Reglamentación parcial del Capítulo IV del Título III de la Ley 1437 de 2011 

ARTÍCULO 2.2.17.7.1.  Sedes electrónicas.

La sede electrónica es una dirección electrónica que permite identificar la entidad y la información o servicios que provee en la web, a través de la cual se puede acceder de forma segura y realizar con todas las garantías legales, los procedimientos, servicios y trámites electrónicos que requieran autenticación de sus usuarios.

La sede electrónica deberá garantizar la igualdad en el acceso a la administración pública y el respeto a los lineamientos de calidad, usabilidad, accesibilidad, neutralidad, interoperabilidad, confidencialidad, disponibilidad, estándares abiertos, seguridad y privacidad en la información, servicios y trámites provistos de conformidad con los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea, el Marco de Referencia y Arquitectura TI.

Corresponde a cada entidad pública adoptar su respectiva sede electrónica mediante acto administrativo, el cual deberá contener, como mínimo, la siguiente información: dirección electrónica, identificación de la entidad o entidades encargadas de la gestión de la misma y de los procedimientos, servicios y trámites puestos en ella a disposición de los ciudadanos e identificación de los canales de acceso. 

ARTÍCULO 2.2.17.7.2.  Características mínimas de la sede electrónica:

La sede electrónica deberá tener como mínimo las siguientes características:

1. Aplicaciones móviles: Como componente opcional de la sede electrónica se podrá integrar el uso de aplicaciones móviles para garantizar un contacto permanente con el usuario.
2. Identificación: La dirección electrónica de referencia a la sede debe incorporar de forma visible e inequívoca el nombre que la identifique como tal, pudiendo utilizarse la denominación actual del sitio web de la entidad para identificarla siempre y cuando cumpla con las características de una sede electrónica. La sede electrónica utilizará, para identificarse y garantizar una comunicación segura con la misma, sistemas de firma electrónica basados en certificados de servidor web seguro o medio equivalente.
3. Políticas de seguridad y tratamiento de información: En la sede electrónica deberán publicarse las políticas y procedimientos que rijan el tratamiento adecuado de la información de la entidad, en la cual se deberá informar a los usuarios sobre el tratamiento que se le dará a sus datos personales, el propósito de su recolección y los derechos que tienen a accederlos, actualizarlos, corregirlos y revocar las autorizaciones que hayan otorgado. Así mismo, se informará sobre las condiciones, el procedimiento y los mecanismos puestos a disposición para ejercerlos.

4. Procedimientos y trámites electrónicos: A través de la sede electrónica se realizarán todos los procedimientos, servicios y trámites electrónicos que requieran autenticación electrónica de sus usuarios. La sede deberá admitir el uso de las credenciales de autenticación otorgadas por los operadores de Servicios de Autenticación Electrónica y/o Autenticación de cédula digital a los usuarios.

5. Servicios de la sede: La sede electrónica deberá contar con los siguientes servicios mínimos: relación de los servicios disponibles en la sede electrónica, información a los usuarios sobre los servicios que tienen encomendados, los derechos que les asisten en relación con aquellos y sobre los compromisos de calidad en su prestación, formulación de peticiones, quejas y reclamos, acceso al estado del procedimiento o trámite, comprobación de la autenticidad e integridad de los documentos emitidos por la entidad o entidades que abarca la sede, calendario de días hábiles, fecha y hora oficial.
6. Términos y condiciones de uso: En la sede electrónica deberán publicarse los términos y condiciones de su uso que señalarán como mínimo la identificación de la sede, entidad titular, naturaleza jurídica de la entidad o entidades responsables, el objeto de la sede, los derechos y obligaciones de la entidad y de sus usuarios respecto de su navegación y el uso de la información publicada, información necesaria para su correcto uso, propiedad intelectual, servicios electrónicos de información al usuario, niveles de garantía requeridos o utilizadas en la sede.

ARTÍCULO 2.2.17.7.3.   Procedimiento para el registro de usuarios por medios electrónicos. 

Los ciudadanos colombianos, los extranjeros con cédula de extranjería vigente y las personas jurídicas, podrán registrarse ante el operador de autenticación electrónica de su elección. En dicho proceso se les solicitará por parte del operador de autenticación electrónica la información mínima necesaria para adelantar el proceso de registro y la aceptación expresa de los términos y condiciones de uso y operación del servicio.

