Nuevo Proceso de Facturación Electrónica

La facturación electrónica en Colombia y su implementación total ha sido un asunto que la Dian ha estado trabajando desde hace un año.

Sin embargo, muchas dudas rondan a los contadores colombianos por ejemplo si el software contable que ya manejan lo deberán cambiar o será adaptado a la nueva normativa, el problema también ha surgido porque el cierre de año fiscal se acerca y ha sido la prioridad.

Es importante aclarar, que la Dian estableció que empresas pequeñas, medianas y grandes que facturen más de 116 millones al año y presenten declaración de IVA deben cambiarse a facturación electrónica a partir del 1 de enero de 2019.

Tenga presente que la facturación electrónica no significa escanear el documento y enviarlo por correo electrónico.

Para las empresas que desde el año 2017 utilizan facturación electrónica, deben actualizar sus procesos a la nueva reglamentación y tienen plazo de hacerlo hasta el 29 de junio de 2018 o si emiten más de 3 millones de facturas al mes tienen plazo hasta el 29 de septiembre de 2018.

Factura Electrónica

Tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, pero que se expide y recibe en formato electrónico. La factura electrónica debe tener las siguientes características:

1. Utilizar el formato establecido por la Dian de generación XML
2. Numeración consecutiva autorizada por la Dian
3. Cumplir con los requisitos 617 ET y discriminar el impuesto al consumo cuando aplique
4. Incluir la firma digital o electrónica de acuerdo a la política de la Dian
5. Tener el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

Beneficios de la Facturación Electrónica

• Ahorro de tiempo operativo, tanto en la emisión como en la recepción de facturas
• Mayor visibilidad financiera
• Ahorro de dinero por no usar papel ni demás, para la impresión de las facturas
• Reajustes de procesos internos que permiten ser más eficientes. (Lee también: ASG en Empresas: integrando la sostenibilidad para un futuro responsable)

Tips para Cambiarse al Nuevo Proceso de Facturación Electrónica

1. Diagrame los procesos que lleva a cabo tradicionalmente para hacerlos en un ambiente digital.

2. Capacite a todos los empleados que trabajan en el proceso de facturación ya que ellos van a tener acceso al sistema y al portal de la Dian.

3. Aproveche las sesiones de capacitación que la Dian ha programado y asigne personas que lideren este proceso.

4. Firma digital o firma electrónica, básico para que un documento electrónico sea válido y auténtico. La firma debe estar certificada.

5. Adquirir un sistema ERP o Pyme que permita moldear y adaptar el proceso de facturación física a electrónica.

Además, asegúrese que le permita la gestión de documentos digitales, el manejo y respaldo de documentos y que permita el almacenamiento e impresión de cualquier factura.