Subsidio Familiar

Constitución, Órganos de Administración y Revisoría Fiscal de las Cajas de Compensación Familiar

Constitución

Artículo 2.2.7.1.1.1. Constitución de Cajas de Compensación Familiar.

La constitución de una caja de compensación familiar, deberá hacerse con arreglo a lo dispuesto en los artículos 39, 40 y 41 de la Ley 21 de 1982.

Los interesados deberán reunirse y suscribir el acta de constitución respectiva.

El acta de constitución deberá expresar:

1. El nombre y domicilio de la persona jurídica que se constituye.

2. Nombre de las personas naturales o jurídicas que constituyen la respectiva entidad con la correspondiente identificación.

La existencia y representación de las personas jurídicas constituyentes será debidamente acreditada y los documentos pertinentes harán parte del acta.

3. La forma de elección e integración de la junta directiva provisional, con indicación del nombre e identificación de los elegidos.

4. Nombre, identificación y domicilio del director administrativo provisional.

5. Forma de elección y nombre del revisor fiscal y su suplente.

6. Texto y forma de aprobación de los estatutos de la corporación.

Artículo 2.2.7.1.1.2. Reconocimiento de Personería Jurídica.

El director administrativo provisional, efectuará los trámites correspondientes para la aprobación y reconocimiento de la personería jurídica de la corporación ante la Superintendencia del Subsidio Familiar a la cual remitirá la siguiente documentación:

1. Solicitud escrita sobre aprobación y reconocimiento de la corporación.

2. Original y copia del acta de constitución suscrita por los constituyentes de la corporación.

3. Estudio de factibilidad.

Artículo 2.2.7.1.1.3. Estudio de factibilidad.

El estudio de factibilidad deberá contener:

1. Relación de empleadores con indicación del número de trabajadores a su servicio.

2. Relación de trabajadores beneficiarios de la prestación del subsidio familiar por empleador constituyente, con indicación del número de personas a cargo.

3. Valor de la nómina mensual de salarios por empleador.

4. Cálculo de los aportes a recaudar por la nueva corporación.

5. Proyección de la distribución de los aportes y gastos de administración, instalación y funcionamiento.

6. Sustentación sobre la conveniencia económica y social de la nueva corporación.

Artículo 2.2.7.1.1.4. Estudio de la Solicitud.

Recibida la solicitud de aprobación y reconocimiento de la personería jurídica de la corporación por parte de la Superintendencia del Subsidio Familiar, esta dispondrá del término de un mes para estudiar la petición.

Si la Superintendencia del Subsidio Familiar encontrare incompleta la documentación, la comunicará por escrito al interesado con indicación de las deficiencias encontradas a efecto de que sean subsanadas dentro de los dos (2) meses siguientes.

En caso de que el interesado no dé respuesta a las observaciones efectuadas por la Superintendencia dentro del término expresado, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

Las peticiones que fueron objeto de corrección o adición oportuna, serán decididas dentro de los quince (15) días siguientes al hecho respectivo, mediante resolución motivada.

Artículo 2.2.7.1.1.5.Vigencia y Efectos del Reconocimiento de Personería Jurídica.

La resolución que apruebe y reconozca la personería jurídica de una corporación, tendrá vigencia y surtirá efectos a partir de la publicación en el Diario Oficial, por cuenta de la respectiva entidad.

Toda la documentación se conservará en los archivos de la Superintendencia.

Artículo 2.2.7.1.1.6. Convocatoria a la Asamblea para la elección de miembros del Consejo Directivo y Revisor Fiscal.

Ejecutoriada la resolución de aprobación y reconocimiento de personería jurídica de una corporación, la entidad convocará a asamblea general dentro de los dos (2) meses siguientes, en la cual se elegirán los miembros del consejo directivo que fueren de su competencia y revisor fiscal y suplente.

Dentro del mismo término, el Ministerio del Trabajo procederá a designar los miembros del consejo directivo, representantes de los trabajadores.

Artículo 2.2.7.1.1.7. Dirección de las Cajas de Compensación Familiar.

