPEC. Cra. 49 N´128-23. Tel. 6179859 – Fax 6139903 Santafé de Bogotá, D. C. E-mail cipeci@colomsat.net.co

1. INTRODUCCIÓN

La ganadería colombiana enfrenta un serio reto ante la apertura económica y la globalización de los mercados; de no modernizarse, ser sostenible y competitiva, cada vez será más marginal.

Bajo las presentes circunstancias, el ganadero debe mejorar sus procesos de producción de tal manera que pueda ofrece un producto que cumpla con las exigencias del mercado, manejando eficientemente los recursos físicos, económicos y humanos con un enfoque empresarial, e integrado una clara definición de objetivos y estrategias a mediano y largo plazo.

En este sentido, la información se convierte en una magnifica herramienta que le permite al ganadero diagnosticar su situación actual, conocer volúmenes de producción, limitantes y establecer niveles de inversión y rentabilidad.

La importancia de lo anterior se basa en identificar un sistema de manejo de información lo suficientemente ágil y sencillo, que le facilite al productor el control eficiente de todos los procesos establecidos en su explotación.

A continuación se hará una revisión de los principales elementos que se deben contemplar en la toma y manejo de información.

2. DATOS Y FUENTES DE INFORMACIÓN 

Para iniciar el proceso de planificación de la empresa ganadera, se requiere contar con información precisa, de tal manera que se pueda llegar a un diagnóstico de la situación presente en el momento, punto de partida para la definición de objetivos que conlleva a la toma de decisión y programación de las diferentes actividades a desarrollar, en la búsqueda del mejoramiento del sistema de producción. Lo anterior deberá ir acompañado de un mecanismo de seguimiento y control, que haga posible la identificación de limitantes para hacer los ajustes respectivos y así asegurar el logro de la metas propuestas.

De lo anterior se deduce que en el proceso de planificación de la empresa ganadera se hacen indispensables los siguientes tipos de datos:

• Inventario de los recursos físicos, humanos y de capital con que cuenta la explotación y su estado actual (número de animales, infraestructura, maquinaria y equipos, mano de obra, área disponible, liquidez).
• Identificación de las posibilidades futuras que tiene el producto en el mercado.
• Estimación de los precios del producto de producción que se puedan llevar a cabo en la región.
• Conocimiento sobre otras alternativas de producción que se puedan llevar a cabo en la región.

La fuente de información se divide en:

• Primaria: La finca proporciona información histórica que se obtiene a través de los registros, siempre y cuando se hayan llevado correctamente; de no ser así únicamente se contará con la memoria del propietario y empleados que hayan permanecido por algún tiempo en la explotación y tengan conocimientos de las actividades desarrolladas en la misma y sus parámetros de producción. Aparte de esta fuente de información, se debe realizar observación y evaluación de todos los recursos con que cuenta la explotación y su posibilidad de uso.

• Secundaria: Información obtenida de fincas vecinas que cuentan con un sistema de producción igual o similar, resultados de estudios regionales realizados por algunas instituciones privadas o públicas y valores promedios de producción establecidos en los mercados locales.

3. MANEJO Y USO DE LA INFORMACIÓN

“En la gran mayoría de los países se cuenta con un exceso de datos dentro de una falta de información”. (Romero y Col., 1994), situación presente en un gran número de explotaciones ganaderas en Colombia. Es preciso cambiar estos esquemas e ingresar al proceso de manejo empresarial de las mismas.Lo anterior se inicia con la transformación, a través de la selección, ordenamiento, clasificación en interpretación de los datos recolectados mediante observación y/o registros. La información obtenida se convierte en la base fundamental para la identificación de problemas que limitan la producción y se constituye en la materia prima para la partida del proceso de planificación.El sistema de información es el mecanismo que permitirá convertir estos datos en valores susceptibles de análisis, lo cual debe hacer parte de la rutina diaria de trabajo en la finca. En la escogencia del sistema se debe tener en cuanta:

• Tamaño de la finca (extensión, número de cabezas).
• Sistema de manejo general establecido.
• Objetivos del productor.
• Capacidad de toma y registro de datos.
• Asesoría técnica
• Capacidad económica del propietario.

El montaje de un sistema de información debe ser considerado como una inversión dentro de la explotación, ya que a través del mismo se busca hacer un uso más racional y eficiente de los recursos disponibles. La implementación del sistema debe cumplir con los siguientes requisitos.

