Cómo medir la efectividad de la comunicación en tu empresa

Mantener motivados a los integrantes de una organización mediante una sólida identidad corporativa sólo es posible con la aplicación de un efectivo plan de comunicación interna. Es por ello que el fortalecimiento del clima organizacional en una empresa se evidencia cuando hemos realizado una buena gestión de los canales de comunicación y por supuesto un buen progama de bienestar, desarrollo y compensación y reconocimiento.

Hoy la comunicación interna es estratégica y facilita logros tanto humanos como organizaciones, por eso es muy importante medir su efectividad. La medición se recomienda hacerse mínimo una vez al año, realizando un diagnóstico de comunicación interna que produzca una medición confiable de aciertos y errores, de metas cumplidas.

¿Cómo llevar a cabo esta medición para obtener los mejores resultados? Lo más aconsejable es concentrarse en aspectos clave.

Medir la efectividad de los canales y herramientas

En una buena comunicación interna se destacan canales específicos y herramientas determinadas que no sólo proporcionan acceso a los empleados a la difusión de  información sino también que les ofrece posibilidades para que sus opiniones sean escuchas. Aquí una lista preliminar de los medios y espacios a evaluarles su efectividad:  reuniones, correo electrónico, las carteleras, una revista, la intranet o la red social interna. (Lee también: Check list para hacer reuniones efectivas)

Medir la efectividad de las conversaciones

Las organizaciones son sistemas conversacionales, a través de las conversaciones la personas coordinan el trabajo diario, dan a conocer la estrategia, construyen planes, hacen o reciben retroalimentación , por eso es importante evaluar el fluir de la comunicación entre áreas, con los jefes, o con los compañeros. Para hacer la medición existen valiosos instrumentos como encuestas, entrevistas o sesiones grupales.

Encuesta

Este es un importante canal  mediante el cual podemos medir la efectividad de la comunicación y mejorarla. La mayoría de las veces es totalmente anónima, lo que favorece las respuestas más honestas por parte de los encuestados.

Entrevista

Permite profundizar en las opiniones y emociones del entrevistado. ofrece resultados más concretos y específicos que la encuesta. El entrevistador tiene mayor control de la reunión que en una sesión en grupo.

Sesiones grupales

ofrecen una perspectiva más general, la interacción del grupo propicia nuevas ideas.  Existe la posibilidad de influenciarse entre participantes. El Moderador requiere tener mayores habilidades para conducir la reunión para no perder el foco de la misma.

Utilizar las métricas de las herramientas virtuales de comunicación

Es clave incluir la utilización de las siguientes herramientas:

Correo electrónico

Nadie puede dudar de la utilidad de email en la comunicación interna de una empresa. Sin embargo, hay que tener cuidado con la cantidad de mensajes innecesarios que han convertido a este recurso en un embudo poco efectivo.

Gestor de tareas

Precisamente cuando se desea reducir el uso del correo electrónico pueden seleccionarse alternativas para gestionar tareas las cuales proporcionan mayor orden a las comunicaciones internas.

CRM

Una eficaz gestión de Customer Relationship Managment (CRM) trae beneficios tangibles en la medición de los beneficios de la comunicación interna porque registra valiosa información relativa al personal de la empresa.

Otros espacios

La red social interna, portales de empleado, carteleras, publicaciones y la intranet son otros espacios de comunicación interna que a su vez permiten la medición de la efectividad de tus acciones.

Beneficios de medir la efectividad de la comunicación

Medir la efectividad de la comunicación en tu empresa ayuda a mejorar el clima organizacional, las personas se sienten escuchadas, es una manera de reconocer la importancia que se le da a las opiniones de los colaboradores, lo que resulta en un incremento de la motivación y la productividad a nivel interno y al mismo tiempo eleva la satisfacción de los clientes a nivel externo, aspecto que finalmente repercute en los resultados globales de la organización.

Evaluar el impacto de las actividades comunicacionales es conocer las variables de la organización que han sido favorecidas y cuáles no han experimentado cambio alguno.

Medir la efectividad de la comunicación en tu empresa puede provocar un verdadero cambio en el modo en que se vienen haciendo las cosas y evolucionar hacia una mirada integral y con valor agregado. Puede, sin duda, impulsar y hacer más eficiente la gestión del cambio.

Impacto de la comunicación interna en la cultura organizacional

La comunicación interna efectiva es esencial para el desarrollo y sostenimiento de una cultura organizacional sólida. Una comunicación clara y coherente ayuda a alinear a los empleados con los valores y objetivos de la empresa. Cuando los miembros de la organización entienden la visión y misión, y se sienten parte integral del proceso, se fomenta un sentido de pertenencia y compromiso. Este alineamiento fortalece la cultura organizacional, ya que todos los empleados trabajan hacia metas comunes, compartiendo los mismos principios y normas.

