Constituir una empresa en Colombia

Si usted ya tiene lista su idea de negocio y su plan para ejecutarlo. Es momento de conocer los trámites legales que debe realizar para constituir una empresa legalmente.

¿Cómo constituir una empresa en Colombia?

En primer lugar, para entender el tipo de sociedad que le conviene más a su negocio, debe revisar el tipo de empresa que necesita, los gastos del negocio, y los riesgos que implica la constitución de una u otra sociedad, dependiendo de su actividad económica.

A diferencia de un negocio de una sola persona, la unión de 2 o más personas en una sociedad, tiene el nombre de sociedad comercial. Una sociedad comercial, tiene personería jurídica en cuya constitución, las personas se unen en aportes de trabajo, dinero o bienes para que después de obtener utilidades en el negocio, éstas repartan las utilidades.

Tipos de forma jurídica para registrar empresas

1. Persona natural: una persona ejerce una actividad económica a título personal, y asume todos los derechos y obligaciones. Algunos ejemplos de empresas de persona natural pueden ser un abogado o un freelance que trabajan por cuenta propia.

2. Persona jurídica: legalmente se constituye una “persona ficticia” que contraerá derechos y obligaciones para representarlos legalmente. Algunos ejemplos de personas jurídicas son la Sociedad Limitada, Sociedad Anónima, Sociedad Colectiva, Sociedad Comunitaria Simple, Sociedad en Comandita.

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3. Establecimiento de comercio: el empresario organiza un conjunto de bienes para realizar sus actividades comerciales.

En este caso, una persona natural o jurídica puede tener varios establecimientos de comercio, que, a su vez, pueden pertenecer a otros propietarios, y que son destinados a la actividad económica de la empresa.

Tipos de persona jurídica

Si usted está creando una empresa por primera vez, le recomendamos las primeras dos opciones para su emprendimiento:

1. Sociedad Anónima Simplificada – S.A.S.

Esta sociedad facilita la constitución de socios y es una figura creada para apoyar el emprendimiento.

Sus principales beneficios: en primer lugar, pude constituirse por una o varias personas naturales o jurídicas, extranjeras o nacionales. En segundo lugar, no requiere realizar escritura pública si los aportes no se dan por medio de bienes inmuebles, por lo tanto, solo debe realizarse un documento privado después de registrarla en la Cámara de Comercio. Por último, tiene la ventaja de que los propietarios solamente responden por su inversión en la empresa, pero no con su patrimonio personal.

2. Sociedad Limitada – Ltda:

Esta sociedad se constituye mínimo con 2 socios y hasta con 25. En principio, los socios deben responder sólo con los aportes realizados, pero no con su patrimonio personal. Esta sociedad requiere escritura pública para notificar el tiempo de duración de la empresa, y su representante legal. En este tipo de sociedades, el capital se divide en cuotas iguales por número de socios. Es recomendable cuando los socios son familiares o amigos y se conocen ente sí.

3. Sociedad Anónima -S.A.

Este tipo societario es el más utilizado en grandes empresas con muchos socios. Debe registrarse por escritura pública, en donde todo su capital, se divide en acciones. La participación de cada socio, depende del aporte realizado. Los socios únicamente responderán con sus aportes, pero no con su patrimonio.

4. Sociedad Colectiva – y Compañía:

Debe constituirse por escritura pública por dos o más socios. Utilizada cuando los socios aportan dinero, bienes o trabajo. Es una forma utilizada por ejemplo cuando uno de los socios conoce el negocio, y otro aporta el dinero.

En esta figura, los socios responden de manera ilimitada y hasta con su patrimonio cuando la empresa tenga problemas. En cuanto a la razón social, sería el nombre completo de uno de los socios, seguido de ‘y compañía’.

5. Sociedad Comandita Simple (Cía) o por Acciones (SCA):

Este tipo de empresas tiene la particularidad de utilizar dos tipos de socios: los que responden ilimitadamente con su patrimonio, y los que responden hasta con los aportes de capital en la empresa.

