Sistema Integral de Logística Hospitalaria
La coordinación indispensable de los procesos y recursos de soporte administrativo que la empresa debe realizar para que el personal asistencial cuando atienda un paciente. Logre su satisfacción por la oportunidad y calidad del servicio. La dispensación de los insumos y medicamentos que requiere en cada atención. La suficiencia e integralidad lograda, a unos costos de atención razonables para la organización.
Se constituye entonces un Sistema Integral de Logística Hospitalaria (SILH) que es componente administrativo indispensable para garantizar la optimización de los recursos.
La obtención de utilidades necesarias para la permanencia de la organización en el mercado y la garantía del soporte administrativo. Para que cada una de las unidades funcionales pueda producir la atención a los pacientes que finalmente se facturan. Y lograr la recuperación de los recursos invertidos por la empresa para la prestación de los servicios asistenciales demandados.
Concepto de Logística
Según The National Science Foundation, patrocinador de Health Management Research Center. CHMR,(6,7) y el Council Supply Chain Management Professionals (CSCMP) de los Estados Unidos. El concepto de Logística es aquel que describe cómo los procesos de planeación, implementación, control eficiente. Y efectivo del flujo de materiales e información, recurso humano, almacenaje, servicios. Son imperativos para el óptimo desempeño de la cadena logística desde el punto de origen hasta el punto de consumo, satisfaciendo los requerimientos del cliente.
La Universidad EAN, tanto en la especialización de gerencia logística como en la Dirección de Posgrados de Salud. Está formando directivos en el ámbito empresarial y de servicios de salud. Y como apoyo al proceso formativo está desarrollando un Sistema Integral de Logística Hospitalaria. Como un aporte a la formación de sus especialistas y apoyo a la gestión de sus egresados.
Un modelo que le ofrece a las instituciones de salud la integralidad en la operación eficiente de todos los procesos de apoyo administrativo. Para garantizar la mayor eficiencia en el manejo de los recursos y la reducción de los costos de funcionamiento. En una red de actividades complementarias y coordinadas para la respuesta oportuna y suficiente a las necesidades de la organización en la atención de los pacientes que demandan cada uno de sus servicios.
De otro lado, es importante la cita de Grant: “En aquellas situaciones en las cuales la demanda es impredecible. Los cambios tecnológicos rápidos y los ciclos de vida de los productos son cortos. Una forma de obtener éxito en las operaciones es aplicando el conocimiento a los productos y a los procesos(7).
Importancia del sistema de logística para la empresa de salud
Si una empresa de salud con un presupuesto de $50.000 millones de pesos de funcionamiento al año. En su estructura de gastos tiene 70% destinado al pago del recurso humano y de éste. El 30% corresponde a personal administrativo, está invirtiendo en él $10.500 millones de pesos al año.
Destinando dineros en un personal que no produce servicios o productos que se vendan y facturen a los clientes. Es decir, solo tienen valor para la empresa en la medida que sus funciones logren garantizar la continuidad, oportunidad y calidad de los servicios que se entregan a los clientes, objetivo esencial y misión de la empresa.
Uno de los problemas evidenciados en el proyecto es el aislamiento en áreas diferentes con niveles de autoridad que son en general competitivos entre sí. Genera en la cadena de abastecimientos necesaria para que la empresa logre sus óptimos resultados gran ineficiencia y mayores costos. En este sentido es importante considerar lo que afirman Gunasekaran, Patel & McGaughey(8).
Estado de los Macroprocesosen el Sistema Integral de Logística Hospitalaria
Para una referencia actualizada del estado de los macroprocesos que componen la cadena de suministros y en general el Supply Chain Management en las entidades hospitalarias más representativas de la ciudad de Bogotá. Se realizó un estudio de campo que permitió mediante una encuesta aplicada a los funcionarios de las áreas estratégicas, administrativas y operativas de cada empresa seleccionada. Evaluar el grado de conocimiento sobre el proceso, el desarrollo de cada uno de los componentes básicos de un sistema de logística. Para este tipo de organizaciones y la integración de las áreas administrativas de apoyo con los servicios asistenciales. Objetivo central de la logística en la empresa, dado que estos corresponden a los centros de producción. Entregan los servicios a los clientes que se facturan y permiten el recobro de los dineros invertidos en su atención.
Encuestas sobre los Macroprocesos(9) de la Cadena de Abastecimiento
El proyecto consistió en realizar encuestas sobre los macroprocesos(9) de la cadena de abastecimiento y basados en sus resultados y en la revisión bibliográfica sobre la calidad que debería tener un sistema de logística. Se realizó un proyecto de investigación como base del diseño de un modelo de Sistema Integral de Logística Hospitalaria. Teniendo en cuenta que, si bien existe una serie de esfuerzos al respecto, están dirigidos en su inmensa mayoría a empresas manufactureras.
Como resultado del proyecto, el equipo de investigadores produjo el diseño de un Sistema integral de Logística para Empresas de Salud. Cuyos componentes garantizan a la organización, la gestión empresarial en todos sus procesos de soporte, con el fin de minimizar costos de operación, optimizar la eficiencia de los recursos de la empresa y permitir la atención oportuna y adecuada de los pacientes.
Los criterios evaluados en las instituciones fueron: Gestión de la demanda y Planeación, Producción, Gestión de Aprovisionamiento, Gestión de la Administración, Negociación, Transporte, Almacenamiento, Inventario, Auditoría, Control del Uso, Gestión Financiera.
