Trabajos Originales: ¿Crisis Financiera o Debilidad Administrativa?

Trascendencia del sistema de logística para la operación exitosa de las empresas de salud

Financial crisis? Or administrative weakness? The importance of logistics systems for operating successful health care businesses

Elvira Pulido*, Luis Javier Arango Cardona**,
Pablo César Ocampo Vélez***, Hermes López †
Grupo de Investigación Entorno Económico, línea de investigación Gestión en salud y protección Social,
Universidad EAN, Bogotá, D.C, Colombia

Resumen

El artículo presenta el proyecto realizado por estudiantes de las especializaciones de Gerencia Logística, Administración Hospitalaria, Auditoría y Garantía en Calidad en Salud de la Universidad EAN de Bogotá. Con la colaboración de las buenas prácticas del área de suministros de la Fundación Santa Fe de Bogotá.

Este trabajo consistió en realizar 68 encuestas a más de 20 instituciones del nivel I, II y III, donde se observa con claridad la necesidad de aplicar prácticas logísticas de clase mundial. Dentro de las bases teóricas de la gerencia de la cadenas de abastecimiento(1,2). El grupo de investigación adaptó el modelo de logística de manufactura al sector de servicio hospitalario. Donde se diseñaron y realizaron un grupo de 100 preguntas al personal de nivel estratégico, táctico y operacional, enmarcado dentro de 12 criterios.

Se concluyó que hay una gran oportunidad de implementar estrategias que involucren a los proveedores, a la parte interna de los hospitales y finalmente a la gestión de las relaciones de los clientes o pacientes.

Palabras clave: Sistemas de logística hospitalaria, logística, procesos de soporte, cadena de abastecimiento, gerencia logística.

Abstract

This article presents a project about best practices in the area of supplies that was undertaken by students in a program to specialize in Logistics Management, Hospital Administration, Auditing and Quality Assurance in Health Care at EAN University of Bogotá. The supply area of the Fundación Santa Fe Bogota collaborated in this project. 68 individuals in over 20 level I, II and III institutions were surveyed. Survey responses clearly show the need for world-class logistics practices within the theoretical framework of supply chain management( 1, 2).

The research group adapted a manufacturing model of logistics to the hospital service sector and designed a set of 100 questions within 12 criteria for strategic, tactical and operational hospital staff. It was concluded that there is a great opportunity for implement strategies that involve suppliers, internal hospital functioning, and even management of customer and patient relationships.

Keywords: hospital logistics systems, logistics, support processes, warehouse and storage supply chain, management logistics.

Objetivo General en Administración Hospitalaria

Crear los criterios que se deben tener en cuenta para un Sistema Integral de Logística para hospitales y clínicas. Que se convierta en la base para la tecnificación de los procesos de abastecimiento y apoyo logístico general de dichas empresas y un insumo para fortalecer la formación de los estudiantes de las Especialidades en Gerencia Logística, Administración Hospitalaria y Auditoría en Salud de la Universidad con el propósito de incrementar el nivel de servicio a todos los involucrados en el sector hospitalario en Bogotá.

Objetivos Específicos en Administración Hospitalaria

• Documentar al lector en algunos referentes bibliográficos que apoyen el mejoramiento de la operación logística en las entidades de salud en Bogotá.
• Diagnosticar los problemas más prioritarios de las entidades en salud en Bogotá.
• Proponer estrategias logísticas que minimicen los riesgos a los problemas encontrados que ayuden a mejorar los niveles de servicio y la rentabilidad instituciones del sector salud en Bogotá.

Introducción

Para el funcionamiento con calidad y oportuna entrega de los insumos y medicamentos que se requieren para la solución del evento de salud los hospitales y clínicas realizan múltiples procesos.

Los procesos de evaluación de necesidades de insumos, equipos y medicamentos en cada uno de los servicios, su adquisición, la recepción técnica por la entidad, el almacenamiento, la distribución a los servicios administrativos y asistenciales, el uso adecuado y el control integral de los recursos invertidos por la empresa, deben realizarse con la eficiencia requerida para que todos los insumos, equipos y medicamentos se tengan con la oportunidad, suficiencia y calidad para la atención del cliente.

No obstante la importancia que tiene lo anterior para la satisfacción de los clientes y la gestión eficiente de la empresa. La realidad es que en general los procesos se desarrollan por áreas diferentes, con personas distintas. Cuya dependencia no es la misma y por lo tanto, las deficiencias en coordinación entre dependencias y empleados, las luchas de poder entre directivos de cada área.

Reducción de costos operativos y la ineficiencia en Administración Hospitalaria

La separación de los procesos con la consecuente dificultad para lograr la reducción de costos operativos y la ineficiencia. Entre otros aspectos, ocasionan limitaciones en la adecuada utilización de los recursos y una calidad insatisfactoria que finalmente termina produciendo mayores costos de operación, debilidades en el control de los recursos, disminución de la rentabilidad proyectada e insatisfacción del usuario por demoras, entregas insuficientes de medicamentos e insumos y suspensión del servicio por causas administrativas, entre otros.

