Preparación para la Visita de Evaluación

Pasos que Guían a la Visita de Evaluación

De acuerdo con el proceso de acreditación y la Ruta crítica establecida por ICONTEC, la organización presenta su solicitud de acreditación, adjuntando como parte de ésta el informe de autoevaluación, y los demás soportes requeridos. (Lea también: Apéndice – Hojas de Ejercicios para la Acreditación en Salud)

Los evaluadores, trabajando como un equipo, revisan la información y deciden si los objetivos propuestos pueden alcanzarse, si la selección de equipos de servicio y atención es apropiada, si los roles de los miembros de los equipos son adecuados para atender adecuadamente a la evaluación.

La organización e ICONTEC establecerán comunicación para aclarar las preocupaciones y para hacer ajustes. Los evaluadores también pueden aprovechar este momento para indicar qué información adicional necesitan antes de la evaluación.

ICONTEC envía después a cada evaluador el paquete completo de los documentos. La autoevaluación de todos los equipos debe estar disponible durante la visita de evaluación en caso de que los evaluadores la quieran consultar.

Discusión Preliminar entre el Equipo de Evaluación y  la Entidad Acreditadora

Cuando la organización ha desarrollado sus procesos de autoevaluación, y considera que ha alcanzado un grado de cumplimiento que le permita enfrentarse exitosamente a la evaluación por parte de la entidad acreditadora, toma la decisión de aplicar a la acreditación y se inscribe para iniciar el proceso formal de acreditación por parte de ICONTEC, debe analizar cuidadosamente la documentación entregada por este.

Con base en el contenido de la ruta crítica de acreditación y en los términos de la prestación del servicio establecidos en la minuta del contrato que se firme con ICONTEC, la institución deberá definir en forma conjunta con el equipo evaluador los tiempos, que permitan cumplir con los objetivos de la visita, así como la composición del grupo de evaluación y las fechas de evaluación.

Los siguientes puntos sirven de referencia para el establecimiento de la agenda por parte del equipo de evaluación:

•  Objetivos de la evaluación.
• Horarios de la evaluación.
• Equipos de atención que serán seleccionados para las entrevistas con el equipo de evaluación
• Objetivos específicos para las entrevistas con clientes.
•  Necesidad de una sesión educativa o de información (propósito, participantes, etc.).

Si el tiempo de evaluación asignado es insuficiente para lograr los objetivos de la evaluación, este puede negociarse con la entidad de acreditación. La composición del grupo de evaluación y la fecha de la evaluación también pueden ser discutidas.

Pasos que Guían a la Visita de Evaluación

De acuerdo con el proceso de acreditación y la Ruta crítica establecida por ICONTEC, la organización presenta su solicitud de acreditación, adjuntando como parte de ésta el informe de autoevaluación, y los demás soportes requeridos.

Los evaluadores, trabajando como un equipo, revisan la información y deciden si los objetivos propuestos pueden alcanzarse, si la selección de equipos de servicio y atención es apropiada, si los roles de los miembros de los equipos son adecuados para atender adecuadamente a la evaluación.

La organización e ICONTEC establecerán comunicación para aclarar las preocupaciones y para hacer ajustes. Los evaluadores también pueden aprovechar este momento para indicar qué información adicional necesitan antes de la evaluación.

ICONTEC envía después a cada evaluador el paquete completo de los documentos. La autoevaluación de todos los equipos debe estar disponible durante la visita de evaluación en caso de que los evaluadores la quieran consultar.

Discusión Preliminar entre el Equipo de Evaluación y  la Entidad Acreditadora

Cuando la organización ha desarrollado sus procesos de autoevaluación, y considera que ha alcanzado un grado de cumplimiento que le permita enfrentarse exitosamente a la evaluación por parte de la entidad acreditadora, toma la decisión de aplicar a la acreditación y se inscribe para iniciar el proceso formal de acreditación por parte de ICONTEC, debe analizar cuidadosamente la documentación entregada por este.

Con base en el contenido de la ruta crítica de acreditación y en los términos de la prestación del servicio establecidos en la minuta del contrato que se firme con ICONTEC, la institución deberá definir en forma conjunta con el equipo evaluador los tiempos, que permitan cumplir con los objetivos de la visita, así como la composición del grupo de evaluación y las fechas de evaluación.

Los siguientes puntos sirven de referencia para el establecimiento de la agenda por parte del equipo de evaluación:

•  Objetivos de la evaluación.
•  Horarios de la evaluación.
•  Equipos de atención que serán seleccionados para las entrevistas con el equipo de evaluación
•  Objetivos específicos para las entrevistas con clientes.
•  Necesidad de una sesión educativa o de información (propósito, participantes, etc.).
• Si el tiempo de evaluación asignado es insuficiente para lograr los objetivos de la evaluación, este puede negociarse con la entidad de acreditación. La composición del grupo de evaluación y la fecha de la evaluación también pueden ser discutidas.
• Asegurar que se haya asignado un tiempo adecuado para cada reunión de equipo.
•  Asegurar que haya quórum de los equipos de la atención / servicio y de apoyo para las reuniones con el equipo de evaluación.
•  Se debe programar al inicio de la evaluación la reunión con los equipos de liderazgo y al final de la visita la de los equipos de apoyo.
•  Asegurar que haya flexibilidad de tiempo en los horarios para permitir que el equipo de evaluación reagrupe y discuta los temas a medida que van surgiendo, para revisar los documentos y hacer seguimiento de las visitas, si es necesario.
•  Asegurar que se dispone de tiempo al final de cada día para que los evaluadores hablen con el personal de la organización acerca del progreso de la evaluación.
•  Asegurar que se dispone de tiempo para la reunión de introducción.
• Asegurar que se dispone de tiempo para el análisis de resultados.
• Las actividades diarias relacionadas con la atención en salud no deberán interrumpirse

Con base en el informe de autoevaluación, los evaluadores toman la información recogida durante las reuniones con los equipos de la organización y la combinan con datos, con observaciones de los recorridos, la revisión de documentos, las entrevistas con los pacientes, para sacar una calificación global de la organización.

Al comienzo de cada reunión con el personal de la organización, los evaluadores establecerán una atmósfera abierta y académica. Esto se puede lograr sentándose entre el personal, teniendo escarapelas y roles específicos para los participantes y comentando las observaciones de los recorridos, de las entrevistas y de las revisiones.

Durante la reunión, los evaluadores darán suficiente tiempo al personal de la organización para contestar preguntas y asegurarán que cada miembro del equipo tenga una oportunidad de participación en las discusiones.

Al final de la reunión los evaluadores darán a los participantes la oportunidad de hacer preguntas o de suministrar información adicional. Los evaluadores también proporcionarán a los participantes una retroalimentación con las fortalezas y debilidades. Se puede pedir a los participantes que evalúen el proceso para que así los evaluadores puedan mejorar en futuras reuniones.

Las siguientes son unas ideas prácticas para organizar estas reuniones de forma que el tiempo sea utilizado lo mejor posible.