Los socios que responden ilimitadamente con su patrimonio, son los gestores, y los que aportan capital, son los comanditarios. Debe realizarse escritura pública.

Pasos para constituir una empresa en Colombia

Constituir una empresa en Colombia implica seguir una serie de pasos que aseguren el cumplimiento legal y administrativo. Es recomendable asesorarse con un contador, abogado o una empresa de asesoría legal especializada para asegurarte de cumplir con todos los requisitos legales y evitar problemas futuros. Cada etapa del proceso de constitución debe cumplirse meticulosamente para garantizar el correcto funcionamiento y la legalidad de la empresa en Colombia. Aquí te detallo los pasos principales:

Definir la naturaleza de la empresa

Decide qué tipo de empresa quieres establecer: sociedad limitada (S.A.S.), sociedad anónima (S.A.), empresa unipersonal, etc. Esto determinará aspectos como responsabilidad, estructura de propiedad y requisitos de constitución.

Verificación y reserva del nombre

Debes verificar que el nombre que deseas para tu empresa esté disponible en la Superintendencia de Sociedades. Puedes hacer una reserva por un tiempo limitado mientras completas los trámites.

Elaboración de estatutos

Para las sociedades, redacta los estatutos sociales que regirán el funcionamiento interno de la empresa. Deben contener información sobre la estructura de gobierno, derechos y obligaciones de los accionistas o socios, entre otros aspectos.

Constitución formal

Debes formalizar la constitución de la empresa mediante documento privado o escritura pública, dependiendo del tipo de sociedad. Este documento debe ser registrado en la Cámara de Comercio correspondiente al domicilio principal de la empresa.

Obtención del NIT

Solicita el Número de Identificación Tributaria (NIT) ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este número es esencial para cumplir con las obligaciones fiscales y para la facturación.

Registro en la Cámara de Comercio

Inscribe la empresa en el registro mercantil de la Cámara de Comercio. Este registro es obligatorio y establece la existencia legal de la empresa.

Registro ante la DIAN

Además del NIT, debes registrarte como agente retenedor de impuestos ante la DIAN si tu empresa va a realizar transacciones comerciales sujetas a retención en la fuente.

Trámites adicionales

Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, es posible que necesites obtener permisos especiales, licencias o registros adicionales según la actividad económica específica.

Registro laboral

Si vas a contratar empleados, debes registrarte en el Sistema de Información Unificado de la Planilla de Aportes (PILA) y cumplir con las obligaciones laborales.

Apertura de cuenta bancaria

Abre una cuenta bancaria a nombre de la empresa y realiza los depósitos iniciales necesarios para el capital social.

Inicio de actividades

Una vez completados todos los registros y trámites, tu empresa está lista para comenzar sus operaciones comerciales.

Beneficios fiscales específicos para cada tipo de sociedad en Colombia

Es crucial para los empresarios colombianos considerar estos aspectos fiscales al elegir la forma jurídica adecuada para su negocio, ya que pueden impactar significativamente en la carga impositiva, la flexibilidad operativa y el acceso a financiamiento.

Sociedad Anónima Simplificada (S.A.S.)

Tributación simplificada: las S.A.S. tienen un régimen tributario simplificado, lo cual reduce la carga administrativa y contable.

Impuesto sobre la renta: pueden optar por el régimen ordinario o el régimen simple, dependiendo de sus ingresos y actividades.

Sociedad Limitada (Ltda.)

Responsabilidad limitada: los socios no responden con su patrimonio personal, lo cual es una ventaja en términos de seguridad financiera.

Beneficios fiscales para empresas pequeñas: pueden aplicar a beneficios tributarios dirigidos a pequeñas y medianas empresas (PYMES), como reducciones en tarifas de impuestos.

Sociedad Anónima (S.A.)

Acceso a mercados de capital: las S.A. pueden emitir acciones y acceder a financiamiento mediante el mercado de valores.