Al respecto, C. Martín en su libro “Logística. Aspectos estratégicos” expresa:

“Parecería lógico ver a una empresa como un sistema, pero en la realidad esto no es así. La organización clásica de las empresas está basada en divisiones funcionales estrictas y en jerarquías. Es difícil alcanzar un flujo de materiales enfocado y estrechamente integrado hacia el cliente si los límites territoriales tradicionales están celosamente resguardados por trincheras administrativas con sus prioridades caducas(3)”.

Por otro lado, DJ Bowersox afirma:

“La adquisición en una organización tiene la responsabilidad de obtener los elementos requeridos para apoyar las actividades operacionales. La atención se centra en varias dimensiones, intenta mantener un suministro continuo, minimizar los tiempos de preparación de los proveedores, el inventario de insumos y materiales, componentes y desarrollar proveedores capaces de ayudar a la organización de las metas operativas que impactan el resultado de la estrategia(1)”.

Más información de el sistema de logística para la operación exitosa de las empresas de salud:

1. Objetivos del Sistema Integral de Logística Hospitalaria
2. Componentes de un Sistema Integral de Logística Hospitalaria

Otros autores como J. Gattorna (2009) haciendo referencia a la alineación dinámica. Dice:

“Esta no es nueva, de hecho tiene orígenes muy antiguos. Este concepto nos da por primera vez la oportunidad de diseñar y accionar cadenas de abastecimiento (Supply Chains) que estén a la altura de consumidores, clientes y que a su vez evolucionen con el paso de tiempo(4)”.

Por todo lo anterior, la existencia de un Sistema Integral de Logística se convierte en uno de los principales baluartes. Po administrativo que le agregue valor a los procesos de soporte.

Estudios realizados en los Estados Unidos por Garland & Heaver en empresas manufactureras demostró que 46% del presupuesto anual de funcionamiento estuvo dedicado a la logística, proporción exageradamente significativa para ignorar la importancia que requieren(5).

Más relevante aún son los resultados del análisis de procesos de normalización en diferentes centros hospitalarios de los Estados Unidos. En los cuales se encontró que un 19% de los 30 millones de dólares que obtuvieron por mejor gestión fueron fundamentalmente por una mejor utilización de los recursos. Factor relacionado con el manejo administrativo.

DJ Bowersox afirma:

“La adquisición en una organización tiene la responsabilidad de obtener los elementos requeridos para apoyar las actividades operacionales. La atención se centra en varias dimensiones, intenta mantener un suministro continuo, minimizar los tiempos de preparación de los proveedores, el inventario de insumos y materiales, componentes y desarrollar proveedores capaces de ayudar a la organización de las metas operativas que impactan el resultado de la estrategia(1)”.

Debemos tener en cuenta conceptos de reconocidos tratadistas de la logística como Christopher cuando afirma:

“Hoy, en una era de acortamiento de los ciclos de vida de los productos, con proliferación de líneas de productos, cadenas de distribución cambiantes y tecnologías nuevas. El dominio de la logística se ha convertido en un ingrediente esencial para el éxito competitivo(3)”.

Con todos los anteriores referentes bibliográficos enunciados, se puede determinar que el ámbito de la logística es primordial para el sostenimiento de las organizaciones. Tanto de salud como de transformación de activos y Colombia no podría ser la excepción.

Autores:

* Elvira Pulido. Enfermera FUCS, Especialista en Gerencia Logística, Black Belt Seis Sigma.
Jefe de Almacén, Fundación Santa Fe de Bogotá.
Correspondencia: elvira.pulido@fsfb.org.co

** Luis Javier Arango Cardona. Médico cirujano Universidad de Antioquia y Magíster en Salud Pública. coordinador de gerencia institucional de la seguridad social y auditoría en salud. Universidad Santo Tomás, Bogotá, Colombia
Correspondencia: lujarango3500@gmail.com

*** Pablo César Ocampo Vélez. Ingeniero Industrial Universidad Autónoma de Colombia, Magíster en Sistemas de Administración Logística. Escuela Politécnica Federal de Lausana, EPFL, Suiza. Certificado por la Asociación Logística Europea, ELA, coordinador de la especialización de Gerencia Logística. Universidad EAN, Bogotá, Colombia.
Correspondencia: pabloc.ocampo@ean.edu.co

† Hermes López. Estadístico de la Universidad Antonio Nariño, Especialista en Administración Hospitalaria.
Correspondencia: hals1916@gmail.com
Recibido: mayo de 2012
Aceptado para publicación: junio de 2012