Sistema de Información y Registro

Sistema de Información y Registro en Emergencias

La atención de víctimas por una emergencia o desastre no es un pretexto para prescindir de llevar la información y registro en emergencias correspondientes. Dado que la ausencia de una información soportada (aunque sea reducida), conlleva problemas asistenciales para los pacientes y dificultades legales para el hospital.

Sin embargo, es claro que la forma en que se realizan las anotaciones de la historia clínica y los trámites documentales debe ser diferente a la manera en que se realiza en situaciones normales. Ya sea que el hospital cuente con un sistema de información computarizado o uno tradicional basado en registros en papel.

Debe disponerse de una reserva de formatos de historia clínica. Y de los demás formatos que se utilicen habitualmente en el hospital.

Toda valoración que se haga a un paciente debe dejarse registrada de inmediato. Con el fin de no evaluar pacientes ya valorados.

En caso de que la institución cuente con un sistema de facturación o de historias clínicas computarizado. El plan debe incluir de qué forma se utilizarán estos sistemas en una situación crítica y las alternativas operacionales para llevar los registros.

No se debe olvidar establecer en el plan la forma en que otros registros no clínicos se llevarán, como por ejemplo:

•  Manejo de insumos (entregas e inventarios)
•  Gestión de personal (ubicación, turnos)
•  Manejo de recursos financieros (recibos)
•  Actas de reuniones (CHE)
•  Ayuda humanitaria recibida (donaciones)
•  Elementos en préstamo de otras entidades

No es recomendable implementar formatos diferentes a los que habitualmente se utilizan en la institución.

La historia clínica debe permanecer con el paciente en todo momento.

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Durante la respuesta a un evento de emergencia o desastre. Los procedimientos se deben realizar de una manera más rápida y eficiente. No se debe prescindir del diligenciamiento de estos registros ya que la información que contienen es muy importante para el adecuado seguimiento y análisis de la situación.

La disponibilidad oportuna de la información, permite mejorar la actitud tanto del público como de los medios de comunicación y la toma de decisiones.

La recolección de los datos en una institución de salud. Debe estar precedida de una selección cuidadosa de las variables, las cuales serán objeto de análisis. Se debe precisar quién será el encargado de la recolección. Con qué instrumento y frecuencia. La entidad hospitalaria debe definir el flujo de la información .

En todos los casos debe evitarse la recolección de datos superfluos o de aquellos para los cuales no se ha previsto una utilización específica.

Instrumentos esenciales Información y Registro en emergencias

Los siguientes son instrumentos esenciales para la recolección de datos durante situaciones de emergencia interna o externa en el hospital.

Tarjeta de triage o clasificación de herido

La cual permite la identificación de los lesionados, la evaluación de su estado general, así como la prioridad en su atención y tratamiento.

Registro colectivo de atención de lesionados

Permite cuantificar y cualificar el número y características de las víctimas. Incluye los datos de identificación, el tipo de lesiones, la conducta con el lesionado dentro de la institución y el sitio de remisión. Formulario único de cuenta de cobro para la reclamación al Fondo de Solidaridad y Garantía, este registro sirve para reclamar reembolsos por gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios.

Formulario para la reclamación uniforme para el reconocimiento y pago a las instituciones prestadoras de servicios de salud

Por concepto de gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios, prestados a las víctimas de eventos catastróficos. La entidad de salud debe contar con personal entrenado para hacer el diligenciamiento y reclamación.

Registro de cadáveres o pacientes fallecidos

El cual debe disponerse en función de proporcionar información oportuna a los familiares de las víctimas.

Registro de requerimientos hospitalarios

En el cual se determinen las necesidades del hospital en relación a suministros, personal y equipos.

Bitácoras del radio operador y libro de guardia del personal de seguridad

En los cuales debe quedar consignado el registro de mensajes de coordinación interna y enlace institucional del hospital, así como los eventos relacionados con la seguridad en caso de situaciones de emergencia.

Registro de desaparecidos o personas perdidas, así como de personas atendidas en alojamientos temporales.

6.3.10 Coordinación Externa

En esta sección el plan debe establecer las acciones y actividades en las que participarán otras entidades del Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres. Y de la red de salud local para la atención de la situación.

El plan debe describir la manera en que se integrarán y coordinarán las acciones de otras instituciones y organismos de respuesta. Con las que desarrolle el hospital frente a situaciones de emergencia interna o externa.

Igualmente debe preveer cómo y a quién se solicitará el apoyo institucional requerido para efectuar acciones de apoyo. Especialmente en caso de afectación interna que requiera intervención especializada (incendio o evacuación).

Debe definirse claramente, con quien dentro del hospital se coordinarán las acciones a desarrollar. Así como los contactos establecidos con otras entidades de respuesta con las que se integrarán las acciones. Y como se realizará el apoyo entre las instituciones de salud de la región.