El registro se hará bajo las siguientes pautas:

1. Registro de las personas naturales. El registro de las personas naturales se efectuará a través del procedimiento adelantado por los operadores de autenticación electrónica, en donde estos, en alianza con los operadores de autenticación biométrica, validarán la identidad de las personas consultando la base de datos biométrica y biográfica de la Registraduría Nacional del Estado Civil de acuerdo con los lineamientos definidos por dicha entidad. El registro se podrá hacer en línea cuando la persona cuente con la cédula de ciudadanía digital expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

2. Registro de extranjeros titulares de cédula de extranjería. El registro de extranjeros titulares de cédula de extranjería se efectuará a través del procedimiento adelantado por los operadores de autenticación electrónica para validar su identidad contra las bases de datos de Migración Colombia. Si el resultado de la validación de la identidad es satisfactorio, Migración Colombia enviará al operador de autenticación electrónica los atributos básicos de las personas a partir de la información biográfica que tenga la entidad.

3. Registro de personas jurídicas. El registro de las personas jurídicas se podrá hacer presencialmente en las Cámaras de Comercio, o realizarse en línea ante el operador de autenticación electrónica si su representante legal se ha registrado previamente como persona natural. El operador de autenticación elegido por el usuario, deberá validar que dicha persona natural cuenta con la autorización para representar a la persona jurídica, verificando la información contra las bases de datos que produzca y administre la entidad facultada para ello.

4. Registro de funcionarios públicos y particulares que desempeñen funciones públicas. Los funcionarios públicos y los particulares que desempeñen funciones públicas deberán registrarse ante el operador de autenticación electrónica de su preferencia para adquirir la calidad de usuario. En relación con los atributos que relacionen a un usuario con el rol de funcionario público o particular que desempeñe función pública, el operador deberá complementar los datos de sus usuarios, verificando la información contra las bases de datos que produzca y administre la entidad facultada para ello o en su defecto el usuario deberá aportar actas o documentos que permitan verificar la información y competencias para firmar electrónicamente actos administrativos, expedientes y documentos en general, en el marco propio de sus funciones.

Parágrafo:

Las entidades públicas deberán registrar o actualizar sus trámites ante el Departamento Administrativo de la Función Pública, de acuerdo a lo que sobre el procedimiento de registro de usuarios contiene el presente capítulo y lo que establezca el Manual de Condiciones.

ARTÍCULO 2.2.17.7.4. Expedición de credenciales de autenticación electrónica a usuarios.

Como resultado del proceso de registro se otorgará al usuario un conjunto de credenciales las cuales deberán ser usadas en los procesos de autenticación electrónica, para la firma de documentos en los procedimientos y trámites que adelanten ante las entidades públicas a través de medios electrónicos.

En caso que el usuario quiera contar con credenciales de autenticación electrónica adicionales a las básicas ofrecidos por el operador de autenticación electrónica, deberá asumir el costo.

El Manual de Condiciones definirá las credenciales básicas que deberán ofrecer los operadores de autenticación electrónica.  

(Lea También: Tecnologías de La Información y Las Comunicaciones, Disposiciones Finales)

ARTÍCULO 2.2.17.7.5. Registro de documentos electrónicos.

Las entidades públicas y particulares que desempeñen funciones públicas, deberán disponer los servicios de registro electrónico, accedidos a través de la sede electrónica, para la recepción y remisión de peticiones, escritos y documentos.

La sede electrónica debe integrar aplicaciones específicas para el tratamiento de los formatos normalizados de los procedimientos y trámites que administra dotado de medios de control de tiempo y plazos y servicios de comunicaciones y notificaciones electrónicas. Los sistemas de información que soportan la sede deben garantizar la disponibilidad e integridad de la información y la correcta gestión documental en los distintos procedimientos y trámites electrónicos y permitir:

1. Admitir documentos electrónicos correspondientes a los servicios, procedimientos y trámites que se especifiquen, los cuales podrán ser aportados por el ciudadano utilizando el servicio de carpeta ciudadana u otros medios electrónicos. Los documentos se podrán presentar todos los días del año durante las veinticuatro horas.
2. Disponer en la sede electrónica la relación actualizada de las peticiones, escritos y documentos recibidos incluyendo la fecha y hora de recepción.
3. Asignar un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley y hacer seguimiento a todas las actuaciones recibidas y enviadas.
4. Enviar automáticamente por el mismo medio un mensaje acusando el recibo y registro de la peticiones, escritos o documentos de que se trate, en el que constarán los datos proporcionados por los ciudadanos, la fecha y hora de presentación y el número consecutivo de radicación asignado.

5. Recibir los documentos anexos a la correspondiente solicitud, mensaje o comunicación. El registro electrónico generará mensajes que acrediten la entrega de estos documentos.