De conformidad con lo preceptuado en los artículos 46 y 48 de la Ley 21 de 1982, toda caja de compensación familiar estará dirigida por la asamblea general de afiliados, el consejo directivo y el director administrativo: tendrá un revisor fiscal principal y su respectivo suplente, elegidos por la asamblea general, con las calidades y los requisitos que la ley exige para ejercer las funciones que les son propias.

Asamblea General

Artículo 2.2.7.1.2.1 La Asamblea General.

La asamblea general está conformada por la reunión de los afiliados hábiles o de sus representantes debidamente acreditados.

Es la máxima autoridad de la corporación, sus decisiones son obligatorias y cumple las funciones que les señalan la ley y los estatutos.

Artículo 2.2.7.1.2.2. Reuniones de la Asamblea General.

Las reuniones de la asamblea general pueden ser ordinarias o extraordinarias y se realizarán de conformidad con lo dispuesto en el presente capítulo y los estatutos de la respectiva caja de compensación.

Artículo 2.2.7.1.2.3. Convocatoria de la Asamblea General.

La asamblea general deberá ser convocada por lo menos con diez (10) días hábiles de anticipación a la fecha de su celebración, en la forma estatutariamente prevista.

Si los estatutos no prevén un procedimiento sobre el particular, se hará mediante aviso publicado en un periódico de amplia circulación en el domicilio principal de la corporación, o a través de comunicación dirigida a cada uno de sus afiliados suscrita por quien la convoque.

La convocatoria debe indicar el orden del día propuesto, el sitio, la fecha, la hora de la reunión, la forma y términos para presentación de poderes, inscripción de candidatos e inspección de libros y documentos; así como la fecha límite para pago de quienes deseen ponerse a paz y salvo con la corporación para efectos de la asamblea.

Artículo 2.2.7.1.2.4. Información de la Convocatoria.

Las cajas de compensación familiar informarán mediante comunicación dirigida al superintendente del subsidio familiar, con no menos de tres (3) días hábiles de anticipación, toda convocatoria a asamblea general, en la forma como haya sido efectuada a los afiliados, con el fin de que dicha entidad si lo estima conveniente designe un delegado.

Artículo 2.2.7.1.2.5. Convocatoria de las Asambleas Ordinarias.

Las asambleas ordinarias serán convocadas así:

1. Por los órganos de la caja previstos en los respectivos estatutos, dentro de los seis primeros meses del año.

2. Por orden de la Superintendencia del Subsidio Familiar en caso de no haberse efectuado la reunión en la forma contemplada en el numeral anterior.

Artículo 2.2.7.1.2.6. Asuntos de la Asamblea Ordinaria.

La asamblea general ordinaria deberá realizarse anualmente y ocuparse entre otros de los siguientes aspectos:

1. Informe del director administrativo.

2. Informe del revisor fiscal y consideración del balance de año precedente.

3. Elección de consejeros representantes de los empleadores y de revisor fiscal principal y suplente, cuando exista vencimiento del período estatutario.

4. Fijación del monto hasta el cual puede contratar el director administrativo sin autorización del consejo directivo, conforme a lo dispuesto en el numeral 9º del artículo 54 de la ley 21 de 1982.

Artículo 2.2.7.1.2.7. Las Actas de la Asamblea General.

Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea general de afiliados se hará constar en el libro de actas respectivo. Cada una de las actas será aprobada por la asamblea en la misma sesión o por una comisión designada para tal efecto dentro de los diez días siguientes a su celebración. Las actas se firmarán por el presidente de la asamblea y el secretario.

Cada acta se encabezará con el número de orden correspondiente y deberá indicar el lugar, la fecha y la hora de la reunión: la forma de convocatoria; el número de miembros o afiliados hábiles presentes, con indicación de los casos de representación; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas; las proposiciones aprobadas, negadas o aplazadas, con indicación del número de votos emitidos a favor, en contra, en blanco o nulos; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas; la fecha y hora de terminación, y en general, todas las circunstancias que suministren una información clara y completa sobre el desarrollo de la asamblea.

