Autoevaluación y Mejoramiento de Acreditación en Salud

Después de resolver los aspectos relacionados con las decisiones organizacionales a través de las cuales se adecuan para alcanzar los propósitos de la acreditación, se inicia el proceso de autoevaluación. Es en este punto donde los equipos examinan qué tan efectivamente están trabajando, comparando el quehacer diario contra los estándares.

Es importante que la organización tenga claro el mejoramiento durante la acreditación es uno solo, pero que para efectos operacionales existen dos momentos durante los cuales se realiza auto-evaluación:

_ Durante el desarrollo del ciclo de preparación para la aplicación ante el ente acreditador, en el cual la autoevaluación tiene como propósito principal identificar la no coincidencia del desempeño organizacional, contra el desempeño ideal planteado en el estándar, estableciendo un diagnóstico e iniciando un proceso de análisis y mejoramiento. (Lea también: Equipos de Autoevaluación)

A este momento también lo llamamos evaluación interna. En esta fase la duración de este ciclo de autoevaluación y mejoramiento no necesariamente tiene un período límite de finalización diferente a las metas que se fije la organización a sí misma.

_ Durante la aplicación ante el ente acreditador en el ciclo de ruta crítica, en el cual la autoevaluación, además de lo anterior, tiene el propósito de documentar el estado de cumplimiento del estándar y evidenciar suficientemente ante el ente acreditador su cumplimiento, en esta fase, este ciclo de autoevaluación, documentación y mejoramiento tiene un tiempo límite, dependiente de los períodos establecidos por la entidad acreditadora.

Análisis de los Estándares

Después de resolver las preguntas acerca de los equipos, se comienza el proceso mismo de autoevaluación. Es en este punto donde los equipos examinan qué tan efectivamente están trabajando, comparando el quehacer diario contra los estándares contemplados en los manuales.

Quizás el mayor problema de los equipos de autoevaluación es enfrentarse solos, a menudo con gente que trabaja en su organización pero que no hace parte de su quehacer diario, con la hoja donde esté escrito el estándar. Es aquí donde deben contar con una guía que les ayude a comenzar.

Si bien el proceso de análisis de los estándares no tiene una norma básica que diga como se debe hacer, es pertinente sugerir el siguiente enfoque.

1. Una buena práctica que se ha ido aprendiendo de la experiencia de la autoevaluaciones realizadas por nuestras instituciones es leer inicialmente antes de empezar la calificación el grupo de estándares en su totalidad, ya que como todos los estándares de un mismo grupo están interrelacionados, este procedimiento ayuda a los equipos a entender la golabalidad y facilita grandemente el proceso de calificación del estándar individual

2. A continuación, leer el estándar que se quiere calificar, a renglón seguido preguntar si todos los participantes entendieron el estándar de la misma forma. Si la respuesta es afirmativa entonces se puede continuar, si es negativa se debe buscar aclaración (bien sea a través de los miembros del equipo, el equipo de planeación o un asesor externo, sí lo hay) y consenso del equipo acerca de la interpretación.

3. Una vez aclarado el significado del estándar se deben registrar todas las fortalezas que el equipo considere que están relacionadas con este. Hay que tener siempre presente la redacción del estándar, este es el “polo a tierra” del equipo, y es el que guía la redacción de las fortalezas. Debe enfocarse puramente en la frase estándar. Hay que tener en cuenta en la calificación de los estándares, que estos son los que se deben calificar.

4. Una vez discutidas todas las fortalezas de la organización hay que determinar que soportes pueden encontrarse en la organización. Aquí es donde la persona previamente seleccionada para recabar todos estos soportes juega un papel determinante. Debe relacionar todos los soportes que se mencionen, recopilarlos y ordenarlos. Posteriormente serán motivo de revisión por parte de los evaluadores externos.

5. El paso que sigue en el análisis es la redacción de todas las debilidades de la organización frente al estándar. Nuevamente, la redacción del estándar es la guía para el grupo.

6. La respuesta lógica al encontrar debilidades es definir acciones de mejoramiento para las debilidades. Este ejercicio orientará de antemano un posterior plan de mejoramiento.

7. Por ultimo, se calificará el estándar por consenso del equipo. Para esta calificación se utilizará la escala de calificación presentada anteriormente.

Actividades Concomitantes que Desarrollan los Equipos Durante la Autoevaluación

Existen tres tipos de actividades en la autoevaluación: primero, el equipo revisa y discute cada estándar, segundo se escribe un reporte de soporte, y tercero, el equipo llega a un acuerdo de qué tan bien está cumpliendo los estándares y utiliza un indicador de cumplimiento para medirlo. En la practica la autoevaluación no tiene fases, están son actividades concomitantes que realizan los equipos

Discusión de los Estándares y Textos

Los equipos deben responder las siguientes preguntas al discutir los estándares:

•  ¿Cuáles son los procesos a través de los cuales la organización obtiene el cumplimiento de los estándares?
•  ¿Qué de lo que se hace es un hecho o una evidencia de cumplimiento de los estándares? ¿Cuál es el resultado de lo que se hace?
•  ¿Qué se debe cambiar para mejorar el resultado de los procesos?
•  ¿Cómo cubrir la diferencia entre lo que se está haciendo y lo que se necesita hacer? ¿Hacia dónde se van a enfocar las energías?

Documentación del Cumplimiento del Estándar

De cada reunión deben levantarse actas. Las memorias pueden organizarse de diferentes formas. Cualquier forma que se escoja debe dar información significativa a los equipos de autoevaluación y a los evaluadores.

En algunos casos, la organización escogerá la forma en que deben organizarse y estructurarse los textos, en otras, los equipos podrán elegir. Una posible forma de hacerlo puede ser examinar las fortalezas y oportunidades de mejoramiento, otra, es buscar el cumplimiento de los elementos de la escala de calificación.

Ejemplos de estas dos formas de hacerlo se encontrarán más adelante, tanto para prestadores, como para aseguradores. El primer caso utiliza un estándar relacionado con la atención. El segundo, emplea un estándar de recursos humanos y gerencia. En ambos ejemplos se sugieren algunos indicadores

En cualquiera de las modalidades que escoja, debe tener en cuenta siempre que tanto el cumplimiento del estándar como los problemas derivados de su incumplimiento, se soportan en procesos de atención que eventualmente deben ser mejorados, por lo cual durante la documentación deben quedar claramente identificados, así como toda la información relevante para desplegar procesos de mejora y posteriormente para sustentar el desempeño ante los evaluadores de la entidad acreditadora.

No olvidar que en la Acreditación en Salud lo importante es el resultado de la atención centrada en el cliente, evidencia del cumplimiento del estándar no es solamente la documentación de un proceso, lo es también la evidencia de que los procesos están obteniendo su despliegue y alcanzando los resultados esperados de ellos en los términos planteados por las tres dimensiones y sus variables componentes de la escala de calificación.

Un proceso que no obtiene resultados no es creíble aunque esté perfectamente diseñado y documentado. En la acreditación, durante las primeras fases de implementación de nuestro modelo* no se exigen niveles determinados de cumplimiento de un indicador de resultados, pero sí se exige que los indicadores presentados como evidencia, se mantengan en niveles aceptables como mínimo, o, idealmente, que presenten una clara tendencia de mejora