Automatización de cuentas por pagar

Una de las grandes ventajas de la automatización de cuentas por pagar es que permite llevar a lo más mínimo los posibles errores humanos. Por tal motivo, si estás pensando en implementar un software que te permita gestionar todas las cuentas pendientes de pago, tienes que conocer todas las ventajas de tener una herramienta de automatización de cuentas por pagar.

La automatización de cuentas por pagar es un paso más hacia la digitalización, este paso es muy importante porque permite conocer realmente cuál es el flujo de efectivo de una empresa; asimismo determinar con claridad la liquidez con la que cuentan y sus obligaciones.

¿Qué es automatización de pagos?

La automatización de pagos es un proceso mediante el cual se utilizan sistemas informáticos y tecnología para realizar y gestionar pagos de manera eficiente y sin intervención manual. Esto puede incluir la programación de pagos recurrentes, la generación de facturas electrónicas, la transferencia electrónica de fondos, entre otros métodos. (Lee también: Innovación en soluciones digitales a nivel empresarial)

¿Qué beneficios se obtienen con la automatización de cuentas por pagar?

La automatización de las cuentas permite que la empresa logre una mayor eficiencia porque:

1. Disminución de errores operativos

2. Ahorro de tiempo al programar los pagos, lo que le permite a los trabajadores de esta área invertir tiempo en estrategias de valor para la empresa

3. Posibilidad de conocer en tiempo real el estado de todas las cuentas por pagar

4. Al tener un panorama más claro de las cuentas por pagar, permite aplicar a descuentos por pronto pago en caso de que existan

5. Agilidad para saber si una factura se aceptó o se rechazó

6. Cumplimiento en los plazos de pagos que evitan fugas contractuales

7. Opción de generar facturas por servicios y facturas sin órdenes de compra

8. Reducción en el tiempo de procesamiento de facturas

9. Procesos libres de papeles pues permite los trámites con facturas digitales. Esto, además de significar un ahorro en costos de papelería, también reduce el riesgo de pérdida de los papeles y es amigable con el medio ambiente.

10. Posibilidad de integrar las cuentas por pagar y cuentas por cobrar

¿Cómo controlar las cuentas por pagar?

Registro adecuado: mantén un registro detallado de todas las cuentas por pagar. Esto incluye registrar todas las facturas recibidas y compromisos financieros adquiridos.

Establece políticas y procedimientos: define políticas claras para el manejo de cuentas por pagar, como plazos de pago, autorizaciones necesarias para realizar pagos y procedimientos para la revisión y aprobación de facturas.

Revisión y validación de facturas: asegúrate de revisar todas las facturas recibidas para verificar su exactitud y precisión. Esto incluye verificar que los bienes o servicios facturados se hayan recibido o prestado según lo acordado.

Negociación de términos de pago: negocia plazos de pago favorables con proveedores siempre que sea posible. Esto puede ayudar a mejorar el flujo de efectivo y reducir la presión sobre las finanzas de la empresa.

Monitoreo de vencimientos: mantén un seguimiento cercano de las fechas de vencimiento de las facturas y asegúrate de cumplir con los plazos de pago acordados. Esto ayudará a evitar penalizaciones por pagos tardíos y mantener buenas relaciones con los proveedores.

Implementa un sistema de gestión de cuentas por pagar (APM): utiliza software especializado para automatizar y gestionar el proceso de cuentas por pagar. Estos sistemas pueden ayudar a agilizar la entrada de facturas, establecer recordatorios de pagos y proporcionar informes detallados sobre el estado de las cuentas por pagar.

Análisis de liquidez: realiza análisis periódicos de la liquidez de la empresa para asegurarte de que haya suficientes fondos disponibles para cumplir con las obligaciones de pago en tiempo y forma.

Comunicación con proveedores: mantén una comunicación abierta y transparente con tus proveedores. Si anticipas dificultades para cumplir con los pagos, es importante informar a los proveedores y buscar soluciones alternativas, como acuerdos de pago o renegociación de términos.

¿Cómo funciona la automatización de cuentas por pagar?

La automatización de cuentas por pagar es un proceso que utiliza tecnología y sistemas informáticos para agilizar y optimizar la gestión de las obligaciones de pago de una empresa. A través de esta automatización, se pueden simplificar tareas repetitivas, reducir errores, mejorar la eficiencia y ofrecer una mayor visibilidad y control sobre el proceso de cuentas por pagar. (Ver también: Venta consultiva: enfoque para el éxito comercial)

Captura de datos

El proceso comienza con la recepción de facturas y otros documentos relacionados con las cuentas por pagar. Estos documentos pueden llegar en formato físico o electrónico. En el caso de las facturas electrónicas, los datos se pueden capturar automáticamente utilizando tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer la información clave, como el proveedor, el monto y la fecha de vencimiento.

Validación y verificación

Una vez que los datos se capturan, el sistema automatizado realiza una serie de validaciones para garantizar la precisión y la integridad de la información. Esto puede incluir la verificación de que la factura cumple con las políticas y procedimientos de la empresa, la detección de posibles duplicados y la comparación de los datos con información almacenada en sistemas internos, como órdenes de compra o contratos.