Artículo 2.2.7.1.2.8. Del libro de actas y las copias de las mismas.

El libro de actas de las reuniones de la asamblea general será registrado ante la Superintendencia del Subsidio Familiar.

La copia de las actas, autorizada por el director administrativo, será prueba suficiente de los hechos consignados en ellas.

El director administrativo enviará a la Superintendencia del Subsidio Familiar, dentro de los quince (15) días siguientes al de la reunión una copia autorizada del acta de la respectiva asamblea.

Artículo 2.2.7.1.2.9. Reuniones extraordinarias de la Asamblea.

Las reuniones extraordinarias se realizarán por convocatoria que haga el consejo directivo, el director administrativo, el revisor fiscal o por solicitud escrita de un número plural de afiliados que represente por lo menos una cuarta parte del total de los miembros hábiles de la corporación.

Artículo 2.2.7.1.2.10. Reunión extraordinaria convocada por el Superintendente.

El Superintendente del Subsidio Familiar podrá convocar a reunión extraordinaria de la asamblea general de la caja de compensación familiar cuando su juicio se presente circunstancias que así lo ameriten.

Artículo 2.2.7.1.2.11. Decisiones de la Asamblea.

Las decisiones que adopte la asamblea requiere, por regla general, la mayoría simple de votos de los afiliados hábiles presentes en la reunión, sin perjuicio de las mayorías calificadas que establezcan las normas legales y estatutarias.

Artículo 2.2.7.1.2.12. Quórum.

La asamblea general de afiliados podrá sesionar válidamente y adoptar decisiones con el quórum que los estatutos indiquen. En silencio de estos se requerirá el 25% de los afiliados hábiles.

Artículo 2.2.7.1.2.13. Incumplimiento del Quórum.

Transcurrida la hora señalada para la reunión si no hay quórum para deliberar y decidir, la asamblea podrá sesionar válidamente iniciando su deliberación dentro de la hora siguiente y podrá adoptar decisiones con cualquier número de afiliados hábiles presentes.

Pasada la oportunidad anterior, si no se realiza la asamblea general, será necesario proceder a nueva convocatoria.

Artículo 2.2.7.1.2.14. Derecho de Voto.

Cada afiliado por el solo hecho de serlo tiene derecho en las reuniones de la asamblea a un (1) voto, por lo menos.

Los estatutos de cada caja podrán adoptar sistemas de votación ponderada.

En todo caso deberá tenerse en cuenta el número de trabajadores beneficiarios vinculados laboralmente a la empresa afiliada.

Artículo 2.2.7.1.2.15. Obligatoriedad de las decisiones de la Asamblea.

Las decisiones que adopte la asamblea general con plena observancia de los requisitos de convocatoria y quórum deliberatorio y decisorio, exigidos por las normas legales y estatutarias, obligan a todos los miembros o afiliados de la caja de compensación familiar, siempre y cuando tengan carácter general y guarden armonía con la ley y con los estatutos.

Artículo 2.2.7.1.2.16. Invalidez de las decisiones de la Asamblea.

Las decisiones que se adopten sin observancia de los requisitos de convocatoria y quórum, sin el número de votos establecido legal o estatutariamente o excediendo el objeto legal de las cajas de compensación familiar, no serán válidas, previa calificación de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

El cumplimiento de las adoptadas con carácter individual no podrá exigirse a los afiliados ausentes o disidentes.

Artículo 2.2.7.1.2.17 Representación mediante Poderes.

Todo afiliado a la corporación puede hacerse representar en las reuniones de la asamblea mediante poder escrito.

Se estará a lo dispuesto en los respectivos estatutos para la inscripción de participantes con la calidad de afiliados hábiles y la presentación de poderes ante la dependencia de la caja señalada en la convocatoria.

Cada poder deberá ser presentado por quien lo otorga, o estar autenticado ante autoridad competente.

Cuando la caja tenga oficinas en diferentes municipios los poderes podrán ser presentados en éstas por los respectivos afiliados.

Artículo 2.2.7.1.2.18. De la Calidad de Afiliado Hábil.

