La mayoría de empresas realizan actividades más allá de sus sedes. Bien por viajes corporativos o para mantener reuniones con clientes, estos desplazamientos generan unos costos que la compañía debe tramitar y legalizar. Para controlar estos costos, existen dos formas de hacerlo: manualmente o con el uso de soluciones que permiten legalizar gastos de manera más eficiente y rápida.
Programas como Tickelia ofrecen un completo sistema de digitalización en la gestión de viáticos y gastos de viaje. Gracias a su App, los empleados pueden rendir, ellos mismo, todos los gastos que se generan durante un viaje corporativo.
De esta manera, se consigue un ahorro sustancial de tiempo y recursos. Además, este ahorro de recursos también beneficia a los responsables del departamento financiero, pues no deberán realizar todas las operaciones de forma manual. Toda la información estará disponible en la plataforma.
¿Qué ventajas presenta digitalizar la gestión de viáticos?
Para los trabajadores que están de viaje, significa una reducción del tiempo empleado en legalizar viáticos y gastos de viaje, en un 75%, aproximadamente, pues tan solo se precisa de tomar una foto con el Smartphone y la App registrará los datos necesarios para que el gasto quede rendido.
Por su parte, los responsables de gestionar los gastos tienen un mayor control sobre los mismos. También, podrán aprobar los gastos mientras los trabajadores en movilidad siguen en el viaje. Esto permite agilizar el proceso, pues no se tendrá que esperar a que los empleados presenten todos los recibos y facturas.
Quienes también se ven afectados por estas ventajas son los Departamentos de Finanzas, quienes pueden reducir el tiempo destinado a la legalización de viáticos y gastos de viaje, automatizando tareas como el pago a los empleados.
Por último, quien más beneficio saca de todas estas ventajas es la propia empresa. Unos beneficios que van desde la digitalización de tareas, hasta un mayor control en el cumplimiento de las políticas de gastos de la compañía.
Estas plataformas también ayudan a corregir uno de los problemas más importantes dentro de una empresa, relacionado con la rendición de viáticos y gastos en general. Se trata del fraude interno. (Lea también: El uso de Tecnologías para acelerar Contrataciones Remotas)
La importancia de reducir el fraude interno
Otra gran ventaja que tienen los programas para la rendición de viáticos y gastos de viajes es que se puede minimizar el fraude interno.
Muchas empresas tienen un alto nivel de fraude interno, la gran mayoría provocado por errores humanos en el momento de legalizar los costos.
Un error al marcar el importe o una lectura equivocada de una cifra puede hacer que el balance final no sea correcto. Las soluciones como Tickelia permiten solventar este tipo de errores de manera eficiente y con premura.
En conclusión, la digitalización de la legalización de viáticos y gastos de viaje es necesaria para seguir avanzando acorde a los tiempos que corren.
Automatizar tareas permite una mayor eficiencia en el trabajo con la consecuente reducción de costos y ahorro de tiempo, así como ofrece más comodidad a los empleados en movilidad y responsables, quienes pueden destinar más tiempo a ser más productivos para su empresa.