Otro de los problemas evidenciados son que las organizaciones deben realizar mayores modelos colaborativos (alianzas estratégicas) entre los diferentes involucrados de la red logística, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes acorde a la estrategia, políticas de las instituciones del sector salud.
En este artículo se hace énfasis en aplicar la estrategia GPO. Group Purchase Organization, que está muy orientada al primer macroproceso de la Cadena de Abastecimiento, que enuncia S. Meindl denominado Supplier Relationship Management, SRM, muy utilizado en los hospitales de los EEUU, que concluye que el proveedor es más un partner que otra cosa(9).
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Entidades del Sector Hospitalario
El mensaje propositivo del documento, es apuntarle a las entidades del sector hospitalario, es generar modelos colaborativos entre los diferentes participantes de la red de valor hospitalaria.
Más relevante aún son los resultados del análisis de procesos de normalización en diferentes centros hospitalarios de los Estados Unidos en los cuales se encontró que 19% de los 30 millones de dólares que obtuvieron por mejor gestión fueron fundamentalmente por una mejor utilización de los recursos, factor relacionado con el manejo administrativo(10).
Evaluación de los Macroprocesos de la Gerencia de la Cadena de Abastecimiento del sector Hospitalaria
Los resultados de la investigación realizada en el proyecto denominado “Evaluación de los Macroprocesos de la Gerencia de la Cadena de Abastecimiento del sector hospitalaria en Bogotá. Evidencia que el criterio del costo toma gran importancia en nuestro país y en otras economías como lo determina el estudio AHRMM (muestra el “costo de administración de los materiales logísticos pueden exceder en un 35%. Incrementando el producto o servicio hospitalario en los EEUU y el 25% del costo se atribuye a los costos de los proveedores”(2).
Estos indicadores de gestión reflejan que existen procesos que no agregan ningún valor pero que sí consumen recursos importantes, aumentando los costos en su operación.
También se observa una desintegración entre los procesos arriba de la cadena de valor, como son los proveedores de insumos, laboratorios médicos. Al igual que no existe una completa integración de los procesos logísticos dentro de áreas funcionales del sector hospitalario. Afectando la respuesta eficiente al paciente e impactando en forma significativa los costos de operación, la productividad y la sostenibilidad de la empresa. Con lo cual se ve reducido el retorno de la inversión a los stakeholders (accionistas, procesos internos, externos, gobierno, aspectos legales, pacientes, proveedores).
Es pertinente hacer referencia a los problemas que se generan en los Upstream Process, procesos arriba de la cadena, en las entidades debido a que existen grandes brechas, ya sea información fragmentada entre los requerimientos de los procesos proveedor, bajo nivel de integración entre las partes cliente-proveedor, problemas de nivel de servicio con los proveedores, donde hay cierto grado de desconfianza entre la información que se comparte entre los involucrados, el proveedor es visto como un proveedor neto y no como un verdadero partner que apoya al cumplimiento de la estrategia de la institución en salud.
Macroprocesos de Clase Mundial
La operación de la red hospitalaria debe estar enfocada en los Macroprocesos de clase mundial, como son Supplier Relationship Management, SRM, o Gestión de las relaciones con los proveedores. Segundo macroproceso que es el Internal Supply Chain, ISM, o parte interna de la cadena de suministros y finalmente, el CRM, Customer Relationship Management, Gestión de las Relaciones con los Clientes(9).
A continuación se presenta una gráfica de los macroprocesos de la gerencia de la cadena de abastecimiento que exponen tanto el Council Supply Chain Management Profesional CSCMP como Sunil & Meindl(10, 11) pero debe ser ajustado al sector de servicio hospitalarios.
Como se observa en la gráfica, es fundamental establecer una estrategia integradora entre estos actores (accionistas, procesos internos, externos, gobierno, aspectos legales, pacientes, proveedores).
Supply Chain Management Hospital
El estudio anteriormente mencionado determina que el Supply Chain Management Hospital tiene insuficientes enlaces con sistemas clínicos, ocasionados por debilidades en sistemas de información y la logística. Por tanto, no se le da la importancia del caso como estrategia competitiva para el mejoramiento del desempeño logístico del sector aunado a debilidad en la gestión de los directores de las áreas de logística. Debido a falta de conocimiento y al perfil que requiere un Gerente que aplique los diferentes criterios de Supply Chain Management en la organización.
Una evidencia de la aplicación de la estrategia de Cadenas de Abastecimiento Dinámica en el sector salud en los Estados Unidos son: Industry University Cooperative Research, que es soportado por el sistema de salud de los EEUU, John Muir /Mt Diablo HealthSystem California, Sharp HealthCare California, Spectrum Health Michigan, Sutter Health California, Swedish Medical Center Seatle y otras(2).
Son innumerables los retos y desafíos que las empresas y Organizaciones deben enfrentar hoy en día, en la cual el área de salud no puede ser la excepción. No basta sólo con hacer las cosas bien, es necesario ser excelente.
La creciente competitividad y los fenómenos de la Globalización y la Internacionalización a los cuales nos enfrentamos en la actualidad. Exigen de las empresas respuestas cada vez más eficientes, Macroprocesos, Procesos y Estrategias que les permiten sobrevivir y crecer en un mundo en continuo cambio. En el cual el cliente es cada vez más exigente con grandes posibilidades de negociación. Y quien al final define el éxito o fracaso de todo el engranaje empresarial. Se encuentra tras el suministro o aprovisionamiento de materiales e información, fabricación de un producto, entrega al consumidor final. Y un óptimo valor agregado del producto en las manos del cliente(12).