Para efectos de las asambleas generales de las cajas de compensación familiar, son afiliados hábiles aquéllos que al momento de la celebración de la reunión ordinaria o extraordinaria, se hallen en pleno goce de los derechos que su calidad les otorga de conformidad con la ley y los estatutos de la respectiva corporación y se encuentren a paz y salvo con ésta por todo concepto, en relación con las obligaciones exigibles.

Artículo 2.2.7.1.2.19. Objeción de las Decisiones.

Las decisiones de las asambleas podrán objetarse ante la Superintendencia dentro del mes siguiente a la fecha de la reunión.

Esta facultad podrá ejercerse por cualquier afiliado hábil de la corporación, por el Revisor Fiscal, por el funcionario delegado por parte de la misma Superintendencia para presenciar el desarrollo de la asamblea o por cualquier persona que acredite un interés legítimo para ello.

Consejo Directivo

Artículo 2.2.7.1.3.1.Elección de Consejeros.

La elección de consejeros en representación de los empleadores se efectuará mediante el sistema de cuociente electoral. Cuando se trate de la provisión de un solo renglón, se elegirá por el mayor número de votos.

Artículo 2.2.7.1.3.2. Preferencia en la Elección de Consejeros.

En caso de presentarse empate en la votación para la elección de Consejeros directivos se preferirá para la designación al afiliado que ocupe un mayor número de trabajadores beneficiarios.

Artículo 2.2.7.1.3.3. Inscripción de listas para la elección de Consejo Directivo.

La inscripción de listas para la elección de Consejo Directivo debe hacerse por escrito, contener el nombre de los principales y sus suplentes personales, llevar la constancia de aceptación de los incluidos en ella, el nombre de la persona jurídica a la cual representan, y el número de identificación en caso de ser personas naturales.

Las listas deben inscribirse ante la Secretaría de la respectiva caja de compensación familiar o la dependencia que se indique en la convocatoria. El término para dicha inscripción será el señalado en los estatutos de cada corporación.

Artículo 2.2.7.1.3.4. Periodo del Consejo Directivo.

Los estatutos de las cajas señalarán el período de los consejos directivos junto con la fecha de iniciación del mismo.

Sin embargo, el ejercicio de las funciones de los miembros de los consejos directivos requiere la previa posesión en el cargo en los términos del artículo 25 de la Ley 25 de 1981, y hasta entonces habrá prórroga automática de quienes estén desempeñándolos.

Artículo 2.2.7.1.3.5. Vacancia de miembros del Consejo Directivo.

La vacante definitiva de un miembro principal del Consejo Directivo será llenada por el respectivo suplente hasta la finalización del período estatutario.

La vacante de un miembro principal y su suplente será llenada por la asamblea general o el Ministerio del Trabajo según el caso.

Artículo 2.2.7.1.3.6. Vacancia de la representación de los empleadores afiliados.

La representación de los empleadores afiliados en los consejos directivos de las cajas de compensación familiar, se entenderá vacante por desafiliación del respectivo patrono.

Artículo 2.2.7.1.3.7 Objeto de la representación.

La representación que ejerce los representantes de los trabajadores beneficiarios del Subsidio Familiar tiene por objeto ejercer los derechos y cumplir las obligaciones que la ley y los estatutos les otorgan como miembros de los consejos directivos de las Cajas de Compensación Familiar.

En consecuencia, las personas que ejerzan dicha representación están sujetas al régimen de inhabilidades, incompatibilidades y responsabilidades establecido en el Decreto Ley 2463 de 1981 y el que lo modifique, sustituya o adicione.

Artículo 2.2.7.1.3.8. Intereses de la representación.

Los representantes de los trabajadores beneficiarios del subsidio familiar en los consejos directivos en las Cajas de Compensación Familiar, representaran solamente los intereses de la comunidad de beneficiarios pertenecientes a la respectiva corporación, excluyendo cualquier interés particular relacionado con la persona designada, el empleador a que esté vinculada, la organización sindical, política, religiosa o de cualquier otro tipo a que pertenezca.