• Asegurar información organizada y disponible tanto para el propietario como para el asistente técnico y personal administrativo.
• Propiciar la integración del propietario, asistente técnico y mayordomo.
• Ser un aporte a la rentabilidad de la explotación, facilitando las labores técnicas y administrativas.

En la actualidad se utilizan desde formas tradicionales (anotaciones en libretas, formatos, tarjetas individuales), hasta los más avanzados sistemas (hojas electrónicas y programas computarizados). El sistema escogido debe:

• Registrar los datos necesarios para el desarrollo de procesos en la finca.
• Ser fácil de manejar.
• Registrar y procesar los datos en forma ágil.
• Permitir la validación de los datos.
• Suministrar la información necesaria a ser analizada.

Los siguientes son los beneficios de la implementación de un sistema de información:

• Hacer posible el control de procesos productivos y la identificación de limitantes.
• Facilitar el planteamiento de recomendaciones y su posible impacto técnico y financiero.
• Permitir evaluar la respuesta a cambios tecnológicos introducidos.

4. LOS REGISTROS EN LA EMPRESA GANADERA

Una de las principales herramientas, necesarias en el manejo de información, la constituyen los registros. Su utilización sirve de base para el análisis de los resultados técnico – económicos de las unidades de producción, proporciona un medio de control y mejora la eficiencia administrativa de las empresas agropecuarias.Los registros son cuadros sencillos en los cuales el mayordomo y el técnico escriben datos de acuerdo (inventarios, reproducción). Producción, sanidad y economía), que se desarrollan en la finca.

• Beneficios del uso de registros:
• Al mayordomo, le facilitan su trabajo diario en lo relacionado con el control que debe mantener en todas las actividades que se desarrollan en la finca.
• Al propietario, le permite conocer el estado actual y los movimientos de sus inventarios, la situación real de la producción de la finca, comparar las diferentes actividades productivas (cría, levante, ceba, leche) en cuanto a rentabilidad, costos y necesidades de insumos, y orientarlo acerca de los cambios que se deben introducir para mejorar la productividad.

Con los registros se pueden calcular niveles superiores de producción, lo cual permite establecer metas alcanzables en la misma finca e incluso su comparación con otras fincas de la región.

Requisitos mínimos que deben reunir registros:

• Que sean completos, sencillos y que den la oportunidad de anotar datos esenciales de la finca y de los procesos de producción.
• Que puedan ser manejados tanto por el propietarios como por el asistente técnico y el mayordomo de la finca.
• Que faciliten el análisis técnico y económico de la finca, y
• Que permitan hacer comparaciones entre fincas.

Principales registros que se deben emplear en las fincas ganaderas:

Registros físicos, importantes para el análisis financiero de la finca:

• Inventarios de inventarios de insumos, herramientas, maquinaria e infraestructura.

Registros de producción, que permiten medir los niveles de la producción, establecer metas alcanzables y evaluar logros y beneficios de los cambios introducidos en al finca:

• Inventarios de animales.
• Tarjetas individuales.
• Producción de leche.
• Ganancias de peso.
• Calendario de prácticas sanitarias.
• Manejo y valorización de potreros.
• Comportamiento reproductivo.
• Cronogramas de actividades.

Registros contables, que proporcionan la información necesaria para evaluar comparativamente la eficiencia económica de cada actividad productiva:

• Comprobante de Ingresos.
• Comprobante de egresos.
• Libro Diario.
• Libro Mayor y Balances.

a. La información tomada a partir de los registros y su manejoA medida que se van ejecutando las diferentes actividades y de acuerdo a un sencillo plan en el cual las mismas se han organizado para facilitar su realización, los datos se van anotando en los cuadros respectivos.

La mayoría de las anotaciones las hace el mayordomo con base en sus propias observaciones (inventarios y movimientos de animales, inventario de equipos, insumos, maquinaria y herramientas, prácticas sanitarias, partos, abortos, nacimientos, muertes, producción de leche y pesajes).

Lo anterior se complementa con anotaciones que se realizan del asistente técnico en sus visitas periódicas (chequeos reproductivos, exámenes clínicos, etc.), y en lo posible, con los datos de ingresos y egresos.

A partir de éstos datos, se pueden llevar a cabo los análisis de los diferentes aspectos relacionados con la producción. Se recomienda que éste proceso sea ejecutado conjuntamente entre el propietario y un asistente técnico competente y bien preparado, con lo cual se dispone de información suficiente para orientar al propietario en la toma de decisiones.