Instructivo para Calificar y Mejorar

Para calificar los estándares contemplados dentro del manual de acreditación resulta indispensable partir nuevamente del concepto de lo que un estándar significa, esto es, un nivel de desempeño adecuado que es óptimo, factible y deseado de alcanzar.

La suma total de los estándares de acreditación, define el modelo ideal de institución, precisando el desempeño en la prestación de servicios que puede y debe alcanzar en el sistema para ser considerada de excelencia. (Lea también: Escala de Calificación)

Adicionalmente, la comprobación de ese logro debe ser demostrada por la organización que dice haber obtenido el nivel deseado de desempeño. El proceso de calificación debe ser explícito y desarrollarse integralmente de acuerdo con la escala de calificación, para verificar y calificar el grado del logro alcanzado.

El conocimiento de la calificación es útil y necesario a la luz de la metodología de acreditación por varias razones:

_ El valor final global en el cual se ubique la calificación de la institución, es lo que determina si esta será “acreditada”, “acreditada provisionalmente o “no acreditada”.

Recuerde que para obtener el título de acreditación, ninguno de los estándares o grupos de estándares puede tener una calificación menor a dos, adicionalmente debe alcanzar la puntuación global establecida.

En este nivel de calificación es donde se mueven los equipos evaluadores de la entidad acreditadora esta no desarrolla ningún proceso de calificación individual de cada estándar, sino que evalúa el cumplimiento de cada grupo de estándares luego de aplicar los criterios de las matrices de calificación (hojas de radar).

_ La calificación específica del cumplimiento de cada uno de los estándares individuales, es vital para la institución para identificar los aspectos críticos en los cuales es necesario adelantar acciones de mejoramiento, y su variación es importante como medida de la gestión de la calidad adelantada por los equipos de acreditación y de la institución en general.

El “mapa” de cumplimiento de los estándares de acreditación, ofrece una utilidad de carácter diagnóstico estratégica para la institución durante la evaluación interna durante el ciclo de mejoramiento y para el sistema en general, al ayudar a identificar con precisión dónde están las fallas de calidad y ayudando a focalizar los procesos de mejoramiento

Niveles de Calificación

Lo anterior, nos define dos niveles en los cuales moverse dentro de la traducción en resultados concretos de la acreditación como estrategia de evaluación y mejoramiento continuo de la calidad.

Recuerde que se deben dar dos procesos de agregación: el primero desde la valoración del cumplimiento de la cada una de las variables de la escala de calificación, hasta la obtención de una única calificación por cada estándar, y el segundo, desde la calificación individual de cada estándar hasta la obtención de una única calificación para el grupo de estándares; momento a partir del cual se inicia la aplicación del esquema de puntuación para identificar el nivel global de desempeño de la acreditación y proceder a la decisión de acreditación.

Obtención del Resultado de Calificación Global

Este nivel de calificación es el punto común de encuentro entre la autoevaluación realizada por la institución y la evaluación externa realizada por la entidad acreditadora.

El cumplimiento del estándar debe analizarse teniendo en cuenta el enfoque y la implementación y el resultado como un todo. No se califican por separado.

Tampoco se asigna calificación por separado a cada estándar, dado que los estándares de un mismo grupo están interrelacionados, se asigna la calificación al grupo de estándares considerados como un todo integral. Tome en consideración que si en un grupo de estándares la mayoría cumple y al menos uno se encuentra con un cumplimiento igual a uno, el grupo completo no puede ser aprobado, dado el carácter de interdependencia arriba mencionado.

1. Repase con detenimiento el significado de los componentes: enfoque e implementación y resultados, y el de sus correspondientes variables, así como el estándar a evaluar.

