Check list para hacer reuniones efectivas

¿Cuántas veces has salido de una maratónica reunión con la certeza de que has perdido completamente el tiempo? Lo sabemos. Son muchas las ocasiones, porque la mayoría de ellas son menos eficaces y productivas de lo que se espera. Por ello, son cada vez más las personas que han optado por realizar un taller de reuniones efectivas. Salir de una reunión extremadamente larga impide que hagamos otras tareas y casi siempre nos deja sin ninguna conclusión útil que ayude a resolver los problemas para la cual fue convocada. Pero no debería ser siempre de este modo, porque las reuniones pueden generar equipos de trabajo muy eficaces.

Check list para tener reuniones efectivas

Realizar un taller de reuniones efectivas ayuda a lograr lo que debería ser el objetivo de estas actividades: ubicar en el mismo espacio a un grupo de personas para escuchar y ser escuchados, así como para definir cómo y cuándo llevar a cabo acciones específicas. ¿Cómo alcanzar la efectividad en nuestras reuniones? Una excelente vía es controlando el cumplimiento de un índice de requisitos con una check list que nos ayude a desarrollar la comprobación de actividades.

Respetar los tiempos

Sucede con demasiada frecuencia que las reuniones excedan el término de tiempo que originalmente se había previsto. Los expertos señalan que una reunión no debe pasar de una hora, porque entre 30 y 60 minutos es el período de tiempo en que se logra permanecer en un buen nivel de concentración y de participación. Es fundamental respetar los tiempos y se previó que el encuentro sea de 30 minutos, respetar ese lapso.

Únicamente las personas necesarias

Cuando lo que se busca es una reunión verdaderamente eficiente, hay que convocar únicamente a las personas que están directamente relacionadas con las tareas concretas que se quiere realizar. Un taller de reuniones efectivas siempre establecerá como máximo unas seis personas en un encuentro.

¿Es realmente necesaria?

Debemos evaluar verdadero interés de una reunión. Debemos aceptar si es realmente necesaria y analizar si lo que tenemos planeado decir en un encuentro podría comunicarse por otras vías más expeditas que no exigieran el abandono de las tareas diarias para varias personas. Tener el objetivo claro es vital, porque, sin él, muchas reuniones podrían evitarse. (Lee también: Cómo Medir la Efectividad de la Comunicación en tu Empresa)

Diseñar un planning

¿Cuál es la hora a la que se llevará a cabo? ¿Cuál será su duración? ¿Quiénes asistirán? ¿Qué temas serán tratados? Si se diseña un planning y se envía a todos quienes participarán en la reunión se lograrán los objetivos exitosamente y en un menor tiempo.

Tiempo para preguntas y respuestas

Son muchos los puntos que se deben tratarse en una reunión y todos necesitan aclararse suficientemente. Los expertos indican que lo aconsejable es establecer un período de tiempo para realizar las preguntas y ofrecer las respuestas, no al terminar la reunión, sino después de cada punto tratado.

Definir acciones

Hay que definir las acciones a tomar y quiénes serán los responsables de realizarlas en un plazo determinado para crear un compromiso.

Cumplir con lo prometido

Uno de los aspectos que más decepciona, desmotiva y molesta al personal es que, luego de pasar horas en una reunión donde se ha establecido un compromiso de cumplir con ciertas metas, no se cumpla con nada de lo prometido. Si en el transcurso de una reunión se ha llegado al acuerdo de ejecutar acciones específicas, es fundamental llevarlas a cabo.

Hacer seguimiento

No son pocas las veces que los asistentes a una reunión salen con interpretaciones diferentes de lo que allí se dijo. Por ello hay que notificar las decisiones tomadas y hacer el seguimiento del inicio de las tareas.

Tecnologías y herramientas para mejorar la eficiencia de las reuniones

En la era digital, existen diversas tecnologías y herramientas diseñadas para optimizar las reuniones y hacerlas más productivas. Entre las herramientas más útiles están:

Software de gestión de reuniones

El software de gestión de reuniones ayuda a planificar, organizar y ejecutar reuniones de manera eficiente. Algunas opciones populares incluyen:

Trello: es una herramienta de gestión de proyectos que permite crear tableros y listas para organizar tareas y temas de la reunión. Es útil para asignar responsabilidades y hacer un seguimiento del progreso.

Asana: similar a Trello, Asana facilita la gestión de tareas y proyectos. Permite a los equipos colaborar en tiempo real, estableciendo fechas límite y prioridades claras para cada tarea.

Minute: esta aplicación se centra en la organización de reuniones, proporcionando plantillas de agendas, herramientas para tomar notas y recordatorios automáticos para el seguimiento de tareas.

Aplicaciones de videoconferencia

Las aplicaciones de videoconferencia son esenciales para las reuniones remotas. Las más utilizadas son:

Zoom: es una de las plataformas más populares para videoconferencias. Ofrece funciones como salas de reuniones, grabación de sesiones, y la capacidad de compartir pantallas, lo que facilita la colaboración en tiempo real.

Microsoft Teams: además de videoconferencias, Teams integra herramientas de chat, colaboración en documentos y almacenamiento en la nube, todo en una sola plataforma.