Dividendos y retención en la fuente: existen normativas específicas sobre la tributación de dividendos y la retención en la fuente que pueden beneficiar a las S.A.

Otras formas jurídicas

Establecimiento de comercio: no constituye una persona jurídica separada, por lo que la tributación puede ser más simple, pero implica responsabilidad personal ilimitada.

Sociedades colectivas y comanditarias: tienen implicaciones fiscales particulares dependiendo de la distribución de responsabilidades entre los socios gestores y los comanditarios.

Permisos y licencias adicionales requeridos para operar ciertos tipos de negocios en Colombia

Explorar los documentos adicionales necesarios para sectores específicos como alimentos, salud, o tecnología, podría ser de gran ayuda para empresarios en esos campos. Es esencial para los empresarios en Colombia investigar y asegurar que cumplen con todos los requisitos legales y administrativos específicos de su sector antes de iniciar operaciones.

Alimentos

Registro sanitario: para la producción, importación, exportación, comercialización y distribución de alimentos y bebidas.

Cumplimiento de normativas: debe cumplir con normativas específicas de higiene, etiquetado, y almacenamiento según el tipo de alimento.

Salud

Registro Invima: especialmente para productos farmacéuticos, dispositivos médicos, cosméticos y productos de higiene.

Licencia de funcionamiento: requerida para clínicas, hospitales, laboratorios y establecimientos de salud en general.

Tecnología

Registro ante la SIC: para empresas de tecnología, telecomunicaciones y servicios digitales.

Protección de datos: cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

Industria y construcción

Licencias de construcción: necesarias para proyectos de construcción, remodelación o ampliación de edificaciones.

Permisos ambientales: para actividades industriales que puedan tener impacto ambiental.

Servicios profesionales

Colegio profesional: registro o colegiatura obligatoria para ciertos profesionales como abogados, contadores, médicos, etc.

Autorizaciones específicas: dependiendo del tipo de servicio ofrecido (por ejemplo, servicios financieros, consultoría, etc.).

¿Cómo afecta la ubicación geográfica el proceso de constitución de una empresa en Colombia?

La ubicación geográfica en Colombia puede tener implicaciones significativas en el proceso de constitución de una empresa, tanto en términos de requisitos legales y administrativos como en oportunidades y desafíos específicos relacionados con el entorno local y regional. Es fundamental para los empresarios considerar estos factores al planificar la ubicación de su empresa y al cumplir con los requisitos necesarios para su establecimiento legal.

Normativas locales y municipales

Cada municipio puede tener regulaciones específicas para la constitución y operación de empresas. Por ejemplo, requisitos adicionales para permisos de uso de suelo, licencias ambientales o sanitarias pueden variar según la ubicación.

Trámites administrativos

Dependiendo de la ubicación, los trámites administrativos pueden variar en cuanto a tiempos de procesamiento, requisitos adicionales y procedimientos locales. Por ejemplo, algunos municipios pueden requerir documentación adicional o realizar verificaciones específicas.

Acceso a incentivos y beneficios locales

Algunas regiones ofrecen incentivos fiscales o económicos para la creación de empresas, especialmente en zonas menos desarrolladas o con necesidades específicas de inversión. Estos incentivos pueden variar según la ubicación geográfica de la empresa.

Infraestructura y servicios disponibles

La disponibilidad de servicios como energía, agua, telecomunicaciones y transporte puede variar según la ubicación. Esto puede afectar la viabilidad operativa de la empresa y los costos asociados.

Contexto económico y comercial

La ubicación geográfica puede influir en el acceso a mercados locales, regionales e internacionales, así como en la competencia y la demanda de productos o servicios específicos en esa área.

Cultura empresarial y redes de apoyo

Cada región puede tener una cultura empresarial y redes de apoyo diferentes, lo cual puede impactar en la colaboración empresarial, el acceso a financiamiento y la capacidad de establecer alianzas estratégicas.