Expedientes en el Código General del Proceso

Título III – Capítulo I: Formación y Examen de Los Expedientes

Artículo 122. Formación y Archivo de los Expedientes.

De cada proceso en curso se formará un expediente, en el que se insertará la demanda, su contestación, y los demás documentos que le correspondan. En él se tomará nota de los datos que identifiquen las grabaciones en que se registren las audiencias y diligencias.

En aquellos juzgados en los que se encuentre implementado el Plan de Justicia Digital, el expediente estará conformado íntegramente por mensajes de datos.

Los memoriales o demás documentos que sean remitidos como mensaje de datos, por correo electrónico o medios tecnológicos similares, serán incorporados al expediente cuando hayan sido enviados a la cuenta del juzgado desde una dirección electrónica inscrita por el sujeto procesal respectivo.

Cuando el proceso conste en un expediente físico, los mencionados documentos se incorporarán a este de forma impresa, con la anotación del secretario acerca de la fecha y hora en la que fue recibido en la cuenta de correo del despacho, y la información de la cuenta desde la cual fue enviado el mensaje de datos.

El despacho deberá conservar el mensaje recibido en su cuenta de correo, por lo menos, hasta la siguiente oportunidad en que el juez ejerza el control de legalidad, salvo que, por la naturaleza de la información enviada, la parte requiera la incorporación del documento en otro soporte que permita la conservación del mensaje en el mismo formato en que fue generado. Las expensas generadas por las impresiones harán parte de la liquidación de costas.

El expediente de cada proceso concluido se archivará conforme a la reglamentación que para tales efectos establezca el Consejo Superior de la Judicatura, debiendo en todo caso informar al juzgado de conocimiento el sitio del archivo. La oficina de archivo ordenará la expedición de las copias requeridas y efectuará los desgloses del caso. (Lea También: Incidentes en Audiencia)

Artículo 123. Examen de los Expedientes.

Los expedientes solo podrán ser examinados:

1. Por las partes, sus apoderados y los dependientes autorizados por estos de manera general y por escrito, sin que sea necesario auto que los reconozca, pero solo en relación con los asuntos en que aquellos intervengan.

2. Por los abogados inscritos que no tengan la calidad de apoderados de las partes. Estos podrán examinar el expediente una vez se haya notificado a la parte demandada.

3. Por los auxiliares de la justicia en los casos donde estén actuando, para lo de su cargo.

4. Por los funcionarios públicos en razón de su cargo.

5. Por las personas autorizadas por el juez con fines de docencia o de investigación científica.

6. Por los directores y miembros de consultorio jurídico debidamente acreditados, en los casos donde actúen.

Hallándose pendiente alguna notificación que deba hacerse personalmente a una parte o a su apoderado, estos solo podrán examinar el expediente después de surtida la notificación. (Puede interesarle también: Notificaciones en el Código General del Proceso)

Capítulo II Retiro y Remisión de Expedientes

Artículo 124. Retiro de Expediente.

Mientras esté en trámite el proceso el expediente no podrá ser retirado del juzgado.

El informe requerido por autoridad competente sobre una actuación judicial, no podrá sustituirse por la remisión del expediente.

Artículo 125. Remisión de Expedientes, Oficios y Despachos.

La remisión de expedientes, oficios y despachos se hará por cualquier medio que ofrezca suficiente seguridad.

El juez podrá imponer a las partes o al interesado, cargas relacionadas con la remisión de expedientes, oficios y despachos.

En los despachos en los que se encuentre habilitado el Plan de Justicia Digital, las remisiones se realizarán a través de la habilitación para acceder al expediente digital.

Capítulo III Reconstrucción de Expedientes

Artículo 126. Trámite para la Reconstrucción.

En caso de pérdida total o parcial de un expediente se procederá así:

1. El apoderado de la parte interesada formulará su solicitud de reconstrucción y expresará el estado en que se encontraba el proceso y la actuación surtida en él. La reconstrucción también procederá de oficio.

2. El juez fijará fecha para audiencia con el objeto de comprobar la actuación surtida y el estado en que se hallaba el proceso, para lo cual ordenará a las partes que aporten las grabaciones y documentos que posean. En la misma audiencia resolverá sobre la reconstrucción.

3. Si solo concurriere a la audiencia una de las partes o su apoderado, se declarará reconstruido el expediente con base en la exposición jurada y las demás pruebas que se aduzcan en ella.

4. Cuando se trate de pérdida total del expediente y las partes no concurran a la audiencia o la reconstrucción no fuere posible, o de pérdida parcial que impida la continuación del proceso, el juez declarará terminado el proceso, quedando a salvo el derecho que tenga el demandante a promoverlo de nuevo.

5. Reconstruido totalmente el expediente, o de manera parcial que no impida la continuación del proceso, este se adelantará, incluso, con prescindencia de lo perdido o destruido.

Preguntas frecuentes

¿Quién puede revisar el expediente?

