Declaración Anual de Ingreso Base de Cotización de Independientes

Artículo 3.2.4.1. Declaración Anual de Ingreso Base de Cotización.

Todos los trabajadores independientes deberán presentar una declaración anual a más tardar en el mes de febrero de cada año, en la cual informen a las entidades administradoras del Sistema de la Protección Social a las que se encuentren afiliados, en la misma fecha prevista para el pago de sus aportes, el Ingreso Base de Cotización, IBC, que se tendrá en cuenta para liquidar sus aportes a partir del mes de febrero de cada año y hasta enero del año siguiente.

Cuando el trabajador independiente no presente su declaración de Ingreso Base de Cotización anual en la fecha prevista, se presumirá que el Ingreso Base de Cotización es igual a aquel definido para el período anual anterior y sobre el mismo se realizará la autoliquidación y pago del mes de enero de cada año.

La declaración de IBC anual podrá realizarse de manera manual en los formularios previstos para el efecto o de manera electrónica, mediante la utilización de la novedad “variación permanente de salario”, en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.

En todo caso el Ingreso Base de Cotización no podría ser inferior a un salario mínimo legal mensual. 

Artículo 3.2.4.2. Modificaciones en el Ingreso Base de Cotización.

El trabajador independiente deberá modificar la declaración Anual de IBC siempre que se produzcan cambios en sus ingresos, para ello deberá modificar su declaración del Ingreso Base de Cotización, manualmente, en los formularios diseñados para el efecto, o de manera electrónica utilizando una de las siguientes novedades: “variación permanente de salario”, cuando el trabajador independiente conozca con certeza el valor del ingreso mensual que percibirá durante un período de tiempo, o “variación temporal de salario”, cuando se desconozca el monto real del citado ingreso.

La variación temporal antes mencionada, sólo será efectiva por un período máximo de tres (3) meses, período dentro del cual no se podrá realizar otra novedad de variación temporal.

Las variaciones del IBC anual causarán efectos exclusivamente hacia el futuro y cuando se realicen en formularios físicos, sólo serán efectivas una vez sean reportadas a todos los subsistemas de la Protección Social, respecto de los que se hubieren realizado aportes en el período anterior.

Las variaciones en el Ingreso Base de Cotización que excedan de cuarenta por ciento (40%) respecto del promedio de los doce (12) meses inmediatamente anteriores, no serán tomadas en consideración, en la parte que exceda de dicho porcentaje, para efectos de la liquidación de prestaciones económicas.

Parágrafo.

Las variaciones del IBC, cuando se refieran a períodos ya pagados deberán realizarse mediante los procedimientos establecidos en las normas vigentes para las correcciones de autoliquidación. Dichas correcciones sólo producirán efectos siempre que se soliciten a todas las administradoras de cada subsistema respecto de los cuales se hubieren realizado los aportes correspondientes a los períodos que se pretende corregir. 

Artículo 3.2.4.3. Otras Condiciones para los trabajadores independientes con ingresos de un (1) salario mínimo legal mensual.

Los trabajadores independientes, que no estén vinculados a contratante alguno mediante contratos de trabajo, como servidores públicos o mediante contratos de prestación de servicios u otros de similar naturaleza, que carezcan del ingreso exigido para afiliarse a los Regímenes Contributivos del Sistema de Seguridad Social Integral y, a pesar de ello, se afilien al Régimen Contributivo del Sistema General de Seguridad Social en Salud, para los efectos del presente Título, deberán presentar su declaración anual de IBC ante la Entidad Promotora de Salud, EPS, en la que se encuentran afiliados, precisando por lo menos los siguientes aspectos: nombre y apellidos completos, sexo, fecha de nacimiento, identificación, tipo de cotizante, actividad económica de la cual deriva sus ingresos, datos de su residencia, nivel educativo. Esta declaración deberá estar suscrita por el trabajador independiente.

La declaración se deberá acompañar de los siguientes documentos:

1. Declaración bajo la gravedad del juramento en la cual se manifieste el valor de los ingresos mensuales.
2. Relación de los miembros del grupo familiar, plenamente
3. Documento de identificación del trabajador independiente y de cada miembro del grupo familiar (por ejemplo: cédulas de ciudadanía o de extranjería, tarjetas de identidad o registro civil de nacimiento, etc).
4. Carné o certificación del municipio que corresponda respecto a su inclusión en el Sistema de Identificación y Selección de Beneficiarios de Programas Sociales, Sisbén, para quienes cuenten con dicho carné o certificación. 

Artículo 3.2.4.4. Registro de trabajadores independientes con ingresos de (1) salario mínimo legal mensual.