Aprobación de facturas

Después de la validación inicial, las facturas pueden ser dirigidas automáticamente a los responsables correspondientes dentro de la empresa para su revisión y aprobación. Esto se puede hacer de acuerdo con las reglas predefinidas en el sistema, que pueden basarse en factores como el monto de la factura, el departamento responsable o el nivel jerárquico del autorizador.

Procesamiento de pagos

Una vez que una factura ha sido aprobada, el sistema automatizado puede generar y enviar el pago de manera electrónica. Esto puede incluir la emisión de cheques electrónicos, la configuración de transferencias bancarias automáticas o la emisión de órdenes de pago electrónicas. Algunos sistemas también pueden programar pagos para fechas específicas y gestionar flujos de efectivo para optimizar la liquidez de la empresa.

Registro y seguimiento

A medida que se procesan las facturas y los pagos, el sistema automatizado registra todas las transacciones de manera detallada en una base de datos centralizada. Esto proporciona una visión completa y actualizada del estado de las cuentas por pagar en tiempo real. Lo que facilita el seguimiento y la gestión de la actividad financiera.

Informes y análisis

Los sistemas de automatización de cuentas por pagar suelen ofrecer capacidades de generación de informes y análisis que permiten a los usuarios obtener insights sobre el rendimiento del proceso de cuentas por pagar. Esto puede incluir métricas como el tiempo promedio de procesamiento de facturas, el porcentaje de pagos realizados dentro de los plazos acordados y el volumen de pagos pendientes.

Tipos de automatización en cuentas por pagar que se puede encontrar

Existen varios tipos de automatización en cuentas por pagar que se pueden implementar según las necesidades y la complejidad de la organización. Por ejemplo:

Automatización de entrada de datos: se centra en la captura de datos de las facturas entrantes. Utiliza tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer automáticamente la información clave de las facturas escaneadas o electrónicas, como el proveedor, la fecha de vencimiento y el monto total.

Flujo de trabajo automatizado: automatización de los procesos de aprobación de facturas y pagos. El sistema puede dirigir automáticamente las facturas entrantes a los responsables apropiados dentro de la organización para su revisión y aprobación, según las reglas y políticas predefinidas.

Generación de pagos automáticos: una vez que las facturas han sido aprobadas, la automatización puede generar y enviar los pagos de manera automática. Esto puede incluir la emisión de cheques electrónicos, la configuración de transferencias bancarias automáticas o la emisión de órdenes de pago electrónicas, todo sin intervención humana.

Gestión de excepciones automatizada: manejo de situaciones excepcionales que pueden surgir durante el proceso de cuentas por pagar, como discrepancias en los montos facturados o disputas con proveedores. El sistema puede identificar automáticamente estas excepciones y dirigirlas al personal adecuado para su resolución.

Integración con sistemas ERP y contables: permite una transferencia automática de datos entre diferentes sistemas y una reconciliación más fácil de las transacciones financieras.

Análisis y reportes automatizados: generación de informes y análisis que permiten a los usuarios obtener insights sobre el rendimiento del proceso. Estos informes pueden ser generados automáticamente y proporcionar métricas clave sobre el rendimiento del departamento de cuentas por pagar.

Cosas que debes tener en cuenta a la hora de elegir un programa de automatización

Integración

La automatización de cuentas por pagar no solo permite gestionar mejor estas cuentas, sino que también mejora las relaciones con proveedores, clientes y trabajadores.

Una solución de automatización debe ofrecer una integración total y eficiente de todas las cuentas; es decir, que no solo sea gestión de cuentas por pagar a proveedores, sino que se incluyan todos los actores de la empresa, tanto internos como externos.

Agilidad

Uno de los principales beneficios de la automatización de cuentas por pagar (y cobrar) es que se reducen los costos operativos; esto a su vez, conlleva a lograr una mayor agilidad en los procesos, reduciendo también el tiempo que el trabajador invierte en procesos o tareas que fácilmente pueden ser automatizadas.

Al momento de elegir un programa de automatización para tu empresa asegúrate que sea una plataforma de fácil manejo e intuitiva; para que de esta manera se logre la agilidad y eficiencia que se busca con la automatización.

Información real e integrada

El programa de automatización te debe permitir conocer en tiempo real y de manera global el estado de las diferentes cuentas; es decir, las cuentas por pagar, las cuentas que ya están programadas, las cuentas que ya se pagaron y las cuentas vencidas.

Esta información es muy importante y relevante porque te permite conocer el estado real tanto del flujo de dinero como de la liquidez de la empresa.

Respaldo

La experiencia y el respaldo son claves para seleccionar un software de automatización, valida cuáles bancos soportan ese programa; además, si tienes clientes internacionales, asegúrate de que cuente con cobertura en dichos bancos.

Cobertura

Es muy importante que el software que elijas tenga una amplia cobertura en cuanto a métodos de pago. Por ejemplo, que acepte tarjetas de crédito de diferentes franquicias, que soporten plataformas de pago para realizar pagos a través de cuentas de ahorro y corriente; asimismo otros métodos de pago como pagos en puntos físicos u otras plataformas financieras.