Seguridad en el Proceso de Identificación del Paciente Hospitalizado

Claudia Carolina Calderón López*

Resumen

Con el fin de apoyar el interés de ser reconocidos como la institución hospitalaria más segura para los pacientes en Colombia, objetivo estratégico de la Fundación Santa Fe de Bogota, se adelantó un proyecto, utilizando la metodología Seis Sigma, en el cual se analizaron los errores reportados en el proceso de identificación del paciente hospitalizado y la adherencia a los pasos de dicho proceso.

Objetivo: lograr la disminución de 100% de los errores en el proceso de identificación del paciente hospitalizado a través de mejorar la adherencia al mismo.

Resultados: después de ajustar los procesos y partiendo de un 56% de adherencia a los pasos del proceso de identificación del paciente hospitalizado, se alcanzó un 87% de adherencia al mismo.

Palabras clave: seguridad del paciente, identificación del paciente, estándar operacional, Seis Sigma.

Abstract

The implementation of the Six Sigma methodology for the improvement of patient’s security is a strategic objective of the Fundación Santa Fe de Bogotá University Hospital. Errors in the identification of the patients and adherence to the identification process are analyzed in the process.

Objective: Diminishing errors in the identification process by 100% in the in hospital patient population through better adherence.

Results: After adjusting the processes and starting from a 56% adherence to the different steps in the processes, we achieved 87% adherence

Key words: Patient’s security, patient identification, operation standard, Six Sigma.

Antecedentes

Seis Sigma es una metodología estructurada de resolución de problemas y hace referencia al objetivo de reducir los defectos hasta casi cero. Sigma es la letra griega que los estadísticos utilizan para representar la desviación estándar. La representación estadística de Seis Sigma le dice cómo se está comportando un proceso, o sea qué tanta variación hay en el mismo. Para adquirir un nivel Seis Sigma, un proceso no debe producir más de 3,4 defectos por millón de oportunidades, entendiéndose por defecto como cualquier cosa que no cumpla con las necesidades y expectativas del cliente.(1-3)

En términos estadísticos el propósito de Seis Sigma es reducir la variación para conseguir desviaciones estándar muy pequeñas, de manera que la totalidad de los productos o servicios cumplan, o excedan las expectativas de los clientes.

Esta metodología fue introducida por primera vez en 1987 en Motorola por un equipo de directivos encabezados por Bob Galvin, presidente de la compañía, con el propósito de reducir los defectos de los productos electrónicos. Des-de entonces Seis Sigma ha sido adoptada, enriquecida y generalizada por un gran número de compañías.(1-7)

En el año 2003, la Fundación Santa Fe de Bogotá inicia e implementa esta metodología. Este proyecto se fundamenta en una necesidad del hospital universitario de trabajar en uno de sus objetivos estratégicos “Ser reconocidos como la institución hospitalaria más segura para los pacientes en Colombia”. De acuerdo con lo recomendado por la Joint Commission,(5) meta número 1, la identificación correcta de los pacientes es pieza fundamental para cumplir con este objetivo.

A partir de esta referenciación, se investiga la situación del Hospital Universitario frente a este tema y con respecto a otras instituciones de similar complejidad. Este proyecto se articula con la preparación para la acreditación del hospital, puesto que la calidad en la atención de los pacientes es uno de sus aspectos más relevantes.

Fase de Definición

El proyecto abarca los pasos desde el ingreso del paciente hasta su salida del hospital, por lo cual se involucraron las áreas de admisiones, servicio de apoyo, enfermería, médicos, otros profesionales de la salud, personal administrativo y seguridad (Figura 1).

Se definió trabajar con pacientes hospitalizados, puesto que con ellos la interacción entre las personas de las diferentes áreas involucradas en el proceso es permanente y porque el seguimiento pasó a paso de las actividades tenía mayor posibilidad de éxito.

Como línea base se tomaron los errores que se registraron en admisiones, enfermería y laboratorio clínico durante el período de enero a agosto de 2006, el promedio de estos errores encontrado fue de 63 por mes.

La información inicial recopilada correspondió a errores por captura y actualización de datos de los pacientes que ingresan por los servicios de hospitalización, urgencias y cirugía ambulatoria (admisiones), incidentes en la atención a pacientes hospitalizados (enfermería) e incidentes con muestras de laboratorio de pacientes hospitalizados (laboratorio clínico), no fue suficiente para establecer las causas reales y principales del problema  (Figura 2).