Según el Código General del Proceso en Colombia, el acceso al expediente judicial está regulado por las disposiciones sobre publicidad y reserva de los actos procesales. En general, las partes involucradas en el proceso tienen derecho a acceder al expediente y a obtener copias de los documentos que lo integran.

Además, otras personas pueden tener acceso al expediente en ciertas circunstancias, como abogados, peritos, autoridades judiciales y administrativas, y terceros con interés legítimo debidamente acreditado.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que existen restricciones en cuanto al acceso al expediente en casos en los que se trate de información reservada o que pueda afectar la intimidad o seguridad de las partes involucradas. En tales casos, el juez puede limitar el acceso al expediente o parte de él.

¿Cuánto tiempo se guardan los expedientes?

En Colombia, el tiempo durante el cual se guardan los expedientes judiciales puede variar dependiendo del tipo de proceso y de las disposiciones legales aplicables en cada caso específico. Sin embargo, en términos generales, los expedientes judiciales suelen conservarse durante un tiempo considerable, con el objetivo de preservar la información y los registros relacionados con los casos judiciales.

En muchos casos, los expedientes pueden conservarse indefinidamente en los archivos judiciales, especialmente en situaciones en las que la información contenida en ellos pueda ser relevante para futuras consultas, apelaciones o revisiones. Sin embargo, en algunos casos, especialmente aquellos relacionados con asuntos menores o de menor relevancia, los expedientes pueden ser archivados o destruidos después de un período determinado, de acuerdo con las políticas y regulaciones judiciales aplicables.

¿Quién tiene acceso a un expediente administrativo?

La persona titular del expediente: es decir, la persona a la que pertenece el expediente o que es parte del proceso administrativo.

Representantes legales: los representantes legales de la persona titular del expediente, como abogados o apoderados legales, pueden tener acceso al expediente en representación de su cliente.

Autoridades administrativas competentes: las autoridades administrativas que estén involucradas en el proceso o que tengan competencia sobre el mismo pueden tener acceso al expediente para llevar a cabo sus funciones.

Terceros con interés legítimo: en algunos casos, personas que puedan demostrar un interés legítimo en el asunto relacionado con el expediente pueden tener acceso a cierta información contenida en el mismo, siempre y cuando se respeten las normas de confidencialidad y privacidad.

Jueces o tribunales: en el caso de que el expediente administrativo esté relacionado con un proceso judicial, los jueces o tribunales que estén conociendo del caso pueden tener acceso al expediente para llevar a cabo el proceso judicial correspondiente.

¿Qué quiere decir que mi expediente está archivado?

Cuando se dice que un expediente está archivado, significa que ha sido retirado del flujo de trabajo activo o de uso regular y ha sido almacenado de manera ordenada y segura para su conservación a largo plazo. El proceso de archivar un expediente implica moverlo de su ubicación habitual, como una oficina o archivo temporal, a un lugar designado para el almacenamiento a largo plazo.

El motivo principal para archivar un expediente suele ser que ya no es necesario para actividades o procesos cotidianos, pero aún debe conservarse por razones legales, históricas o administrativas. Al archivar un expediente, se asegura su preservación y se libera espacio en áreas de trabajo activas.

Cuando un expediente está archivado, suele estar etiquetado y catalogado de manera clara para facilitar su identificación. Además, se pueden establecer sistemas de registro para llevar un seguimiento de los expedientes archivados, incluyendo detalles como su ubicación física, fecha de archivado y cualquier otra información relevante.

Es importante destacar que, aunque un expediente esté archivado, puede seguir siendo accesible para personas autorizadas que necesiten consultarlo por razones legítimas, siempre y cuando se sigan los procedimientos adecuados para acceder a él.

¿Qué datos contiene un expediente?

Un expediente puede contener una variedad de datos y documentos, dependiendo del tipo de proceso o asunto al que esté asociado. Por ejemplo:

Información de identificación: esto incluye nombres completos, números de identificación, direcciones, números de teléfono y otra información de contacto relevante de las partes involucradas en el expediente.

Documentos legales: contratos, escrituras, testamentos, acuerdos, resoluciones judiciales, sentencias, y otros documentos legales relacionados con el caso.

Documentos financieros: estados financieros, recibos, facturas, comprobantes de pago, registros contables y otros documentos financieros relevantes.

Correspondencia: cartas, correos electrónicos, memorandos y otros documentos que contienen comunicaciones entre las partes involucradas o con autoridades pertinentes.

Evidencia: documentos, fotografías, videos, grabaciones de audio u otros medios que constituyan evidencia en el caso.

Informes y peritajes: informes de expertos, peritajes técnicos, evaluaciones médicas, informes de investigación y cualquier otro informe profesional relevante.

Notas y registros: notas de reuniones, registros de llamadas, diarios de trabajo y otros registros escritos relacionados con el caso.

Formularios y solicitudes: formularios de solicitud, formularios de reclamación, formularios de presentación de impuestos u otros documentos similares requeridos por el proceso.