Para efectos de cumplir con la obligación prevista en el literal f) del parágrafo 1 del artículo 15 de la Ley 100 de 1993, el Ministerio de Salud y Protección Social dispondrá de un registro en el cual consten los trabajadores independientes a los que se refiere el artículo anterior, conformado con base en la declaración de IBC ya mencionada y los anexos que, para el efecto, deberán remitir las EPS, conforme a las especificaciones definidas en anexo técnico que para el efecto expida el Ministerio de Salud y Protección Social.

Con el mismo fin, las entidades competentes adelantarán los cruces necesarios respecto de dichos trabajadores independientes con las bases de datos que obren en poder de otras autoridades, organismos o entidades, para determinar si existen diferencias en cuanto al IBC reportado y el real, así mismo, de conformidad con lo previsto en el artículo 7 de la Ley 828 de 2003, darán traslado ante las autoridades competentes para conocer de las conductas punibles cuya ocurrencia se pueda inferir como consecuencia de los cruces de información antes señalados. 

Artículo 3.2.4.5. Requerimiento de Información.

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 828 de 2003, las Administradoras de los subsistemas de la Protección Social podrán en cualquier tiempo solicitar la documentación que requieran para verificar la veracidad del IBC y su correspondencia con los aportes efectuados o la acreditación de la calidad de beneficiarios, con el fin de constatar que la información suministrada por el trabajador independiente coincide con la realidad, para lo cual deberá solicitar las pruebas pertinentes o las aclaraciones necesarias que justifiquen variaciones en el IBC declarado.

(Lea También: Afiliación Colectiva al Sistema de Seguridad Social Integral)

Artículo 3.2.4.6. Efectos de la variación injustificada del IBC.

Las diferencias de IBC entre el declarado y aquel sobre el cual se efectuaron los aportes, cuando estas excedan del veinte por ciento (20%), entre un período y el promedio del año anterior, darán lugar, al cobro de los intereses correspondientes y a la imposición de las sanciones a que hubiere lugar, sin que ello pueda generar respecto de los Subsistemas de Salud y de Riesgos Laborales la suspensión de los servicios asistenciales, salvo que el afiliado no allegue los soportes que justifiquen la diferencia de IBC requeridos por la Administradora, dentro de los dos (2) meses siguientes a su requerimiento, conforme se señala en el artículo anterior.

En todo caso, las diferencias no serán consideradas para la liquidación de las prestaciones económicas, en ausencia de la justificación correspondiente. 

Artículo 3.2.4.7. Causación de intereses de mora.

Los intereses de mora, se generarán a partir de la fecha de vencimiento del plazo para efectuar el pago de los aportes, salvo que el trabajador independiente realice este pago a través de entidades autorizadas por la ley para realizar el pago en su nombre, caso en el cual los intereses de mora se causarán teniendo en cuenta la fecha de vencimiento de los pagos de la entidad que realiza los aportes por cuenta del trabajador independiente. 

Cotización a La Seguridad Social en Salud en Casos Especiales 

Artículo 3.2.5.1 Cotización durante la incapacidad laboral, la licencia de maternidad, vacaciones y permisos remunerados.

Para efectos de liquidar los aportes correspondientes al período durante el cual se reconozca al afiliado una incapacidad por riesgo común o una licencia de maternidad, se tomará como Ingreso Base de Cotización, el valor de la incapacidad o de la licencia de maternidad según sea el caso, manteniéndose la misma proporción en la cotización que le corresponde al empleador y al trabajador.

Las cotizaciones durante vacaciones y permisos remunerados se causarán en su totalidad y el pago de los aportes se efectuará sobre el último salario base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiere iniciado el disfrute de las respectivas vacaciones o permisos.

La Entidad Promotora descontará del valor de la incapacidad, el monto correspondiente a la cotización del trabajador asalariado o independiente según sea el caso.

En ningún caso podrá ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente, salvo las excepciones legales.

Parágrafo.

En el sector público podrá pagarse en forma anticipada las cotizaciones correspondientes al período total de la incapacidad, licencia de maternidad, vacaciones o permisos remunerados. 

Artículo 3.2.5.2 Cotizaciones durante el período de huelga o suspensión temporal del contrato de trabajo.

En los períodos de huelga o suspensión temporal del contrato de trabajo por alguna de las causales contempladas en el artículo 51 del Código Sustantivo del Trabajo, no habrá lugar al pago de los aportes por parte del afiliado, pero sí de los correspondientes al empleador los cuales se efectuarán con base en el último salario base reportado con anterioridad a la huelga o a la suspensión temporal del contrato.