Planeación y Preparación para la Evaluación de Acreditación

 El Papel de la Gerencia en la Planeación y Preparación para la Evaluación de la Acreditación

La acreditación es más que la presentación ante un ente externo para la obtención de un título que mejore su imagen externa, ese es solamente el incentivo de prestigio, la acreditación es una estrategia y una metodología para que la organización armonice sus procesos y oriente la utilización de sus recursos de acuerdo a lo aprendido de los mejores y más exitosos modelos de desempeño en salud.

La acreditación es una metodología beneficiosa para las organizaciones que se involucran en ella, pero antes de embarcarse en la acreditación, una organización, sin importar qué tan grande o pequeña sea, qué clase de servicios de salud preste, debe decidir cómo se ajusta la acreditación con sus metas generales, su misión y su plan estratégico. (Lea también: La Estrategia de la Acreditación)

Para hacer esto, los líderes de las organizaciones necesitan contestar las siguientes preguntas:

• ¿Es el proceso de acreditación solamente una herramienta para evaluar su organización en este preciso momento?
• ¿Es la evaluación un hecho puntual cada tres años o hace parte permanente del proceso de mejoramiento de la calidad de su organización?
•  ¿En una organización recientemente reestructurada, será utilizada la acreditación para reunir al personal alrededor de un propósito común?
• ¿Qué equipos se establecerán Se seguirán reuniendo estos equipos después de la evaluación de acreditación?
•  ¿Qué significa para la organización y para cada individuo el término “centrado en el cliente?”
• ¿Tiene claro la organización cuanto le puede costar el proceso de acreditación (es más que el valor de aplicación ante la entidad acreditadora: implica el tiempo de dedicación de los equipos de autoevaluación y el costo de los planes de mejora) y también cual es el retorno que obtendrá la organización de esta inversión?

Después de responder a estas preguntas, la organización puede establecer las metas y objetivos para la evaluación. Surgirá, además, un entendimiento de por qué la organización se empeña en entrar en este ejercicio.

Una vez hecho esto, puede determinar el tiempo y los recursos que le dedicará al proceso de acreditación antes y después de la evaluación, para así enviar un mensaje claro a todo el personal a fin de solicitar su compromiso y colaboración en el proceso.

Grupo de Planeación y  Liderazgo de la Acreditación

Después de las discusiones por parte de los líderes deben tomarse decisiones sobre la planeación para la acreditación. Debe haber un líder organizacional que debe tener muy claramente definido el rol que representará y el respaldo de la dirección.

Generalmente, todas las organizaciones que pasan por la acreditación tienen una persona (para instituciones pequeñas) o un equipo (para instituciones grandes) responsable de esta labor. Si se va a establecer un equipo o grupo de planeación, las siguientes preguntas deben ser contestadas:

• ¿Cuántos y quiénes conformarán el grupo de planeación (Directivos de área, gerentes, representantes de servicios)?
• ¿Cuáles serán los roles y las responsabilidades del grupo de planeación – coordinación de la logística del proceso de evaluación, actividades diarias, establecimiento de direcciones globales, negociación con el equipo de evaluación?
•  ¿Cuáles serán las metas y objetivos del grupo de planeación?
•  ¿A quién reportará el grupo de planeación?

La organización debe discutir el papel del grupo de planeación versus el de los diferentes equipos de trabajo decidiendo quién será el responsable de:

• Establecer las metas y objetivos de los equipos.
• Programar las reuniones.
•  Establecer los eventos importantes para los equipos.
•  Determinar la conformación de los equipos: ¿se utilizarán equipos existentes o se necesita establecer nuevos equipos?
• Observar el funcionamiento de los equipos.
• Definir la forma de aproximación y la estrategia para realizar la autoevaluación.
•  Completar la guía de perfil y planeación.
• Responder a las recomendaciones de evaluaciones pasadas.
• Escoger y preparar clientes para entrevistas.
• Seleccionar los equipos para la evaluación.
• Asegurarse de que existe comunicación entre el grupo de planeación y los diferentes equipos.

Se necesita un claro entendimiento de dónde recaen estas responsabilidades. En algunas organizaciones el grupo de planeación tiene control sobre todas estas responsabilidades, mientras que en otras, algunas o todas son delegadas a los equipos. Las actividades que resultan de las responsabilidades son repartidas en el proceso de preparación.

 Plan de Acción

Una vez las responsabilidades de los miembros, los objetivos y las estrategias del grupo de planeación y liderazgo están claras, se puede elaborar un plan de acción. Los siguientes son posibles pasos en un plan de acción. Tenga en cuenta que algunas organizaciones necesitarán seguir sólo unos cuantos pasos, mientras que otras necesitarán seguirlos todos e incluso desarrollar unos nuevos.

• Establecimiento de los equipos de trabajo.
•  Planeación de los objetivos y actividades de los equipos.
•  Decisión del tiempo de duración del periodo de autoevaluación.
•  Desarrollo de un plan de comunicación.
• Desarrollo de un plan educativo.
• Establecimiento de la fecha en la cual debe enviarse el material a la entidad de acreditación, si la institución ya ha tomado la decisión de aplicar ante ICONTEC, o en caso contrario, establecimiento de una meta para la cual la institución considere que ya ha terminado el ciclo de preparación para la aplicación ante el ente acreditador y procederá a aplicar.
• Propuesta de un horario de evaluación.
• Negociación con el equipo de evaluación.
• Llevar a cabo una celebración después de la evaluación.
• Elaboración de planes posteriores a la evaluación para los equipos de trabajo.