A dicha situación se agregó el subregistro encontrado en las diferentes áreas involucradas.

Inicialmente, se percibió que los errores se debían a:

• Verificación incorrecta de los datos del paciente,
• Ausencia de la manilla de identificación en el momento de la admisión,
• Datos insuficientes o errados en la manilla de identificación Muy baja adherencia a los estándares operacionales.

De los análisis efectuados con el diagrama de afinidad, el diagrama causa efecto, la matriz de despliegue de funciones (MDF) y la matriz de análisis de efectos y modos potenciales de falla (FMEA), herramientas de Seis Sigma, se concluyó que las variables críticas del proceso eran: crear historia clínica, actualizar datos, imprimir manilla de identificación, poner manilla de identificación al paciente, trasladar el paciente al piso correspondiente, verificar documentos y manilla de identificación, instalar el paciente en la habitación, actualizar el tablero principal de pacientes y el tablero de la habitación, realizar procedimientos diagnósticos y/o terapéuticos, retirar manilla de identificación al paciente, trasladar el paciente al servicio de origen, recibir el paciente en el servicio de origen, solicitar nueva manilla de identificación a admisiones y realizar procedimiento quirúrgico.

Durante todo este proceso se acordó con el sponsor (directivo que ayuda en la toma de decisiones y apoya el desarrollo del proyecto) una meta de disminución de errores del 100%, lo cual implica cero errores permitidos en el proceso.

Medición Inicial

Se diseñó una lista de chequeo que contemplaba los pasos correctos que se deben ejecutar en un proceso de identificación de pacientes, la cual se elaboró con las personas directamente responsables del proceso (dueños del proceso) y el equipo de trabajo (participantes), siguiendo los estándares operacionales definidos, enriquecidos con la experiencia de las personas que trabajan en las áreas involucradas. Esta lista de chequeo está compuesta por cinco momentos críticos que se realizan desde la admisión hasta la salida del paciente, y 29 actividades específicas que hacen parte de estos cinco momentos críticos.

Universo y muestra

Para la medición inicial, sobre un universo de 1062 pacientes (información suministrada por registros médicos y admisiones. Hospital Universitario Fundación Santa Fe de Bogotá), se calculó un tamaño de muestra de 89 pacientes teniendo como criterios un porcentaje de eventos esperado de 10% y un nivel de confianza de 90%.

Además, se optó por un muestreo estratificado en el que se estimó el siguiente porcentaje de ingresos para cada estrato: hospitalizaciones de urgencias 60% equivalente a 53 pacientes, hospitalizaciones programadas 24% equivalente a 21 pacientes, hospitalizaciones de corta estancia derivadas de cirugías ambulatorias 16% equivalente a 15 pacientes.

Se analizaron los datos para conocer el porcentaje de adherencia a los pasos del proceso de identificación de pacientes y se ajustaron los estándares operacionales para garantizar que se incluyeran aquellos aspectos que no se estaban cumpliendo. Adicionalmente, se presentaron los resultados de la primera medición y se discutieron las modificaciones a los procesos con 432 personas que trabajan en admisiones, servicio de apoyo, enfermería y seguridad.

Segunda Medición

Después de la implementación se aplicó la lista de chequeo de nuevo para saber el impacto que éstas habían tenido sobre el proceso.

Universo y muestra

Dado que se quería aumentar a un 99% la adherencia a los pasos del proceso de identificación de pacientes de la población, 1062 pacientes, se decidió calcular un tamaño de muestra con los siguientes criterios: una estimación puntual de prevalecía esperada en la población de 90%, una diferencia máxima de 10% y un error tipo I de 10%; lo que arrojó un tamaño de muestra de 24 pacientes distribuidos así: hospitalizaciones de urgencias 58% equivalente a 14 pacientes, hospitalizaciones programadas 25% equivalente a 6 pacientes, hospitalizaciones de corta estancia de cirugías ambulatorias 17% equivalente a 4 pacientes.

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* Administradora de Sistemas de Información. Universidad Jorge Tadeo Lozano. Centro de Estudios e Investigación en Salud, CEIS, Fundación Santa Fe de Bogotá
Correspondencia: carolina.calderon@fsfb.org.co
Recibido: enero de 2007
Aceptado para publicación: marzo de 2007
Actual. Enferm. 2007; 10(3):9-13