Documentación administrativa: cualquier documento relacionado con trámites administrativos asociados con el caso, como permisos, licencias, registros de propiedad, entre otros.

Información legal y reglamentaria: códigos, leyes, regulaciones y otros documentos legales relevantes que se relacionen con el asunto tratado en el expediente.

¿Qué es fiscalizar un expediente?

Fiscalizar un expediente significa llevar a cabo una revisión exhaustiva y detallada del mismo para verificar su conformidad con las normativas legales, reglamentos y procedimientos establecidos. Este proceso puede ser llevado a cabo por autoridades judiciales, administrativas, fiscales o cualquier otra entidad autorizada, dependiendo del contexto específico.

La fiscalización de un expediente puede incluir varias acciones, como:

Verificación de la documentación: revisar que todos los documentos requeridos estén presentes en el expediente y que estén correctamente diligenciados y firmados.

Cumplimiento de plazos y procedimientos: asegurarse de que se hayan cumplido todos los plazos y procedimientos establecidos para el caso, como presentación de documentos, comparecencias ante autoridades, entre otros.

Coherencia y consistencia: verificar que no existan contradicciones o inconsistencias en la información contenida en el expediente, tanto dentro de un mismo documento como entre diferentes documentos.

Legalidad y regularidad: confirmar que todas las acciones realizadas en el marco del caso se hayan llevado a cabo de acuerdo con la ley y los reglamentos aplicables.

Correcta aplicación de normativas: evaluar si se han aplicado adecuadamente las normativas legales y reglamentos pertinentes al caso.

Análisis de evidencia: revisar la evidencia presentada en el expediente y determinar su relevancia y fiabilidad en el contexto del caso.

Resolución de inconsistencias o irregularidades: en caso de encontrar alguna inconsistencia, irregularidad o incumplimiento, tomar las medidas necesarias para corregirla o resolverla según corresponda.

¿Cómo se archiva un expediente?

Archivar un expediente de manera adecuada es crucial para garantizar su seguridad, accesibilidad y preservación a lo largo del tiempo. Estos son algunos pasos generales sobre cómo archivar un expediente de manera efectiva:

Organización previa: es importante organizar y clasificar los documentos de manera coherente. Puedes agruparlos por tipo de documento, fecha, tema o cualquier otro criterio relevante.

Etiquetado claro: etiqueta claramente cada expediente con información relevante, como el nombre del caso, el número de expediente, la fecha y cualquier otra información que facilite su identificación rápida y precisa.

Selección del sistema de archivado: elige el sistema de archivado más adecuado para tus necesidades. Puedes optar por archivar en carpetas físicas, archivadores, cajas de almacenamiento o sistemas de archivado digital.

Almacenamiento seguro: asegúrate de que el lugar donde se almacenará el expediente sea seguro y protegido contra el acceso no autorizado, daños por agua, fuego y otros riesgos potenciales.

Registro de seguimiento: mantén un registro detallado de los expedientes archivados, incluyendo su ubicación física o digital, así como cualquier movimiento o acceso realizado.

Conservación adecuada: si los documentos son sensibles al clima o a la humedad, asegúrate de almacenarlos en un ambiente adecuado.

Acceso controlado: limita el acceso al expediente solo a personas autorizadas y establece procedimientos claros para solicitar y registrar cualquier acceso.

Digitalización opcional: considera la posibilidad de digitalizar los documentos para facilitar el acceso y la gestión. Si optas por este enfoque, asegúrate de utilizar un sistema de gestión documental seguro y respaldado.

Periodo de retención: determina el período de retención adecuado para el expediente de acuerdo con las regulaciones legales y las políticas internas de tu organización.

Destrucción segura: cuando llegue el momento adecuado, asegúrate de destruir los expedientes de manera segura y conforme a las regulaciones aplicables, especialmente si contienen información confidencial o sensible.

¿Qué documentos se deben conservar por 20 años?

La conservación de documentos por un período de 20 años generalmente está asociada a documentos de importancia legal, fiscal, contable y administrativa. Por ejemplo:

1. Documentos fiscales y contables: esto puede incluir declaraciones de impuestos sobre la renta, estados financieros, registros de ingresos y gastos, libros contables, entre otros.

2. Documentos legales y contratos: contratos de arrendamiento, contratos de compraventa, acuerdos comerciales, escrituras de propiedad, testamentos, poderes notariales, entre otros.

3. Documentos laborales y de recursos humanos: contratos laborales, registros de nómina, recibos de salario, expedientes de empleados, entre otros.

4. Documentos relacionados con la seguridad social y pensiones: historiales de contribuciones a la seguridad social, registros de pagos de pensiones, comunicaciones con entidades de seguridad social, entre otros.

5. Documentos médicos y de salud: expedientes médicos, historiales clínicos, informes de pruebas médicas, entre otros.

6. Documentos relacionados con bienes y seguros: pólizas de seguro, registros de bienes, recibos de pagos de seguros, entre otros.