6. Distribuir electrónicamente en los términos que establezca la entidad para cada trámite, los documentos registrados al destinatario o destinatarios o entidad responsable de atender el trámite correspondiente.
7. Utilizar formatos o formularios preestablecidos para la presentación de documentos electrónicos normalizados correspondientes a los servicios y trámites que se especifiquen en el sistema.
8. Adoptar en la sede electrónica el calendario oficial de la entidad con fecha y hora, los días hábiles y los declarados inhábiles.
9. Posibilitar la interconexión de todas las dependencias de la entidad para el acceso por medios electrónicos a la información.
10. Adecuar un nivel de interoperabilidad entre los registros electrónicos y otros sistemas diferentes establecidos por las entidades públicas para atender otros trámites o requerimientos especiales. 

ARTÍCULO 2.2.17.7.6.  Notificación electrónica.

Para la notificación de actos administrativos las autoridades podrán usar soluciones de notificación por medios electrónicos, de acuerdo a lo dispuesto en el presente artículo.

Las entidades podrán notificar sus actos mediante los servicios de gestión de notificaciones del operador de carpeta ciudadana siempre que el administrado haya autorizado expresamente tal posibilidad. Las notificaciones enviadas por las entidades públicas serán recibidas y registradas de forma segura en la carpeta ciudadana.

La notificación electrónica deberá evidenciar la fecha y hora del envío y acuse de recibo del acto objeto de notificación. La notificación personal se entenderá surtida con la certificación de la fecha y hora de apertura del mensaje de datos que la contiene, remitida por el operador de carpeta ciudadana a la entidad que profirió el acto administrativo.

De no poderse surtir la notificación en los anteriores términos, se dará aplicación al artículo 69 y siguientes de la Ley 1437 de 2011. 

Disposiciones Finales

ARTÍCULO 2.2.17.8.1. Gradualidad.

Las entidades a que se refiere el artículo 2.2.17.1.2 deberán implementar los servicios ciudadanos digitales y la sede electrónica conforme a los lineamientos dados en este título, dentro de los siguientes plazos:

• Primero, Las entidades públicas priorizadas por la Ruta de la Excelencia de Gobierno en Línea en la categoría de proyectos de trámites y servicios, tendrán un plazo de dieciocho (18) meses contados a partir de la publicación, por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, del acto administrativo a través del cual apruebe y adopte el Manual de Condiciones.
• Segundo, Las entidades públicas del orden nacional tendrán un plazo de veinticuatro (24) meses contados a partir de la publicación, por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, del acto administrativo a través del cual apruebe y adopte el Manual de Condiciones.
• Tercero, Las entidades públicas del orden territorial implementaran el modelo en función de su disponibilidad presupuestal.
• Cuarto, Los particulares que desempeñen funciones públicas tendrán un plazo de veinticuatro (24) meses, contados a partir de la publicación, por parte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, del acto administrativo a través del cual apruebe y adopte el Manual de Condiciones.
• Quinto, El plazo de registro de los funcionarios públicos será el mismo que se definió para la implementación de los servicios ciudadanos digitales y la sede según el orden nacional o territorial de la entidad a la que presta sus servicios.
• Sexto, En caso que los sujetos obligados por este decreto cuenten con implementaciones cuyas funcionalidades sean similares a las de los servicios ciudadanos digitales, estas deberán elaborar un plan de migración, dentro del plazo de implementación que a cada una le corresponde.

Parágrafo 1.

Las entidades públicas del orden nacional y/o territorial requerirán de la aprobación del MinTIC para realizar inversiones o proyectos de tecnologías de la información relacionados con la prestación de servicios ciudadanos digitales. 

Parágrafo 2.

Los servicios de autenticación con cédula digital entrarán en operación una vez sean habilitados legalmente y sean implementados por la Registraduría Nacional del Estado Civil. Las entidades públicas y los particulares que ejercen funciones públicas podrán exigir la autenticación con cédula digital para la realización de sus trámites en función de la complejidad de los mismos. 

Artículo 2.2.17.8.2 Recursos.

Los recursos necesarios para la implementación y operación de los servicios ciudadanos digitales básicos de las entidades que hagan parte del Presupuesto General de la Nación y cuya financiación corresponda a recursos de la Nación, serán asumidos por el Fondo de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

Parágrafo.

Las entidades públicas del orden nacional y/o territorial atenderán con sus propios recursos la integración y operación al modelo de nuevos servicios ciudadanos digitales, y su implementación.