Una comunicación interna efectiva también facilita la transparencia y la confianza. Al mantener a los empleados informados sobre los cambios, las decisiones y los logros, se crea un ambiente de apertura y honestidad. Esto es crucial para establecer y mantener una cultura organizacional basada en la confianza, donde los empleados se sienten valorados y escuchados.

Definición y difusión de valores y misión

La comunicación interna es la herramienta principal para definir y difundir los valores y la misión de la empresa. A través de boletines, reuniones y campañas internas, se pueden transmitir estos aspectos fundamentales, asegurando que todos los empleados comprendan y compartan la visión de la empresa. Es importante que estos mensajes sean consistentes y que se refuercen regularmente para mantenerlos en el centro de las actividades diarias.

Fomento de la participación y el compromiso

Promover la participación activa de los empleados en las decisiones y actividades de la empresa es crucial. Encuestas, sesiones de retroalimentación y foros abiertos son excelentes herramientas para recopilar opiniones y sugerencias. La inclusión de los empleados en el proceso de toma de decisiones no solo mejora la moral, sino que también refuerza una cultura de colaboración y respeto mutuo.

Reconocimiento y celebración de logros

Reconocer y celebrar los logros individuales y colectivos a través de comunicados internos y eventos especiales fortalece el sentido de pertenencia y motivación. Programas de reconocimiento, tales como “Empleado del Mes” o premios por años de servicio, son métodos efectivos para resaltar los valores de la empresa y premiar la excelencia.

Manejo efectivo del cambio

En tiempos de cambio, una comunicación interna efectiva es vital para gestionar la transición sin afectar negativamente la cultura organizacional. Informar claramente sobre los cambios, los motivos detrás de ellos y cómo afectarán a los empleados ayuda a reducir la incertidumbre y resistencia. La comunicación proactiva y continua durante los periodos de cambio asegura que los empleados se sientan apoyados y entendidos, manteniendo así la cohesión y el espíritu de equipo.

Desarrollo y capacitación

Invertir en el desarrollo profesional y personal de los empleados a través de programas de capacitación y talleres mejora no solo sus habilidades, sino también su alineación con la cultura organizacional. La comunicación interna debe resaltar la importancia de estos programas y motivar a los empleados a participar, demostrando que la empresa valora su crecimiento y bienestar.

Estrategias de comunicación en tiempos de crisis

La comunicación interna durante una crisis es crucial para mantener la estabilidad y el bienestar de la organización. Una crisis puede ser una situación inesperada que pone en riesgo el funcionamiento normal de la empresa y afecta a sus empleados. Para adaptarse adecuadamente, es esencial seguir una serie de pasos estratégicos:

Establecer un equipo de comunicación de crisis

Designar un equipo responsable de gestionar la comunicación durante la crisis. Este equipo debe estar compuesto por miembros clave de diferentes departamentos, incluyendo recursos humanos, relaciones públicas y gerencia. Este equipo debe tener la autoridad para tomar decisiones rápidas y efectivas, y debe estar bien entrenado para manejar situaciones de alta presión.

Desarrollar un plan de comunicación de crisis

Crear un plan detallado que incluya los protocolos y procedimientos a seguir durante la crisis. Este plan debe cubrir aspectos como la identificación de los tipos de crisis, los canales de comunicación a utilizar, y los mensajes clave a transmitir. El plan debe ser revisado y actualizado regularmente para asegurarse de que está alineado con las mejores prácticas y las necesidades actuales de la organización.

Comunicación transparente y continua

Durante una crisis, la transparencia es fundamental. Informar a los empleados sobre la situación actual, los pasos que se están tomando y cómo pueden verse afectados reduce la incertidumbre y el miedo. Establecer canales de comunicación abiertos y accesibles para que los empleados puedan expresar sus inquietudes y recibir respuestas rápidas.

Mensajes claros y consistentes

Asegurarse de que los mensajes sean claros, precisos y coherentes en todos los canales de comunicación. Evitar la información confusa o contradictoria que pueda aumentar la ansiedad entre los empleados.

Los mensajes deben ser personalizados según las necesidades de diferentes grupos dentro de la organización, pero manteniendo siempre una línea coherente.

Frecuencia y actualización de la información

Mantener una comunicación regular y actualizar a los empleados a medida que la situación evoluciona. La frecuencia de las actualizaciones dependerá de la gravedad de la crisis, pero es crucial no dejar largos periodos de silencio. Utilizar un calendario de comunicación para asegurarse de que las actualizaciones sean consistentes y puntuales.