Título III. Expedientes

Capítulo I
Formación y Examen de Los Expedientes

ARTÍCULO 122. FORMACIÓN Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES. De cada proceso en curso se formará un expediente, en el que se insertará la demanda, su contestación, y los demás documentos que le correspondan. En él se tomará nota de los datos que identifiquen las grabaciones en que se registren las audiencias y diligencias.

En aquellos juzgados en los que se encuentre implementado el Plan de Justicia Digital, el expediente estará conformado íntegramente por mensajes de datos.

Los memoriales o demás documentos que sean remitidos como mensaje de datos, por correo electrónico o medios tecnológicos similares, serán incorporados al expediente cuando hayan sido enviados a la cuenta del juzgado desde una dirección electrónica inscrita por el sujeto procesal respectivo.

Cuando el proceso conste en un expediente físico, los mencionados documentos se incorporarán a este de forma impresa, con la anotación del secretario acerca de la fecha y hora en la que fue recibido en la cuenta de correo del despacho, y la información de la cuenta desde la cual fue enviado el mensaje de datos. El despacho deberá conservar el mensaje recibido en su cuenta de correo, por lo menos, hasta la siguiente oportunidad en que el juez ejerza el control de legalidad, salvo que, por la naturaleza de la información enviada, la parte requiera la incorporación del documento en otro soporte que permita la conservación del mensaje en el mismo formato en que fue generado. Las expensas generadas por las impresiones harán parte de la liquidación de costas.

El expediente de cada proceso concluido se archivará conforme a la reglamentación que para tales efectos establezca el Consejo Superior de la Judicatura, debiendo en todo caso informar al juzgado de conocimiento el sitio del archivo. La oficina de archivo ordenará la expedición de las copias requeridas y efectuará los desgloses del caso.

ARTÍCULO 123. EXAMEN DE LOS EXPEDIENTES. Los expedientes solo podrán ser examinados:

1. Por las partes, sus apoderados y los dependientes autorizados por estos de manera general y por escrito, sin que sea necesario auto que los reconozca, pero solo en relación con los asuntos en que aquellos intervengan.
2. Por los abogados inscritos que no tengan la calidad de apoderados de las partes. Estos podrán examinar el expediente una vez se haya notificado a la parte demandada.
3. Por los auxiliares de la justicia en los casos donde estén actuando, para lo de su cargo.
4. Por los funcionarios públicos en razón de su cargo.
5. Por las personas autorizadas por el juez con fines de docencia o de investigación científica.
6. Por los directores y miembros de consultorio jurídico debidamente acreditados, en los casos donde actúen.

Hallándose pendiente alguna notificación que deba hacerse personalmente a una parte o a su apoderado, estos solo podrán examinar el expediente después de surtida la notificación.

Capítulo II
Retiro y Remisión de Expedientes

ARTÍCULO 124. RETIRO DE EXPEDIENTE. Mientras esté en trámite el proceso el expediente no podrá ser retirado del juzgado.

El informe requerido por autoridad competente sobre una actuación judicial, no podrá sustituirse por la remisión del expediente.

ARTÍCULO 125. REMISIÓN DE EXPEDIENTES, OFICIOS Y DESPACHOS. La remisión de expedientes, oficios y despachos se hará por cualquier medio que ofrezca suficiente seguridad.

El juez podrá imponer a las partes o al interesado, cargas relacionadas con la remisión de expedientes, oficios y despachos.

En los despachos en los que se encuentre habilitado el Plan de Justicia Digital, las remisiones se realizarán a través de la habilitación para acceder al expediente digital.

Capítulo III
Reconstrucción de Expedientes

ARTÍCULO 126. TRÁMITE PARA LA RECONSTRUCCIÓN. En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así:

1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio.

2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.

3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella.

4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo.

5. Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido.

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3 COMENTARIOS

  1. Excelente Labor que presta esta página en la que se permite consultar temas relacionados con los procederes judiciales y administrativos.

  2. Excelente la ubicación adjetiva para guía del usuario.
    Con respeto aprovecho para formular la siguiente consulta: Soy la parte demandada en un Proceso que fue impetrado en el año 2013 (Proceso Ejecutivo Singular de Mínima Cuantía).
    Responsable por reparto de llevar el mismo un Juzgado Civil Mpal de Oralidad de B/quilla. Este Despacho perdió competencia y el Proceso pasó a Juzgado de Descongestión, Jurisdicción que desapareció en el 2015 y ahora el Expediente 2013-00556-00 no aparece por ninguna parte y el Juzgado se limita a relatar el paso a tal Jurisdicción desaparecida con argumentos que no satisfacen mis requerimientos ni tienen presentación alguna, frente al hecho grave de Expediente Extraviado.
    El Consorcio Fopep maneja en su Base de Datos Oficio decretando en su momento Procesal, Medidas Cautelares con las siguientes falencias: i). Con un radicado equivocado (2014-00556-00), error judicial de responsabilidad del Juzgado Mpal de Origen; ii). El Expediente está extraviado y con imposibilidad hasta de reconstruirlo a mi juicio, puesto que no quedaron copias del mismo en el Despacho y el Juzgado de Descongestión al que pasó pues ya no existe.
    Que me sugieren Vds? Aplico el Núm. 4 del Art.126 del CGP o bien puedo solicitar que se aplique el Art. 317 del CGP (Desistimiento Tácito) porque si la Jurisdicción de Descongestión desapareció en el 2015, a la fecha van cuatro (4) años en los cuales el proceso no ha tenido movimiento desde cualquier posible última actuación que no se puede verificar y para esto la norma establece o un (1) año o dos (2) años de término para considerarlo desistido, dependiendo de los eventos que se sucedan y que en la propia norma se pueden leer..
    Muchas gracias…
    Juan Lozano Deavila
    CC # 7.454.932 de B/quilla
    Cel: 300-2327002

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