Reunión con el Equipo de Gerencia de la Información
El propósito de esta reunión es discutir las autoevaluaciones de los equipos de acuerdo con la sección de estándares en gerencia de la información. Las personas que deben asistir son los evaluadores y el personal responsable de manejar la información, al igual que algunos de sus clientes.
Las estructuras y procesos para manejar la información varían en complejidad de organización a organización. El equipo de manejo de la información puede estar compuesto de representantes de unidades organizacionales que incluyen servicios de información, finanzas, registros de admisión y salida, entre otros. (Lea también: Eventos Adversos Trazadores)
Se debe destinar para esta reunión entre una hora y una hora y media. Por lo general no se hacen recorridos, a menos que sea específicamente pedido por los evaluadores o que el equipo lo considere necesario.
Los siguientes son ejemplos de preguntas que los evaluadores pueden formular en la reunión:
- ¿Quiénes son sus clientes / pacientes?
- ¿Cómo evalúa las necesidades y expectativas de sus pacientes?
- ¿Puede describir cómo se toman las decisiones relacionadas con el manejo de información? ¿Quién está involucrado? ¿Cómo se determinan las prioridades del manejo de la información?
- ¿Puede dar ejemplos de cómo se guardan los datos y la información de forma segura y confidencial?
- ¿Puede describir cómo el sistema de información apoya los programas clínicos? ¿Cómo se definen las necesidades de información del personal clínico?
- ¿Tiene la organización una forma de integrar los datos clínicos con los administrativos? ¿Cómo se usa esta información?
- ¿Qué información utiliza para evaluar / monitorear la calidad del servicio prestado?
- ¿Puede dar un ejemplo de un aspecto que se haya identificado y mejorado?
- ¿Cuándo se introduce una nueva tecnología? ¿Cómo asegura que los clientes se sientan bien con el sistema?
- ¿Cómo circula la información a una entidad de referencia o a los recursos de la atención continua que son requeridos para un paciente en particular?
Si existen documentos específicos de este equipo o programa, estos pueden ser presentados a los evaluadores durante la reunión. Estos documentos pueden incluir reportes de actividades de mejoramiento de la calidad, encuestas de satisfacción al cliente y resultados, ejemplos de correos electrónicos, sistemas de información de las oficinas, otros materiales o herramientas que el equipo haya desarrollado, o momentos de las reuniones que sean particularmente relevantes.
Reunión con el Equipo de Recursos Humanos
El propósito de esta reunión es discutir la autoevaluación del equipo contra los estándares de desarrollo de recursos humanos y gerencia. A esta reunión debe el personal responsable de manejar los recursos humanos, al igual que algunos clientes.
Los miembros del equipo de gerencia pueden ser representantes de unidades organizacionales que incluyen servicios de recursos humanos; educación, salud y seguridad, entre otros. Los representantes profesionales del personal, incluyendo los médicos, deben participar en la autoevaluación y en el proceso de evaluación para discutir aspectos relacionados con la práctica profesional.
Esta reunión puede durar aproximadamente hora y media para esta reunión. Por lo general no se hacen recorridos, a menos que sea específicamente pedido por los evaluadores o que el equipo lo considere necesario.
Los siguientes son ejemplos de preguntas que los evaluadores pueden hacer en esta reunión:
- ¿Quiénes son sus clientes?
- ¿Cómo evalúa las necesidades y expectativas de sus clientes?
- ¿Puede describir el proceso para hacer informes de desempeño? ¿Quién está involucrado en la evaluación del desempeño y en dar retroalimentación?
- ¿Existe un plan de recursos humanos para la organización? ¿Cómo se desarrollo? ¿Cómo se usa?
- ¿Qué mecanismos existen para asegurar que el personal sea calificado y competente? ¿Cuándo se contrata personal? ¿Se hace continuamente?
- ¿Puede describir el proceso de orientación del personal?
- ¿Qué procesos existen para el desarrollo del personal y educación continuada? ¿Cómo se determinan las necesidades educativas del personal? ¿Cómo se evalúan las actividades educativas?
- ¿Cuál es el reto más grande en el área de salud y seguridad ocupacional? ¿Cómo está alcanzando este reto?
- ¿Qué información utiliza para monitorear y evaluar la calidad del servicio prestado? ¿Puede dar un ejemplo de un aspecto que haya sido identificado y decir cómo fue mejorado?
Si existen documentos específicos de este equipo o programa, estos pueden ser presentados a los evaluadores durante la reunión.
Estos documentos pueden incluir reportes de actividades de mejoramiento de la calidad, encuestas de satisfacción al cliente y resultados, el proceso de carnetización, el sistema de información de desempeño, archivos de empleados, planes de compensación de trabajo, reportes de quejas, planes de equidad de pago, otros materiales o herramientas que el equipo haya desarrollado, o momentos de las reuniones que sean particularmente relevantes.
Reunión con el equipo de gerencia del ambiente físico
El propósito de esta reunión es discutir la autoevaluación del equipo contra los estándares en la sección de gerencia del ambiente físico del documento de estándares. A esta reunión, debe asistir el personal responsable de manejo ambiental, al igual que algunos de sus clientes.
El equipo de manejo del ambiente físico tiene representantes de unidades organizacionales que incluyen aseo, nutrición y servicios alimenticios, lavandería y lencería, y mantenimiento de la planta física, entre otros. También debe participar en el equipo la persona responsable del manejo del programa de infecciones nosocomiales.
Se debe destinar hora y media para esta reunión. Por lo general no se hacen recorridos, a menos que sea específicamente pedido por los evaluadores o que el equipo lo considere necesario.
Los siguientes son ejemplos de preguntas que los evaluadores pueden hacer en esta reunión:
- ¿Quiénes son sus clientes?
- ¿Cómo evalúa las necesidades y expectativas de sus clientes?
- ¿Puede describir el plan general de desastres y emergencias? ¿En qué forma están estos planes integrados con los planes de desastres de la comunidad?
- ¿Puede describir el proceso de tratar con un paciente, o miembro de familia violento?
- ¿Cómo asegura que el personal sepa cómo responder en caso de un incendio u otra emergencia?
- ¿Qué aprendió de su último ensayo de incendio? ¿Qué hizo con la información?
- ¿Cómo maneja los desechos biomédicos?
- ¿Puede describir el proceso de selección y compra de un nuevo equipo médico? ¿Quién está
involucrado en este proceso? ¿Cómo se evalúa el equipo? ¿Cómo se asegura que el personal sepa cómo usarlo?
- ¿Considera que las instalaciones en general son seguras?
- ¿Cuál es su criterio sobre la funcionalidad de las áreas de prestación del servicio?
- ¿Cómo funciona el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos?
- ¿Cómo planifica la organización la adquisición de tecnología?
- ¿Qué información utiliza para monitorear / evaluar la calidad del servicio prestado? ¿Puede dar un ejemplo de un aspecto que haya sido identificado y mejorado?
Si existen documentos específicos de este equipo o programa, estos pueden ser presentados a los evaluadores durante la reunión.
Estos documentos pueden incluir reportes de actividades de mejoramiento de la calidad, encuestas de satisfacción al cliente y resultados, reportes de control de infecciones, reportes de ejercicios de preparación para desastres y emergencias, reportes de evaluación, otros materiales o herramientas que el equipo haya desarrollado o momentos de las reuniones que sean particularmente relevantes.
