Check List para hacer Reuniones Efectivas

¿Cuántas veces has salido de una maratónica reunión con la certeza de que has perdido completamente el tiempo? Lo sabemos. Son muchas las ocasiones, porque la mayoría de ellas son menos eficaces y productivas de lo que se espera. Por ello, son cada vez más las personas que han optado por realizar un taller de reuniones efectivas.

Salir de una reunión extremadamente larga impide que hagamos otras tareas y casi siempre nos deja sin ninguna conclusión útil que ayude a resolver los problemas para la cual fue convocada. Pero no debería ser siempre de este modo, porque las reuniones pueden generar equipos de trabajo muy eficaces.

Realizar un taller de reuniones efectivas ayuda a lograr lo que debería ser el objetivo de estas actividades: ubicar en el mismo espacio a un grupo de personas para escuchar y ser escuchados, así como para definir cómo y cuándo llevar a cabo acciones específicas.

Check List

¿Cómo alcanzar la efectividad en nuestras reuniones? Una excelente vía es controlando el cumplimiento de un índice de requisitos con una check list que nos ayude a desarrollar la comprobación de actividades.

Respetar los tiempos. Sucede con demasiada frecuencia que las reuniones excedan el término de tiempo que originalmente se había previsto. Los expertos señalan que una reunión no debe pasar de una hora, porque entre 30 y 60 minutos es el período de tiempo en que se logra permanecer en un buen nivel de concentración y de participación. Es fundamental respetar los tiempos y se previó que el encuentro sea de 30 minutos, respetar ese lapso.

Únicamente las personas necesarias. Cuando lo que se busca es una reunión verdaderamente eficiente, hay que convocar únicamente a las personas que están directamente relacionadas con las tareas concretas que se quiere realizar. Un taller de reuniones efectivas siempre establecerá como máximo unas seis personas en un encuentro.

¿Es realmente necesaria? Debemos evaluar verdadero interés de una reunión. Debemos aceptar si es realmente necesaria y analizar si lo que tenemos planeado decir en un encuentro podría comunicarse por otras vías más expeditas que no exigieran el abandono de las tareas diarias para varias personas. Tener el objetivo claro es vital, porque, sin él, muchas reuniones podrían evitarse. (Lee también: Cómo Medir la Efectividad de la Comunicación en tu Empresa)

Diseñar un planning. ¿Cuál es la hora a la que se llevará a cabo? ¿Cuál será su duración? ¿Quiénes asistirán? ¿Qué temas serán tratados? Si se diseña un planning y se envía a todos quienes participarán en la reunión se lograrán los objetivos exitosamente y en un menor tiempo.

Tiempo para preguntas y respuestas. Son muchos los puntos que se deben tratarse en una reunión y todos necesitan aclararse suficientemente. Los expertos indican que lo aconsejable es establecer un período de tiempo para realizar las preguntas y ofrecer las respuestas, no al terminar la reunión, sino después de cada punto tratado.

Definir acciones. Hay que definir las acciones a tomar y quiénes serán los responsables de realizarlas en un plazo determinado para crear un compromiso.

Cumplir con lo prometido. Uno de los aspectos que más decepciona, desmotiva y molesta al personal es que, luego de pasar horas en una reunión donde se ha establecido un compromiso de cumplir con ciertas metas, no se cumpla con nada de lo prometido. Si en el transcurso de una reunión se ha llegado al acuerdo de ejecutar acciones específicas, es fundamental llevarlas a cabo.

Hacer seguimiento. No son pocas las veces que los asistentes a una reunión salen con interpretaciones diferentes de lo que allí se dijo. Por ello hay que notificar las decisiones tomadas y hacer el seguimiento del inicio de las tareas.