2. Lea las oportunidades de mejoramiento y las fortalezas señaladas por la institución.

3. Remítase a la tabla de calificación

4. Defina el grado de desarrollo de la organización:

• Ubíquese en la escala del numeral 3 (Organización en un grado mediano de madurez del enfoque y de la implementación), lea cada una de las variables del enfoque y de la implementación del mismo.
• Compare la organización con las características del numeral 3. Evalúe si corresponde a este numeral. Si corresponde a este, califíquelo como 3
• Si no corresponde al numeral 3, porque considera que la organización supera las características de este numeral, desplácese hacia el numeral 4. Si está acorde con este numeral. Ponga 4
•  Si considera que la organización tiene un grado de madurez menor que el numeral 3 desplácese hacia el numeral 2. Si está acorde con este numeral. Ponga 2
• Y así sucesivamente siga hacia arriba o hacia abajo.

Segundo ejemplo

En el segundo ejemplo el estándar puede medirse con respecto a los siguientes tres elementos: que esté planeado, implementado y difundido hacia el cliente.

Que esté planeado e implementado se puede calificar en la práctica después de examinar las fuertes conexiones con el proceso de plan estratégico y la habilidad de la organización para realinear la carga de trabajo a medida que los requerimientos cambiaban.

La comunicación y coordinación se demuestran incluyendo el componente de recursos humanos en la planeación estratégica y en la asistencia brindada por parte del gerente de recursos humanos a los demás gerentes de la organización. Por esta razón el cumplimiento en este elemento es sustancial.

Existen muchas instancias para incluir las opiniones e ideas de los clientes y del personal en el proceso. Por lo tanto, puede decirse que el personal está sustancialmente involucrado y el enfoque hacia el cliente puede ser calificado como tal.

Obtención del Cumplimiento Individual del Estándar

Este nivel de análisis se desarrolla internamente durante la fase de autoevaluación y mejoramiento de la organización, y es el que le permite identificar los aspectos críticos en los cuales es necesario desarrollar acciones específicas.

Los resultados de la agregación aquí descrita no se transfieren a la calificación global, pero su coincidencia si es indicativo de la medida en la cual la organización ha interpretado correctamente la intencionalidad y los contenidos específicos del estándar.

Para desarrollar este proceso se recomienda seguir los siguientes pasos:

1. Califique cada estándar individual con los mismos criterios descritos en la sección anterior.

2. Obtenga una calificación global del grupo de estándares por alguno de los siguientes métodos (son excluyentes, seleccione para su estrategia de mejoramiento solo uno):

_ Asigne al grupo de estándares como calificación el mínimo valor alcanzado por los miembros del grupo (recomendado para la autoevaluación por parte de la institución durante el ciclo de preparación para la aplicación ante el ente acreditador: lógica mas acorde con el concepto de interdependencia de los estándares, pero es el método más exigente y puede tener tendencia a subvalorar los logros alcanzados por la organización)

_ Asigne al grupo de estándares como calificación, el promedio de las calificaciones alcanzadas por cada uno de los miembros del grupo (lógica menos acorde con el principio de interdependencia de los estándares, puede tener tendencia a ocultar los estándares de bajo desempeño al promediar su calificación con los estándares de mayor cumplimiento, pero puede motivar más a los miembros de la organización, al reflejar la totalidad de las mejoras alcanzadas).

Este es el método aplicado por el ente acreditador durante la visita de acreditación, se recomienda para este propósito, pero no para la autoevaluación por parte de la institución, la cual debe ser planteada con un criterio mayor de exigencia que el esperado por los equipos externos de evaluación del ente acreditador.

_ Asigne al grupo de estándares como calificación la moda de las calificaciones alcanzadas por cada uno de los miembros del grupo (iguales observaciones al método anterior)

_ No asigne relaciones para la calificación global del grupo de estándares con la calificación de los estándares individuales miembros del grupo (puede estar privándose de una importante herramienta de diagnóstico que oriente las acciones de mejoramiento de su organización).

3. Consolide el resultado de sus análisis en un mapa de cumplimiento de los estándares de acreditación, Inicie los procesos de mejoramiento pertinentes