Google Meet: ideal para usuarios de Google Workspace, Google Meet ofrece una solución sencilla para videoconferencias con integración directa a Google Calendar y otros servicios de Google.

Plataformas de colaboración

Las plataformas de colaboración permiten a los equipos trabajar juntos de manera más efectiva, incluso si no están en la misma ubicación. Algunas opciones destacadas son:

Slack: esta herramienta de mensajería instantánea facilita la comunicación en equipo mediante canales temáticos, mensajes directos y la integración con otras aplicaciones como Google Drive y Trello.

Miro: es un tablero de trabajo colaborativo en línea que permite a los equipos compartir ideas, realizar brainstorming y planificar proyectos visualmente. Es especialmente útil para reuniones creativas y de planificación.

Notion: combina notas, tareas y bases de datos en una sola herramienta. Es perfecta para tomar notas durante las reuniones, crear agendas y realizar un seguimiento de los acuerdos y tareas pendientes.

Herramientas de toma de notas y seguimiento

Para asegurar que todos los puntos discutidos en una reunión se registren y se haga un seguimiento adecuado, las siguientes herramientas son muy útiles:

Evernote: permite tomar notas detalladas, agregar imágenes, grabaciones de audio y crear listas de tareas. Las notas se pueden compartir fácilmente con otros miembros del equipo.

OneNote: integrado con Microsoft Office, OneNote permite crear cuadernos digitales para tomar notas, organizar información y colaborar en tiempo real con otros usuarios.

Otter.ai: esta herramienta de transcripción automática convierte las conversaciones de las reuniones en texto, facilitando la revisión y el seguimiento de lo discutido.

El uso de estas tecnologías y herramientas puede transformar significativamente la forma en que se llevan a cabo las reuniones, haciendo que sean más estructuradas, productivas y eficientes. Al incorporar estas soluciones, los equipos pueden maximizar su tiempo y recursos, logrando mejores resultados en menos tiempo.

Roles y responsabilidades en una reunión efectiva

Para asegurar que una reunión sea productiva y eficiente, es fundamental asignar roles específicos a los participantes. Cada rol tiene responsabilidades particulares que contribuyen al éxito del encuentro.

1. Facilitador

• El facilitador se encarga de planificar la agenda de la reunión, asegurando que se traten todos los temas necesarios en el tiempo asignado.
• Dirige la reunión, presentando los temas y manteniendo el enfoque en los objetivos. Se asegura de que todos los participantes tengan la oportunidad de contribuir.
• Maneja cualquier desacuerdo o conflicto que surja durante la reunión, buscando soluciones que sean aceptables para todos los involucrados.

El facilitador asegura que la reunión siga una estructura organizada y que todos los puntos importantes se aborden. Su habilidad para guiar la conversación y resolver conflictos ayuda a mantener la reunión productiva y centrada.

2. Tomador de notas

• Toma notas detalladas sobre los temas discutidos, las decisiones tomadas y las tareas asignadas. Esto incluye capturar puntos clave, acuerdos y responsabilidades.
• Al finalizar la reunión, el tomador de notas elabora un resumen o acta que se distribuye a todos los participantes. Este documento sirve como referencia y recordatorio de los compromisos adquiridos.

Las notas precisas y completas permiten a los participantes revisar lo que se discutió y acordó. Esto asegura que todos estén alineados y que las acciones a seguir se realicen de acuerdo con lo planificado.

3. Moderador de tiempo

• Se encarga de gestionar el tiempo asignado para cada tema de la agenda. Avisará a los participantes cuando se esté acercando el final del tiempo previsto para cada punto.
• Si es necesario, hace ajustes en la agenda para asegurar que todos los temas se traten de manera adecuada y dentro del tiempo disponible.

El moderador de tiempo ayuda a evitar que la reunión se extienda innecesariamente y garantiza que se cubran todos los temas importantes sin que se alargue el encuentro. Esto mantiene la reunión eficiente y dentro del tiempo previsto.

4. Participantes activos

• Cada participante debe aportar ideas, hacer preguntas y proporcionar retroalimentación constructiva durante la reunión.
• Los participantes deben estar preparados para asumir las tareas y responsabilidades que se les asignen durante la reunión y trabajar para completarlas en los plazos establecidos.

La participación activa asegura que se obtengan diversas perspectivas y que las discusiones sean completas y bien fundamentadas. El cumplimiento de tareas asignadas garantiza que las decisiones tomadas en la reunión se lleven a cabo.

5. Responsable de seguimiento

• Después de la reunión, el responsable de seguimiento verifica que las tareas y compromisos acordados se estén llevando a cabo. Puede enviar recordatorios y actualizaciones a los participantes.
• Proporciona actualizaciones regulares sobre el progreso de las tareas y cualquier problema que pueda surgir.

El responsable de seguimiento asegura que las decisiones tomadas durante la reunión se implementen de manera efectiva y en el tiempo acordado. Esto ayuda a mantener el ritmo y a garantizar que los objetivos de la reunión se cumplan.

Asignar estos roles de manera clara y efectiva ayuda a que cada reunión sea más organizada y productiva. Cada rol cumple una función específica que contribuye al éxito general del encuentro, asegurando que todos los aspectos de la reunión se gestionen adecuadamente.