Artículo 2.2.7.1.3.9. Legitimidad en la representación.

Los representantes de los trabajadores beneficiarios del Subsidio Familiar ejercerán legítimamente su representación ante las cajas de compensación familiar durante el término que señalen los estatutos respectivos o el acto de nombramiento y siempre y cuando hayan sido escogidos conforme a la ley y al procedimiento establecido para el efecto.

Artículo 2.2.7.1.3.10. Inhabilidades e incompatibilidades.

En ningún caso podrán incluirse trabajadores beneficiarios que tengan contrato de trabajo o de otra clase con la corporación para la cual son nominados, de acuerdo al régimen de inhabilidades e incompatibilidades vigentes para los miembros de los consejos directivos.

(Lea También: Afiliación a las Cajas de Compensación Familiar)

Artículo 2.2.7.1.3.11. Prohibición de pertenecer a más de un consejo.

Ningún trabajador beneficiario del Subsidio Familiar podrá pertenecer a más de un consejo directivo, conforme al artículo 1° de la Ley 31 de 1984.

Los empleadores afiliados a las cajas de compensación familiar deberán permitir la asistencia de los trabajadores, que formen parte de los consejos directivos de las cajas, para que ejerzan adecuadamente la representación de los trabajadores beneficiarios del subsidio familiar las sesiones respectivas.

Artículo 2.2.7.1.3.12. Perdida de la calidad de representantes.

La calidad de representantes de los trabajadores se perderá en el caso de terminar la vinculación laboral del consejero con empleador afiliado a la respectiva Caja o por pérdida de la calidad del miembro o afiliado por parte del empleador.

Artículo 2.2.7.1.3.13. Los consejeros suplentes.

Los consejeros suplentes sólo actuarán en las reuniones del Consejo Directivo, en ausencia del respectivo principal.

Artículo 2.2.7.1.3.14. Prohibición de parentesco.

La prohibición de parentesco señalada en el artículo 53 de la Ley 21 de 1982 se predica en relación tanto de los miembros del Consejo Directivo entre sí, como de éstos con el Director Administrativo y el Revisor Fiscal.

Están inhabilitados para desempeñar cargos en las cajas de compensación familiar, los parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil de los funcionarios del nivel directivo, asesor y ejecutivo de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

Revisor Fiscal

Artículo 2.2.7.1.4.1. Informe del Revisor Fiscal.

El Revisor Fiscal presentará a la asamblea general un informe que deberá expresar:

1. Si los actos de los órganos de la caja de compensación se ajustan a la ley, los estatutos y a las órdenes o instrucciones de la asamblea y de la Superintendencia del Subsidio Familiar.

2. Si la correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas en su caso, se llevan y se conservan debidamente, y

3. Si hay y son adecuadas las medidas de control interno y de conservación y custodia de los bienes de la caja de compensación familiar o de terceros, recibidos a título no traslaticio de dominio.

Artículo 2.2.7.1.4.2. Informe sobre los estados financieros.

El dictamen o informe del Revisor Fiscal sobre los estados financieros deberá expresar, por lo menos:

1. Si ha obtenido las informaciones necesarias para cumplir sus funciones.

2. Si en el curso de la revisión se han seguido los procedimientos aconsejables por la técnica de la interventoría de cuentas.

3. Si, en su concepto, la contabilidad se lleva conforme a las normas legales y a la técnica contable y si las operaciones registradas se ajustan a los estatutos, a las decisiones de la asamblea o Consejo Directivo y a las directrices impartidas por el Gobierno Nacional o por la Superintendencia del Subsidio Familiar.

4. Si el balance y el estado de pérdidas y ganancias han sido tomados fielmente de los libros y si, en su opinión, el primero presenta en forma fidedigna, de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente aceptadas, la respectiva situación financiera al terminar el período revisado y el segundo refleja el resultado de las operaciones en dicho período.

5. La razonabilidad o no de los estados financieros y las reservas o salvedades que tengan sobre la fidelidad de los mismos.

6 Las recomendaciones que deban implementarse para la adecuada gestión de la entidad.